Wie Hosts und Admins am besten für sichere Zoom-Meetings sorgen

Wie Hosts und Admins am besten für sichere Zoom-Meetings sorgen

Die einheitliche Kommunikationsplattform mit Vorrang für Video von Zoom bietet eine derartig reiche Auswahl an Funktionen, dass Sie vielleicht noch gar nicht bemerkt haben, wie viele Tools Ihnen für den Schutz Ihrer wichtigen Meetings zur Verfügung stehen. Wir haben dem Host und dem Co-Host in bislang unbekanntem Ausmaß Kontrolle über die Sicherheitseinstellungen vor, während und selbst nach einem Zoom-Meeting gegeben, damit Zoom-Benutzer den Datenschutz und die Sicherheit für jedes Meeting verstärken können. Viele dieser Optionen können durch Ihren Zoom-Administrator auf der Konto-, Gruppen- oder Benutzerebene eingestellt und erzwungen werden.

So sorgen Sie für ein sicheres Meetingerlebnis mit Zoom:

Vor dem Meeting

Zoom-Benutzer können vor einem Meeting Schritte ergreifen, um sicherzustellen, dass sie nicht versehentlich vertrauliche Informationen freigeben oder Außenstehende auf ihre Meetings zugreifen lassen. Zu den Funktionen, die vom Host vor dem Beginn eines Meetings aktiviert werden können, gehören:

Kennwortgeschützte Meetings: Kennwörter können für neu geplante Meetings, Sofort-Meetings, persönliche Meetingräume, bereits geplante Meetings und für Teilnehmer, die per Telefon teilnehmen, festgelegt werden. Ein solches Kennwort wird automatisch in der Kalendereinladung generiert. Wenn Ihre Teilnehmer einem Meeting durch Klicken eines Links beitreten, ist kein Kennwort erforderlich. Wenn Sie jedoch manuell eine Meeting-ID zur Teilnahme an einem Meeting eingeben, werden sie standardmäßig aufgefordert, ein Kennwort einzugeben. Diese Funktion ist für all unsere Zoom-Clients und für Zoom Rooms verfügbar.

  • Standardeinstellung – Kennwort erforderlich
  • Einstellung auf Kontoebene? – J
  • Einstellung auf Gruppenebene? – J
  • Einstellung auf Benutzerebene? – J

Deaktivierung des Beitritts vor dem Host: Beim Planen eines Meetings können Hosts entscheiden, ob sie Teilnehmern erlauben, vor dem Host einem Meeting beizutreten. Teilnehmern wird folgender Pop-up-Dialog angezeigt: „Bitte auf Beitritt des Hosts warten“, wodurch zusätzliche Kontrolle und Sicherheit für Meetings, vor allem in persönlichen Meetingräumen, gegeben ist.

  • Standardeinstellung – Aus
  • Einstellung auf Kontoebene? – J
  • Einstellung auf Gruppenebene? – J
  • Einstellung auf Benutzerebene? – J

Warteraum: Mit dieser Funktion der Zoom-Plattform erhält der Host des Meetings die Freiheit zu kontrollieren, wann ein Teilnehmer dem Meeting beitritt. Außerdem kann er benutzerdefinierte Einstellungen erstellen, die ihm stärkere Kontrolle darüber gibt, welche Teilnehmer dem Meeting beitreten und wann sie dies tun. (Hier finden Sie einen weiteren Blogeintrag, der sich eingehender mit den Vorteilen von Zoom-Warteräumen befasst.)

  • Standardeinstellung – Aus
  • Einstellung auf Kontoebene? – J
  • Einstellung auf Gruppenebene? – J
  • Einstellung auf Benutzerebene? – J

Nur angemeldete Benutzer und Benutzer festgelegter Domänen können teilnehmen: Zoom-Admins können festlegen, dass nur Benutzer, die bei Zoom angemeldet sind, an Meetings teilnehmen können. Admins können die Teilnahme weiter auf die Benutzer beschränken, die über eine bestimmte Auswahl an E-Mail-Domänen angemeldet sind. Wenn diese Option aktiviert ist, können nur Benutzer, die bei ihrem Zoom-Client angemeldet sind, an einem Meeting teilnehmen. Der Zoom-Admin kann zusätzlich bestimmte Domänen auf eine Positivliste setzen, sodass nur Benutzer, die bei ihrem Zoom-Client über die festgelegten Domänen angemeldet sind, an einer Sitzung teilnehmen können.

  • Standardeinstellung – Aus
  • Einstellung auf Kontoebene? – J
  • Einstellung auf Gruppenebene? – J
  • Einstellung auf Benutzerebene? – J

Während des Meetings

Dank der intuitiven Benutzeroberfläche von Zoom haben Hosts und Co-Hosts die volle Kontrolle über Meetings, wodurch nicht nur ein effizienteres und effektiveres Meetingerlebnis gegeben ist, sondern auch ungebetene Benutzer daran gehindert werden, auf die Sitzung zuzugreifen. Diese während eines Meetings einsetzbaren Sicherheitskontrollen stellen außerdem sicher, dass Hosts nicht versehentlich vertrauliche oder persönliche Informationen freigeben. Zu diesen Funktionen gehören:

Meeting sperren: Diese Funktion ermöglicht dem Host und Co-Host, weitere Personen an der Teilnahme zu hindern, selbst wenn diese über die Meeting-ID und das Kennwort verfügen. Diese Funktion ist ideal, wenn der Host Unterbrechungen vermeiden möchte oder wenn im Meeting eventuell vertrauliche Informationen freigegeben werden.

Teilnehmer entfernen: Die Hosts von Meetings verfügen über die Möglichkeit, Teilnehmer aus Meetings zu entfernen. Sie können also alle Personen, die nicht in das Meeting gehören, entfernen.

Gastteilnehmer identifizieren: Zoom-Hosts und andere Benutzer des Kontos können die Teilnehmerliste überprüfen, um zu klären, ob irgendjemand außerhalb ihres Zoom-Kontos dem Meeting beigetreten ist. Wenn diese Funktion aktiviert ist, erscheinen die Namen aller Gäste, die nicht oder über eine andere E-Mail-Domäne als die des Hosts angemeldet sind, mit einem hellorange Hintergrund in der Teilnehmerliste.

Bildschirmfreigabe für Einzelanwendungen: Wenn Teilnehmer ihre Bildschirme freigeben, können sie den ganzen Bildschirm freigeben oder nur die von ihnen gewählte Anwendung. Dies verhindert, dass Teilnehmer versehentlich vertrauliche Informationen in einem Meeting preisgeben, und sichergestellt, dass sie nur die Inhalte freigeben, die sie freigeben möchten. Admins können Hosts von Meetings und Teilnehmer daran hindern, ihre Bildschirme freizugeben.

  • Standardeinstellung – Aus
  • Einstellung auf Kontoebene? – J
  • Einstellung auf Gruppenebene? – J
  • Einstellung auf Benutzerebene? – N

Nach dem Meeting

Sichere Meetingaufzeichnungen: Mit der Aufzeichnungsfunktion für Zoom-Meetings stehen Ihnen die Informationen von allen Meetings auch nachträglich jederzeit zur Verfügung. Sie können diese Aufzeichnungen in der sicheren Cloud-Umgebung von Zoom speichern und durch ein Kennwort schützen oder den Zugriff über die Domäne beschränken. Sie können die Aufzeichnungen auch lokal auf Ihrem Computer speichern, wodurch Sie noch besser kontrollieren können, wer auf Ihre aufgezeichneten Meetings zugreifen kann.

  • Standardeinstellung – Aus
  • Einstellung auf Kontoebene? – J
  • Einstellung auf Gruppenebene? – J
  • Einstellung auf Benutzerebene? – J

Sichere Meetings mit Zoom

Da Zoom Benutzern in bisher unerreichtem Ausmaß die Kontrolle über ihr Meetingerlebnis gibt, erhalten Hosts und Teilnehmer die Sicherheit, die sie benötigen, um sicher über beliebige Geräte zu kommunizieren. Hier finden Sie einen weiteren Blogeintrag darüber, wie die Zoom-Funktion Warteräume zusätzlichen Schutz für all Ihre Meetings bietet.

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