Tagtäglich sind Sie mit riesigen Mengen an Informationen, Nachrichten und Ressourcen konfrontiert. Dabei kann der Eindruck entstehen, nicht alles im Griff haben zu können. Sie müssen also Möglichkeiten finden, Ihre Anstrengungen zu konsolidieren, Zeit zu sparen und organisiert zu bleiben. Zusätzliche Produktivitäts-Tools sind nicht immer hilfreich, da der Eindruck entstehen kann, dass die Zahl der Punkte, die noch abgearbeitet werden müssen, weiter anwächst. Was Sie stattdessen benötigen, ist eine zentrale Anlaufstelle für alle Ihre Bedürfnisse.

An dieser Stelle kann unsere Chat-Lösung Zoom Team Chat helfen. Zoom Team Chat ist bereits ohne zusätzliche Kosten in der Zoom-Plattform enthalten. Die Lösung für ständige Chats ist sozusagen Ihre Geheimwaffe, die immer verfügbar ist, wenn Sie schnell handeln müssen.  

Eine Geheimwaffe ist allerdings nur dann wirksam, wenn Sie sie richtig einzusetzen wissen. Es ist eine Sache, eine Nachricht per Chat versenden zu können. Es ist jedoch eine andere Sache, die Funktionen von Zoom Team Chat so einzusetzen, dass Sie Ihre Zeit optimal nutzen.

Damit Sie die Chat-Lösung bestmöglich einsetzen können, haben wir ein Infoblatt mit einigen der Best Practices für den Einsatz von Zoom Team Chat bei der Arbeit zusammengestellt:

Expertentipps für den Einsatz von Zoom Team Chat

Antworten nutzen

Wenn ein Chat mit einem Kollegen oder einem Team sehr angeregt verläuft, kann der Überblick darüber, wer auf welche Nachricht reagiert, verloren gehen. Wenn Sie unter einer Nachricht die Option „Reply“ (Antworten) wählen, antworten Sie direkt auf diese Nachricht. Ihre Antwort wird unterhalb der Nachricht angezeigt, damit die anderen Teilnehmer wissen, auf welches Thema Sie sich beziehen.

Links einbetten und Vorschau anzeigen

Über die Option „Add Link“ (Link hinzufügen) im Feld „Format“ können Sie Ihren Link direkt in den Text einbinden und somit auf lange URLs verzichten. Sobald Sie den Hyperlink hinzugefügt haben, können Sie darauf klicken und mit der Option „Link öffnen“ eine Vorschau der URL-Adresse anzeigen, um vor der Veröffentlichung zu prüfen, ob die Adresse stimmt.

@all möglichst selten und Erwähnungen mit @ wohlüberlegt nutzen

Wenn Sie alle Teilnehmer in einem Kanal auf eine bestimmte Nachricht aufmerksam machen möchten, können Sie mit „@all“ alle (nicht nur die aktiven) Mitglieder des Gruppenchats oder Kanals benachrichtigen. Nutzen Sie diese Funktion aber in Gruppen mit Hunderten oder sogar Tausenden Mitgliedern sehr zurückhaltend.

Wenn Sie bestimmte Personen in einem Gruppenchat oder einem Kanal konkret ansprechen möchten, können Sie eine Erwähnung mit @ nutzen. Geben Sie einfach das Symbol @ gefolgt vom Namen der jeweiligen Person ein, und wählen Sie sie aus dem Drop-down-Menü aus. Soll der Chat nicht zu förmlich werden? Sie können mit der Rücktaste den Nachnamen der Person aus der Erwähnung löschen.

Ruhe bewahren und weiter chatten

Uns ist bewusst, dass sich die Nutzung des Chats angesichts von riesigen Mengen an Nachrichten wie ein enormer Aufwand anfühlt. Um eine mögliche Überforderung zu vermeiden, sollten Sie die Benachrichtigungseinstellungen im Team-Chat anpassen. Sie können zum Beispiel festlegen, dass Sie nur dann benachrichtigt werden, wenn Sie direkt erwähnt werden oder eine Nachricht in einem Einzel- oder Gruppenchat oder in bestimmten von Ihnen festgelegten Kanälen erhalten. Sagen Sie dem Chaos den Kampf an und konzentrieren Sie sich auf die Informationen, die Sie abhängig von Ort und Zeitpunkt benötigen.

Bei Bedarf zu anderen Lösungen wechseln

In den schnell getakteten Arbeitsumfeldern von heute kann es vorkommen, dass Sie einen Punkt ausführlicher erläutern oder etwas demonstrieren und daher von einem Chat zu einem Telefonat oder einem Videomeeting wechseln müssen. Da Zoom Team Chat Bestandteil der Zoom-Anwendung ist, können Sie innerhalb der Anwendung zu den anderen Zoom-Lösungen wechseln. Sie können sogar ein Meeting direkt aus einem Gruppenchat oder Kanal heraus starten, indem Sie auf „Meet with video“ (Meeting mit Video) klicken. Wenn Sie die Zoom Mail-Desktopanwendung nutzen, können Sie Ihre E-Mails auch im Team-Chat zur Verfügung stellen.

Organisiert bleiben

In Chat-Anwendungen geht es sehr geschäftig zu. Dies gilt insbesondere, wenn Sie an verschiedenen Projekten arbeiten und es mit mehreren Teams und unterschiedlichen externen Stakeholdern zu tun haben. Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie die Übersicht über Ihre Nachrichten behalten und das Chaos zähmen:

Vermeiden Sie, dass verpasste Meetings zu Silos führen

Dank der Funktion Kontinuierlicher Meeting-Chat können die Teilnehmer eines Meetings vor, während und nach dem Meeting über einen dedizierten Gruppenchat in Zoom Team Chat miteinander kommunizieren. Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden Meeting-Chats in diesem Gruppenchat angezeigt, sobald sie im Meeting versendet wurden. So können Unterhaltungen nach dem Ende eines Meetings fortgesetzt werden.

Ordner nutzen

Wenn die Seitenleiste in Zoom Team Chat unübersichtlich zu werden droht, sind Ordner eine gute Möglichkeit zur Organisation und Zusammenfassung von Unterhaltungen, Kanälen und Kontakten. Indem Sie Ordner für Ihre Projekte oder Teams erstellen, können Sie die gesuchten Unterhaltungen und Kanäle leichter finden. Wir empfehlen auch die Erstellung eines Ordners für kritische unternehmensinterne Kanäle. So verpassen Sie keine Updates mehr und können wichtige Informationen immer leicht finden.

Produktivität durch persönlichen Chat steigern

Bewahren Sie wichtige Notizen, Ressourcen, Erinnerungen und andere Infos unter „Personal Chat“ (Persönlicher Chat) auf. Dieser separate Arbeitsplatz in Zoom Team Chat ist für andere Benutzer nicht sichtbar. Klicken Sie zur Nutzung von „Personal Chat“ im Desktop-Client auf die Registerkarte „Team-Chat“. Suchen Sie im Abschnitt „Starred“ (Mit Stern markiert) nach Ihrem Namen. Geben Sie dann Ihre Notiz ein und klicken Sie auf „Senden“. Auf diese Weise senden Sie eine Nachricht an sich selbst, auf die Sie später über jedes Gerät, auf dem Sie die Chat-Anwendung öffnen, zurückgreifen können.

Suchen und finden

Angesichts der Vielzahl von Nachrichten, Dateien, Screenshots usw., die Sie über die Chat-Anwendung erhalten, kann es schwierig werden, ein bestimmtes Element zu finden. Mit der robusten Suchfunktion von Zoom Team Chat finden Sie die benötigten Assets jedoch im Handumdrehen. Klicken Sie im Desktop-Client oben in der Navigationsleiste auf „Suchen“. Geben Sie relevante Schlüsselwörter für die Suche ein. In der Standardeinstellung durchsucht Zoom Ihre Chats, Kanäle, Nachrichten und Kontakte nach Dateien oder Nachrichten, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Sie können Ihre Suche auch mithilfe der folgenden Filter eingrenzen: „Top Results“ (Beste Ergebnisse), „Kontakte“, „Kanäle“, „Nachrichten“ und „Dateien“.

Arbeitsabläufe optimieren

Zeit ist Ihre kostbarste Ressource. Zoom Team Chat hilft Ihnen dabei, Arbeitsabläufe zu beschleunigen, wenn dies besonders wichtig ist. In Zoom Team Chat können Sie Ihre tagtäglichen Aktivitäten unter anderem auf die folgenden Weisen optimieren:

Erinnerungen für wichtige Nachrichten festlegen

Im alltäglichen Chaos kann es bisweilen passieren, dass wichtige Nachrichten untergehen. Anstatt sich Stress über die Frage zu machen, was Sie verpasst haben könnten, sollten Sie sich dann an wichtige Nachrichten erinnern lassen, wann es Ihnen am besten passt. Mit der Erinnerungsfunktion können Sie festlegen, wann Sie erneut an eine empfangene Nachricht erinnert werden möchten, damit sie nicht in Vergessenheit gerät oder ignoriert wird.

Mit KI Zeit sparen

Wenn Sie zügig antworten müssen, können Sie in Team Chat Compose mit Zoom IQ (kostenlose Testversion bei ausgewählten Abos)* anhand des Kontextes der Unterhaltung einen Nachrichtenentwurf erstellen lassen. Diese vorgeschlagene Antwort können Sie in Bezug auf den Ton und die Länge anpassen.

Statusnachrichten in Erwägung ziehen

Eine Statusnachricht ist eine Notiz, die in Ihrem Zoom Team Chat-Profil angezeigt wird und die andere Benutzer sehen können, wenn Sie Ihren Kontakt auswählen oder mit Ihnen chatten.

So können Sie Ihre Kollegen einfach über Neuigkeiten informieren, etwa, wenn Sie nicht im Büro sind, wenn Sie nicht sofort antworten können oder wenn Sie den Tag über im Außendienst sind. Sie können auch festlegen, dass eine Statusnachricht nach einem bestimmten Zeitraum abläuft (zum Beispiel am Ende Ihres Urlaubs).

Workflows mit Integrationen vereinfachen

Möchten Sie einem Teammitglied schnell ein wichtiges Dokument zukommen lassen? Suchen Sie nach einer leistungsstarken Drittanbieter-Anwendung, ohne die Zoom-Plattform verlassen zu müssen? Zoom Team Chat lässt sich in Dutzende gängige Anwendungen integrieren. Dadurch können Teams Zeit sparen und Workflows vereinfachen.

Auf Anwesenheitssymbole achten

Dank der Anwesenheitssymbole wissen Sie immer sofort, ob Ihre Kollegen für einen Chat verfügbar sind. Durch die Symbole in der Chat-Anwendung können Sie leicht erkennen, ob bestimmte Personen verfügbar sind, und andere Benutzer über Ihren Status (Anwesenheit) informieren.

Es gibt mehrere Präsenzstatus, unter anderem einen grauen leeren Kreis (Benutzer ist offline), einen grünen Kreis (Benutzer ist online) und ein Videokamerasymbol (Benutzer ist in einem Zoom-Meeting). Prägen Sie sich diese Symbole und ihre Bedeutung ein. Im Allgemeinen ist es am besten, eine Person zu kontaktieren, wenn sie verfügbar ist (grün). Wenn Sie benachrichtigt werden möchten, sobald ein Kontakt wieder verfügbar ist, klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen der Person und wählen Sie „Notify Me When Available“ (Mich benachrichtigen, sobald verfügbar).

Weitere Informationen zu unserer Chat-Anwendung

In einer Zeit, in der Informationen immer wichtiger werden, bildet eine Chat-Anwendung eine wichtige Grundlage für gute Organisation, kollaboratives Arbeiten und Produktivität. Zoom Team Chat ist viel mehr als nur eine Chat-Anwendung. Der Hub für kollaboratives Arbeiten dient nicht nur zur Organisation der Chat-Kommunikation, sondern auch zur Konsolidierung der gesamten Zoom-Plattform an einem Ort. Die Chat-Anwendung nutzt die restlichen Modalitäten von Zoom. Dies senkt die Komplexität und ermöglicht nahtlose Workflows, die ein kollaboratives Arbeiten unter anderem per Meeting, Telefon und Whiteboard fördern.

Nehmen Sie an unserem Webinar teil, in dem wir erläutern, wie Sie mit Zoom Team Chat Kosten senken und gleichzeitig durch Skalierung neue geschäftliche Anforderungen erfüllen können. Jetzt registrieren!

*Team Chat Compose mit Zoom IQ ist zurzeit nur in englischer Sprache und in Zoom One-Paketen (Enterprise Plus, Enterprise, Business Plus, Business, Pro) und in einigen ausgewählten früheren Paketen von Zoom (Enterprise (benannter Moderator), Enterprise (aktiver Moderator), Zoom Meetings Enterprise, Zoom Meetings Business, Zoom Meetings Pro) als zeitlich begrenzte kostenlose Testversion verfügbar. Einige Verticals und Regionen sind unter Umständen ausgenommen.

Funktionen aus kostenlosen Testversionen können jederzeit eingestellt oder verändert werden und unterliegen unter Umständen Nutzungslimits bzw. regionalen oder lizenzbedingten Beschränkungen sowie sonstigen Nutzungsbedingungen.