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Bewährte Methoden für das Veranstalten digitaler Events

Bewährte Methoden für das Veranstalten digitaler Events

Angesichts der Anstrengungen, die nötig sind, um ein eindrucksvolles Teilnehmererlebnis zu gestalten, zu planen und umzusetzen, sollten Eventorganisatoren als Superhelden gefeiert werden. Wegen der aktuellen gesundheitlichen Bedenken und Reisebeschränkungen im Zusammenhang mit COVID-19 wurden jedoch zahlreiche Veranstaltungen rund um die Welt abgesagt oder verschoben. Ob künftige Events stattfinden können, ist derzeit fraglich. Weil es gut sein kann, dass diese Ereignisse nicht als Präsenzveranstaltung stattfinden können, heißt dies noch lange nicht, dass sie ausfallen müssen.

Für Eventorganisatoren, die nach Möglichkeiten suchen, Messen, Benutzerkonferenzen, Verkaufs-Kickoffs und andere Events online durchzuführen, ist Zoom eine hervorragende Option. Die einheitliche Kommunikationsplattform mit Vorrang für Video von Zoom ist eine wunderbare Alternative zu Präsenzveranstaltungen, denn Sie können damit Redner, Sponsoren, Diskussionsteilnehmer und Publikum verbinden und dadurch größtenteils die persönliche Interaktion reproduzieren — überall und auf jedem Gerät. 

Hier bei Zoom haben wir erfolgreich unzählige Online-Events unter Einsatz unserer eigenen Technologie durchgeführt. Hier sind unsere bewährten Methoden, um ein eindrucksvolles virtuelles Eventerlebnis der Weltklasse mit Zoom zu schaffen.

Wählen Sie Ihre Lösung: Meetings im Vergleich zu Webinars

Virtuelle Events können in unterschiedlichen Formaten gehalten werden. Zoom bietet daher Lösungen, die sich auf alle Anwendungen zuschneiden lassen. Überlegen Sie sich beim Planen eines Online-Events deshalb gut, wie das Benutzererlebnis aussehen soll. Stellen Sie sich die folgende Frage:

Wie viel Interaktion erwarte ich von meinen Teilnehmern?

Wenn Sie davon ausgehen, dass Ihre Teilnehmer hauptsächlich zuhören, sind Sie auf dem besten Weg zu einem Zoom Video-Webinar. Wenn Sie mehr Austausch zwischen dem Publikum und dem Host brauchen, ist ein Zoom-Meeting wahrscheinlich die bessere Wahl. Hier finden sie weitere Informationen, die Ihnen die Entscheidung, ob Sie Ihr Online-Event als Webinar oder Meeting gestalten, erleichtern.

Wann ein Webinar zu empfehlen ist

Stellen Sie sich Webinare wie einen virtuellen Vortragsraum oder Hörsaal vor. Webinare sind ideal für ein großes Publikum oder Events, die für die Öffentlichkeit zugänglich sind. In der Regel interagieren Webinar-Teilnehmer nicht untereinander. Obwohl Zoom Optionen anbietet, durch die Sie mit Ihren Teilnehmern einen geselligeren Umgang pflegen können, sprechen in einem durchschnittlichen Webinar nur einer oder ein paar Sprecher mit dem Publikum.

Wann ein Meeting zu empfehlen ist

Zoom-Meetings sind ideal für das Veranstalten von interaktiven Sitzungen, bei denen Sie eine rege Publikumsbeteiligung anstreben oder Ihre Sitzung in kleinere Gruppen aufspalten möchten. Die Funktion Breakout-Räume ermöglicht es Ihnen, Teilnehmer virtuellen Nebensitzungen zuzuweisen und danach wieder in das Hauptmeeting zurückzuholen.Wenn Sie ein gesichertes internes Event veranstalten, empfiehlt sich die Aktivierung der Funktion Warteraum. Sie können entweder alle Teilnehmer, bevor Sie sie in das Meeting hineinlassen, in den Warteraum schicken oder nur Gäste und Teilnehmer, die nicht zu Ihrem Zoom-Konto gehören. Sie können die Teilnehmer dann nacheinander oder alle gleichzeitig einlassen. Obwohl Zoom Meetings auch Tools zum Verwalten der Teilnehmer-Interaktion bietet, sind diese wirkungsvoller, wenn Sie eine breitere Teilnahme anpeilen.

In den meisten Fällen ist ein Zoom-Webinar die vorzuziehende Lösung für viele digitale Events, weil es eine einfachere Plattform für die Verwaltung großer Zielgruppen darstellt. 

Führen Sie virtuelle Events durch mit Zoom Video Webinars

Ganz egal, ob Sie digitale Marketingevents, Mitarbeiterversammlungen, Produktankündigungen oder Schulungssitzungen durchführen möchten, ein Zoom Video-Webinar ist eine benutzerfreundliche Option, um Ihr Publikum zu verwalten und anzusprechen. Sie können zum Beispiel einen Teilnehmer schnell zum Diskussionsteilnehmer machen, damit er/sie live interagieren kann. Eine zusätzliche Einbeziehung des Publikums lässt sich mit den Funktionen Wortmeldung, Q&A und Umfrage erreichen.

Hier sind ein paar weitere Vorteile, die sich durch den Einsatz von Zoom Video Webinars für Ihr digitales Event realisieren lassen.

Tipps für den Host

Der Host des Events schafft eine angenehme Atmosphäre für das Event. Mit Übung und Vorbereitung vor dem Event sorgen Sie dafür, dass Ihr Publikum das allerbeste Erlebnis geboten bekommt. Hier sind ein paar Pro-Tipps, wie Sie den Erfolg Ihres digitalen Events sicherstellen:

  • Verkabeln Sie Ihre Internetverbindung: Dadurch können Sie Probleme aufgrund einer instabilen WLAN-Verbindung vermeiden, die die Audioqualität und das Teilnehmererlebnis insgesamt beeinträchtigen können.
  • Testen Sie das Audio vor Beginn des Webinars:Damit können Sie schon vor dem Live-Event sicher sein, dass Ihre Lautsprecher und Mikrofone ordnungsgemäß funktionieren. So testen Sie Ihr Geräteraudio:
  • Minimieren Sie Hintergrundgeräusche: Versuchen Sie, Ihr Webinar an einem ruhigen Ort abzuhalten. Wenn sich eine laute Umgebung nicht vermeiden lässt, können Hintergrundgeräusche oft besser mit einem Headset mit Mikrofon unterdrückt werden als mit dem eingebauten Mikrofon in Ihrem Computer. Ein Headset gehört im Vergleich zu eingebauten Optionen tatsächlich zu den bewährten Methoden für Audio höherer Qualität.
  • Beeindrucken Sie mit Ihrer Garderobe: Denken Sie daran, dass Sie mit Video angezeigt werden, tragen Sie deshalb Geschäftskleidung. Wir empfehlen unifarbene Kleidung im Gegensatz zu gemusterten Outfits. Behalten Sie Ihre Accessoires und Ihren Schmuck im Hinterkopf, falls Sie viel gestikulieren, da solche Geräusche und Bewegungen ablenkend und störend wirken können.
  • Setzen Sie realistische Erwartungen: Erstellen Sie einen klaren Webinar-Titel und eine verständliche Beschreibung des zu erwartenden Inhalts. Sorgen Sie dafür, dass die Inhalte, die in den Werbeaktionen im Vorlauf des digitalen Events versprochen wurden, auch geliefert werden. 
  • Beginnen Sie rechtzeitig: Es empfiehlt sich, fünf Minuten vor dem eigentlichen Beginn anzufangen, um die Teilnehmer einzulassen, bevor es inhaltlich losgeht. Der Host sollte die Teilnehmer informieren, wann das Event anfängt, und ob es aufgezeichnet und nachträglich geteilt wird. 

Weitere bewährte Methoden zum Gestalten von Inhalten und Erzeugen einer großen Breitenwirkung finden Sie in diesen Tipps zum Durchführen von Webinaren von David Maldow, dem Gründer von Let's Do Video. 

Beziehen Sie Ihr Publikum ein

Einer der Hauptvorteile einer Präsenzveranstaltung ist die persönliche Interaktion. Online-Events können außerdem ein informatives und interaktives Erlebnis bringen, während Sie gemütlich zu Hause oder im Büro sitzen.

Es ist wichtig, dass Sie in ein Online-Event genauso viel Arbeit stecken wie Sie es für eine Präsenzveranstaltung tun würden. Hier sind ein paar Tipps, wie Sie eine optimale Einbeziehung des Publikums erreichen:

  • Schaffen Sie eine gute Atmosphäre: Begrüßen Sie die Teilnehmer, wenn sie dem Webinar oder Meeting beitreten. Brechen Sie das Eis mit einer Frage und bitten Sie die Teilnehmer ihre Antworten im Chat einzureichen. Fragen Sie nach, von wo die einzelnen Teilnehmer teilnehmen und welche Themen sie interessieren. Rufen Sie einige der Antworten, die sie bekommen, auf und teilen Sie Ihre Reaktion mit dem Publikum. 
  • Aktivieren Sie Q&A: Bestimmen Sie Diskussionsteilnehmer oder andere Hosts, die Sie bei der Beantwortung von Fragen, die während des Events hereinkommen, unterstützen. Es empfiehlt sich, die Teilnehmer dazu zu ermuntern, während der Sitzung Fragen zu stellen. Damit erhalten Sie eine Gelegenheit, nebenbei Fragen zu sammeln und zu entscheiden, ob Sie diese live beantworten oder damit lieber bis nach dem Event warten. Nichts ist schlimmer als tödliche Stille. Bereiten Sie deshalb vorab ein paar Fragen vor, damit der Ablauf gar nicht erst zum Stocken kommt.
  • Umfragen sind wichtig: Erstellen Sie drei bis vier Fragen für Umfragen, die Sie vor dem Event einrichten können. Umfragen bieten eine gute Gelegenheit, zu einzuschätzen, woran Ihr Publikum Interesse hat, wie sachkundig die Teilnehmer sind, wie viel sie aktuell verstanden haben oder welche Meinung sie zu den Inhalten, die Sie teilen, haben.
  • Bitten Sie um Feedback: Mit Zoom Video Webinars können Sie eine Umfrage nach dem Event durchführen, um Feedback zu den Vortragenden, den Inhalten und der Zufriedenheit des Publikums zu sammeln. Sie benötigen dafür lediglich die URL Ihres bevorzugten Umfragetools. Die Umfrage wird automatisch gestartet, wenn die Teilnehmer das Webinar verlassen.  
  • Reaktionen: Zoom bietet zahlreiche Funktionen und kann für Mitarbeiterversammlungen oder andere interne Events mit einem großen Publikum eingesetzt werden. Teilnehmer können nun während eines Meetings reagieren, ohne die Präsentation zu unterbrechen, indem sie eine Hand mit Daumen nach oben oder klatschende Hände absenden, um ihre Zustimmung oder Gefallen auszudrücken. 

Machen Sie Ihr Event zu Geld

Mit der PayPal-Integration von Zoom können Sie eine Registrierungsgebühr für Events, die auf der Webinar-Plattform veranstaltet werden, erheben. Dank dieses reibungslosen Bezahlvorgangs können Sie sich auf die Lieferung eines großartigen digitalen Eventerlebnisses konzentrieren, ohne dass Sie sich Gedanken über den Gebühreneinzug machen müssen. Sie brauchen lediglich ein Privatkonto oder ein Geschäftskonto von PayPal.

Wenn sich Ihre Event-Teilnehmer registrieren, werden sie zu PayPal umgeleitet, um den Bezahlvorgang abzuschließen. Zum Bezahlen melden sie sich auf ihrem PayPal-Konto an oder benützen eine Kreditkarte, wenn sie als Gäste zur Kasse gehen. Wenn die Bezahlung erfolgt ist, erhalten Sie Anweisungen, wie sie dem Webinar beitreten können.

Erweitern Sie Ihre Reichweite

Haben Sie sich schon einmal darüber nachgedacht, Ihr digitales Event in größerem Umfang durchzuführen? Wenn der Inhalt erstellt ist, Ihre Vortragenden eingewiesen und startklar sind, ist es an der Zeit, live zu gehen.

Zoom Webinars und Meetings können über mehrere sozialen Kanäle hinweg übertragen werden mit Facebook Live, Facebook Workplace, und YouTube Live, sowie einer kundenspezifischen Livestream Integration. Damit ist es Teilnehmern möglich über Zoom dabei zu sein oder ein Meeting in den sozialen Medien zu verfolgen, sodass Ihre Inhalte ohne Zusatzaufwand eine größere Zielgruppe erreichen können. 

Zusätzliche Ressourcen

Hier sind einige zusätzliche Ressourcen, die hilfreich sind für ein erfolgreiches Eventerlebnis online:

Sie haben immer noch Fragen? Lesen Sie unsere Support-Seite über bewährte Methoden für Meetings und Webinare oder schauen Sie unser Webinar über „Bewährte Methoden für das Veranstalten von digitalen Events“ an. 

Das Webinar anschauen

Sie können auch einen Zoom-Produktspezialisten kontaktieren, um mehr über unsere Beratungsdienste zu Online-Events zu erfahren, oder noch heute eine personalisierte Demo geboten bekommen!

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