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So leiten Sie effiziente virtuelle Brainstorming-Sitzungen

So leiten Sie effiziente virtuelle Brainstorming-Sitzungen

Selbst die erfahrensten Führungskräfte geraten an ihre Grenzen, wenn es darum geht, effiziente virtuelle Brainstorming-Sitzungen zu moderieren. Bei Brainstorming-Sitzungen in Präsenzform kann es bisweilen zu Problemen kommen, zum Beispiel, wenn sich eine Stunde lang kein Teilnehmer zu Wort meldet oder, im Gegenteil, vorlaute Teilnehmer die Diskussion an sich reißen. In einer virtuellen Umgebung sind diese Fallstricke noch ausgeprägter, zudem kann es zu Latenzproblemen und Schwierigkeiten aufgrund fehlender nonverbaler Signale kommen.

Dank der Vielzahl an Tools und Plattformen, die uns zu Verfügung stehen, und der Möglichkeit, Teilnehmer zusammenzubringen, die sich überall auf der Welt befinden, steckt in virtuellen Brainstorming-Sitzungen jedoch auch jede Menge Potenzial. Virtueller Ideenaustausch ist ein grundlegender Teil des „Learn, Engage, Accelerate, Disrupt“-Programms (LEAD) der Stanford University Graduate School of Business (GSB).

Dalia Davila, Online Learning Manager an der Stanford GSB, und Megan Pearse, Associate Director of Executive Online Courses, plaudern aus dem Nähkästchen und verraten Ihnen, wie Ihre nächste virtuelle Brainstorming-Sitzung noch effizienter wird.

Welche Vorteile bringt virtuelles Brainstorming?

Pearse: Uns stehen so viele Tools zur Verfügung, dass, meiner Meinung nach, virtuelles Brainstorming in vielerlei Hinsicht besser ist, als Brainstorming im Büro. Im Büro ist es geselliger und es ist etwas einfacher, visuelle Hilfsmittel zu erkennen. Allerdings drängen sich dabei auch alle um ein Whiteboard und stehen sich beim Versuch, ihre Post-its anzubringen, gegenseitig im Weg. Mit Video können Sie Ihren Bildschirm freigeben oder eine MURAL-Anwendung nutzen.

Davila: In einer virtuellen Umgebung können Sie auf das Internet zugreifen und schnell mit Google ein Video oder GIF suchen, das Ihre Argumente untermauert und das Sie zu Ihrem virtuellen Brainstorming-Dokument hinzufügen können, um Ihre Idee festzuhalten. In unseren Design-Thingking-Live-Sitzungen dienen unserer Fakultät Google Slides als Arbeitsbücher. Die Teilnehmer nutzen diese, um in Echtzeit miteinander zu interagieren und um Ideen, Notizen, Bilder und Videos auszutauschen.

Wie gehen Sie mit einigen der Herausforderungen um, die mit virtuellem Brainstorming einhergehen?

Davila: Die Internetverbindung kann ein großes Problem darstellen. Viele meiner Teilnehmer befinden sich in Indien und haben mit Internetproblemen zu kämpfen. Wir helfen Ihnen daher, trotz der logistischen Probleme das Beste aus der Teilnahme an diesem Erlebnis zu machen, beispielsweise, indem sie den Ton über ihr Handy abspielen und Google Slides auf ihrem Laptop geöffnet haben, um ihre Ideen beizusteuern.

Pearse: Wir haben alle an Brainstorming-Sitzungen teilgenommen, bei denen die Diskussion den Bach runterging. Ein guter Moderator strebt ein Gleichgewicht an. Er hält die Teilnehmer einerseits dazu an, konzentriert am Thema weiterzuarbeiten, ermutigt sie aber auch gleichzeitig, sich zu entspannen und ihren Ideen freien Lauf zu lassen. Das muss jemand sein, der Menschen dazu anregt, ins Gespräch zu kommen und zusammenzuarbeiten, besonders in einer virtuellen Umgebung. 

Wie kann man ein virtuelles Brainstorming von Anfang an in die richtigen Bahnen lenken?

Pearse: Eröffnen Sie die Sitzung mit Zielen und Vorsätzen. Wenn Sie eine Gruppe zusammenbringen, stellen Sie sicher, dass alle auf demselben Stand sind – vor allem, wenn Sie vorhaben, mit kleineren Gruppen in Breakout-Räumen zu arbeiten. Erklären Sie, wie Sie vorgehen werden und geben Sie Regeln und Richtlinien vor. Wenn die Teilnehmer zuversichtlich sind und wissen, was auf sie zukommt, werden sie viel erfolgreicher arbeiten.

Davila: Beim Brainstorming sind alle Ideen erlaubt, egal wie verrückt oder absurd sie klingen mögen. Ermutigen Sie alle Teilnehmer, Ihre Ideen zu äußern, denn Sie können immer darauf aufbauen. Verzichten Sie darauf, Ideen abzulehnen oder im Keim zu ersticken.

Ich fange immer gern mit einem unverfänglichen Brainstorming an. So bitte ich beispielsweise alle Teilnehmer, sich vorzustellen, dass sie auf den Mond reisen, und zu erzählen, wie es dort aussieht. Das erinnert die Teilnehmer daran, dass es keine richtigen oder falschen Antworten gibt. Das Lustige ist, dass man sofort erkennen kann, dass es unterschiedliche Perspektiven gibt.

Wie leitet man eine inklusive virtuelle Brainstorming-Sitzung, in der jede Stimme gehört wird?

Davila: Wenn Sie wissen, dass sich in Ihrer Gruppe einige wortstarke und einige eher zurückhaltende Teilnehmer befinden, müssen sie aktiv eingreifen und alle dazu ermutigen, sich zu beteiligen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Nutzung von nonverbalen Funktionen, wie „Ja“, „Nein“ und „Wortmeldung“. Moderatoren können so die Teilnehmer aufrufen und steuern, wie schnell sie von einer Idee zur nächsten übergehen. 

Breakout-Räume sind eine weitere tolle Funktion für Teilnehmer, die sich nicht wohl dabei fühlen, sich in der Hauptgalerie zu Wort zu melden. Ich habe bereits Moderatoren erlebt, die Breakout-Räume gezielt eingesetzt und die Teilnehmer jeweils mit einem oder zwei anderen Personen in Gruppen zusammengeschlossen hat, damit jeder die Möglichkeit hatte, seine Ideen vorzubringen. 

Pearse: Reihum vorzugehen, kann ebenfalls dazu betragen, alle Teilnehmer ungefähr gleichermaßen zu Wort kommen zu lassen. Sie können diese Erwartung gleich zu Beginn äußern: „Wir gehen in unserem virtuellen Raum reihum vor. Alle können nacheinander eine Idee in den Raum werfen.“

Wie kann man Brainstormings zielgerichteter gestalten und die Ideen, die das Team geäußert hat, umsetzen?

Pearse: Führen Sie eine Abstimmung durch, um die besten Ideen des Brainstormings zu identifizieren. Sie können die Umfrage-Funktion von Zoom nutzen, um Echtzeitergebnisse zu erhalten. Geben Sie jedem Teilnehmer eine gewisse Anzahl an Stimmen, damit die Antworten gewichtet werden können. Beispielsweise: „Ich stimme nur für meine Top 3.“

Die Nachbereitung ist extrem wichtig. Schicken Sie allen Teilnehmern das Whiteboard oder die gesammelten Post-its, damit jeder den Überblick hat. Es ist soviel einfacher, die Ideen virtuell zu speichern und zu teilen. Auf diese Weise können die Teilnehmer alles noch einmal durchsehen und auch weiterhin dazu beitragen.

Davila: Genau. Es ist so einfach, alles zu speichern. Ich muss mir keine Gedanken darüber machen, alle Post-its zu fotografieren, wie es bei einem Brainstorming im Büro tun würde. Ich kann mir die Folien oder das Whiteboard in aller Ruhe ansehen. 
Lust auf weitere Tipps? Lesen Sie unseren Blog, um alles Wissenswerte über das Potenzial von Breakout-Räumen zu erfahren, sowie Tipps für die erfolgreiche Verwaltung Ihrer mobilen Teams zu erhalten.

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