Product Marketing Manager, Meetings & Chat at Zoom

So bekämpfen Sie die Meeting- und E-Mail-Müdigkeit mit Chat

So bekämpfen Sie die Meeting- und E-Mail-Müdigkeit mit Chat

E-Mail- und Videomeetings haben unsere Zusammenarbeit über große Entfernungen revolutioniert. Doch ein bis zum Anschlag voller Terminplan und ein überlaufender Posteingang sind keine große Unterstützung beim tatsächlichen Erledigen der Arbeit.

Mit Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit wie Zoom Chat können Sie die gefürchteten „Eine E-Mail hätte auch gereicht“-Meetings vermeiden und Ihren Posteingang für die wichtige und längere Korrespondenz freihalten.

Minimieren Sie die Anzahl an Meetings mithilfe von Chats

Die lückenlose Kommunikation mit dem Team sowie die Überbringung neuer Informationen zu aktuellen Projekten und Kampagnen ist entscheidend. Häufige Meetings zu Statusberichten, für das Sammeln von Ideen und Nachbesprechungen mit verschiedenen Teams lassen jedoch häufig nur noch wenig Zeit für Ihre tatsächliche Arbeit. 

Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen können, mithilfe von Zoom Chat Zeit in Ihrem Terminplan freizuräumen: 

  • Den Meetingablauf optimieren: Mithilfe von Chats können Sie die Dauer von Statusbericht-Meetings verkürzen und diese Zeit effektiver nutzen, indem Sie Angelegenheiten klären und Fragen beantworten, statt sich lediglich die Updates zu einzelnen Aufgaben anzuhören. 
  • Mit einem Chat starten: Statt ein Meeting für jedes Projekt und jede Aufgabe anzusetzen, können Sie die Kommunikation über einen Chat-Kanal oder eine kurze Nachricht einleiten. Wenn Sie oder andere Teilnehmer mehr Klarheit benötigen oder Fragen haben, können Sie immer noch ein Meeting planen oder mithilfe des Video-Symbols auch direkt über den Chat ein Meeting starten.
  • Gut organisiert: Versenden Sie für Ihr Team und Ihre Projektmeetings vor dem Meeting die Tagesordnung über einen Chat-Kanal. Dadurch sind alle Teilnehmer besser vorbereitet und Sie können zu Beginn des Meetings gleich auf den Punkt kommen und wertvolle Arbeitszeit freihalten.

Warum ein Chat besser ist als eine E-Mail

Sich durch E-Mail-Berge zu wälzen kostet Zeit – noch mehr, wenn man vor der Antwort erst noch den langen Verlauf der E-Mail lesen muss. In einem Chat können Sie schnell durch die Nachrichten klicken, sehen, welche an Sie gerichtet sind und gesuchte Informationen schnell finden. 

Gründe, warum Chats eine großartige Alternative zu E-Mails sind: 

  • Schneller und effizienter: Einen Chat anstelle einer E-Mail zu verwenden, ist vergleichbar mit der Verwendung einer Textnachricht anstelle einer Sprachnachricht – statt in langen floskelhaften Nachrichten nach benötigten Informationen zu suchen, haben Sie übersichtliche Nachrichten, die gleich auf den Punkt kommen. 
  • Schnell wieder auf dem aktuellen Stand: Sich nach Abwesenheit über neue Entwicklungen zu informieren oder in ein unbekanntes Projekt einzusteigen, kann sehr nervenaufreibend sein, besonders wenn man nur mit E-Mails arbeitet. In einem Chat sehen Sie gesamte Unterhaltungen auf einen Blick und können den Verlauf genau nachverfolgen. So sind Sie in kurzer Zeit wieder auf den aktuellen Stand der Dinge. 
  • Mühelose Organisation: E-Mails in verschiedenen Ordnern zu organisieren und den gesamten Posteingang im Blick zu behalten, ist oft nicht einfach. Mit Chat halten Sie Ordnung mithilfe von Kanälen, Lesezeichen und @-Erwähnungen, damit Sie mühelos die Informationen finden, die Sie suchen.
  • Individualisieren Sie Benachrichtigungen: Bei E-Mails wissen Sie häufig erst, wie dringend sie ist, wenn Sie sie geöffnet und gelesen haben. Im Chat können Sie Ihre Benachrichtigungen so konfigurieren, dass Sie nur benachrichtigt werden, wenn Sie Nachrichten in bestimmten Kanälen oder von bestimmten Personen erhalten oder mit einem @ erwähnt wurden. So können Sie Aufgaben einfacher priorisieren und schnell auf wichtige Nachrichten antworten. 

Mit Zoom Chat erreichen Sie gemeinsam mehr und vergeuden weniger produktive Arbeitszeit. Nehmen Sie an unserem monatlichen Webinar teil, wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Zoom Ihnen beim Einsatz von Chat helfen und Ihre Arbeitsabläufe optimieren kann.

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