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Best Practices für die Nutzung von Chat in Ihrem Unternehmen

Best Practices für die Nutzung von Chat in Ihrem Unternehmen

Eine schnelle, effiziente Kommunikation ist entscheidend für Erfolg und Produktivität, vor allem in hybriden Unternehmen. Deshalb verlassen sich immer mehr Unternehmen auf Cloud-Chat-Lösungen. Ein Klick genügt, um im Chat Screenshots, Dokumente und Dateien zu senden oder Video- und Telefonanrufe zu tätigen. Chat ist deshalb ein leistungsstarkes Werkzeug für Unternehmen jeder Größe. Aber selbst effiziente Lösungen wie Chat können etwas schwerfällig werden, wenn Ihr Unternehmen wächst. 

Wir haben einige Best Practices und unsere heißesten Profi-Tipps für Zoom Chat zusammengestellt, damit Sie gemeinsam effizienter arbeiten können.

1. Organisation ist das A und O 

Chat ist ein effizientes Mittel, um sowohl mit Einzelpersonen als auch mit Teams in Ihrem Unternehmen zu kommunizieren. Aber mitunter kann es schon mal schwierig werden, wichtige Gespräche oder Kanäle, in denen Sie häufig aktiv sind, wiederzufinden oder nachzuverfolgen. 

Hier einige Tipps, damit Sie den Überblick behalten und diese wichtigen Gespräche immer in Griffweite haben: 

  • Räumen Sie häufig auf, indem Sie alte Chats oder Kanäle, die für Sie nicht mehr relevant sind, löschen. Wenn Sie Inhaber eines Kanals sind, können Sie diesen ruhig löschen, sobald ein Projekt beendet oder nicht mehr von Belang ist.
  • Achten Sie darauf, nicht zu viele Gruppenchats zu führen. Unbenannte Gruppenchats können später schwer wiederaufzufinden sein. Erstellen Sie bei Projekten, die eine fortlaufende Kommunikation erfordern, Kanäle mit einem prägnanten Titel und einer kurzen Beschreibung, damit der Zweck klar und der Kanal leicht aufzufinden ist.

Zoom-Profi-Tipp: „Ich bereinige meine mit Stern markierten Kanäle und Chats regelmäßig, deaktiviere Benachrichtigungen auf überlasteten Kanälen und mache ‚Hausputz’, damit ich nur an den Gesprächen beteiligt bin, die für mich am wichtigsten sind.“ – Heidi E.

2. Verwenden Sie die Suche und Tastaturkürzel 

Angesichts der Flut an Informationen, Dateien und Kontakten, die ständig über Chat hereinkommt, ist ein gutes Suchwerkzeug unerlässlich für jede geschäftlich genutzte Messaging-Lösung. Nutzen Sie die Suchfunktion, um Chats, Dateien, Kanäle und Kontakte mühelos zu finden. 

Sie können die Suche präzisieren, indem Sie nur Chats, in denen Sie erwähnt werden, oder mit Lesezeichen versehene Chats und Dateien einschließen. So können Informationen aus anderen Chats herausgefiltert werden, damit Sie genau das finden, was Sie suchen. 

Zoom-Profi-Tipp: „Ich nutze gerne die Tastenkombination ‚Strg + F‘ in Verbindung mit Schlüsselwörtern und Projekt- oder Kampagnennamen, um einen bestimmten Sub-Thread oder eine bestimmte Nachricht mit der gesuchten Unterhaltung und die gesuchten Details/Dokumente zu finden.“ – Farshad H.

3. Legen Sie Grenzen fest

Es gibt definitiv Gründe, die für und gegen die Nutzung von Chat auf dem Mobiltelefon sprechen. Sie können praktisch jederzeit und von überall mit Kollegen kommunizieren. Die ständige Nachrichtenflut kann jedoch auch störend wirken oder Ihr Privatleben beeinträchtigen.

Glücklicherweise können Sie Chat-Funktionen zu Ihrem Vorteil nutzen und dadurch wieder ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeits- und Privatleben herstellen:

  • Fühlen Sie sich nicht verpflichtet, umgehend zu antworten: Aktivieren Sie „Nicht stören“, um Benachrichtigungen zu deaktivieren und anderen Benutzern anzuzeigen, dass Sie im Augenblick nicht verfügbar sind. So verschaffen Sie sich die Zeit und den Raum, die bzw. den Sie brauchen, um sich zu konzentrieren oder zu entspannen. 
  • Verwalten Sie Ihre Benachrichtigungen: Passen Sie Ihre Benachrichtigungen an oder schalten Sie Kanäle stumm, um Ablenkungen während der Arbeitszeit oder in der Freizeit zu vermeiden. Sie erhalten dann nur noch Benachrichtigungen für dringende oder wichtige Nachrichten. 

Zoom-Profi-Tipp: „Ich blende die Anzahl der Benachrichtigungen standardmäßig aus und aktiviere Sie nur für die Kanäle und Chats, die mir am wichtigsten sind. So wird mir nur die Anzahl der Nachrichten angezeigt, um die ich mich wirklich kümmern muss.“ – Dane H.

4. Nutzen Sie Integrationen 

Verwenden Sie App-Integrationen zusammen mit Chat, damit Sie weniger oft zwischen Ihren Lieblings-Apps hin- und herspringen müssen und dadurch produktiver werden. Mit einer Kalenderintegration für Zoom werden Sie beispielsweise automatisch als abwesend angezeigt, wenn Sie an einem Kalendertermin teilnehmen.

Sie können auch Anwendungen wie Jira Notifications nutzen, mit denen sich ein Chat-Kanal so konfigurieren lässt, dass er automatisch Benachrichtigungen für bestimmte Projekte, die Sie mit Jira nachverfolgen, empfängt und sendet. 

Zoom-Profi-Tipp: „Die Integration von Google Kalender in Zoom ist perfekt, um sich Zeit für sich selbst freizuschaufeln, in der man Dinge erledigen kann. Wenn ich mal eine Stunde Zeit brauche, um mich auf ein Projekt zu konzentrieren oder eine Aufgabe abzuschließen, lege ich einen Termin in meinem Google Kalender fest. Dann wird mein Anwesenheitsstatus in Zoom Chat automatisch auf ‚Nicht verfügbar‘ umgestellt, sodass ich nicht gestört werde, wenn ich gerade in etwas vertieft bin.“ – John M.

5. Haben Sie Spaß! 

Es schadet nicht, etwas Spaß in den Arbeitsalltag zu bringen. So können Sie Stress abbauen und eine Teamchemie schaffen, die zu einem offenen und freien Meinungsaustausch beiträgt. Erstellen Sie Kanäle für gemeinsame Interessen wie Kochen, Musik, lokale Treffpunkte, Lesen oder Spielen, um eine eng verbundene Gemeinschaft am Arbeitsplatz zu schaffen und mit den Kollegen ein bisschen Spaß zu haben.  

Auch mit Chatfunktionen wie Emojis und GIFs können Sie Alltagsgespräche lockerer und lustiger gestalten und sich situationsgemäß perfekt ausdrücken. Sie können sogar Ihre eigenen Emojis hochladen, indem Sie auf das Emoji-Symbol in Ihrem Zoom Chat klicken, dann das Herzsymbol anklicken und danach auf „Emoji bearbeiten/hochladen“ klicken.

Zoom-Profi-Tipp: „Unterschätzen Sie nie die Wirkung eines wirklich guten GIFs, um das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team zu stärken! Sichern Sie Ihre bevorzugten GIFs, indem Sie sie zu Ihren ‚Gespeicherten Emojis’ in Zoom Chat hochladen! Fahren Sie mit dem Mauszeiger über das gewünschte GIF und klicken Sie auf die drei Punkte rechts davon. Klicken Sie nun auf ‚Zu Emojis hinzufügen’ und schon wird das GIF leicht zugänglich unter dem Herzsymbol gespeichert.“ – Rhonda H.

Bonus-Profi-Tipps von Zoom

Hier noch ein paar praktische Chat-Tipps vom Zoom-Team:

  • Screenshot-Anmerkungen: „Die eingebetteten Screenshot-Anmerkungen haben vieles für mich verändert. Ich finde es toll, einen Screenshot mit Anmerkungen versehen und ihn über Zoom Chat verschicken zu können, ohne dazu irgendetwas hochladen zu müssen.“ – David B.
  • Benachrichtigen Sie mich: „Mein Tipp – ich wähle ‚Benachrichtigen Sie mich, wenn verfügbar’ für Personen aus, mit denen ich sprechen muss.“ – Dan J.
  • Eine Nachricht anheften: „Es ist super einfach, aber wenn Sie sich in einem #projectchat befinden und einen Projektplan und ein Master Deck mit Daten, Kontaktpunkten usw. haben, sollten Sie dies an die Chatgruppe anheften, damit alle Einblick in den korrekten Datenbestand für besagtes Projekt bzw. für die zu erbringenden Leistungen haben.“ – Kilian M.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Zoom Ihre Chat-Bedürfnisse unterstützen kann, schauen Sie sich eine Aufzeichnung unseres On-Demand-Webinars „Einführung in Zoom Chat“ an.

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