Mit einer Bevölkerung von mehr als einer Million ist Bern der zweitgrößte Kanton in der Schweiz. Der zweisprachige Kanton versteht sich auch als Mittler zwischen der deutsch- und französischsprachigen Schweiz. Er ist Mitglied vieler Organisationen, die die Zusammenarbeit der französischsprachigen Kantone fördern. Die Anforderungen an die Arbeitssituation im Bereich Video-Conferencing haben sich in den letzten beiden Jahren stark verändert. Der Kanton war schnell auf eine praktische Lösung für Online-Meetings angewiesen, die sich für alle Mitarbeitenden langfristig bewährt hat.

Digitalisierungspartnerin der BFI-Community

SWITCH ist die Partnerin für gemeinsame Digitalisierungsanliegen der Bildungs-, Forschungs- und Innovations-Community in der Schweiz. Die Stiftung hat bereits die Universität Bern bei der Beschaffung und Einführung von Zoom begleitet. SWITCH unterstützte auch den Kanton Bern, damit dieser Zoom schnell, kostengünstig und datenschutzkonform einführen konnte. 

Wesentliche Anforderungen für Videokonferenzen des Kantons Bern waren dabei: 

• die Möglichkeit einer hohen Teilnehmendenzahl,
• die Möglichkeit, die Teilnehmenden und deren Inhalte in verschiedenen Ansichten darzustellen,
• Weitere Funktionen zur Zusammenarbeit wie z.B. Breakout-Räume, in denen Gruppenarbeiten durchgeführt werden können, 
• eine gute Integrationsfähigkeit in bestehende IT-Systeme. 

Nachdem geklärt war, dass Zoom all diese Voraussetzungen ebenso wie die datenschutzrechtlichen Faktoren bestens erfüllt waren, erfolgte die Implementierung in enger Zusammenarbeit mit der Universität Bern sowie dem Lizenzpartner SWITCH und führte schnell zu einer höheren Effizienz in der internen Zusammenarbeit. Dadurch war während der kontaktreduzierten Zeit die Teilnahme an virtuellen Meetings, Online-Recruitings, digitalen Mitarbeiterschulungen und kommunalen Online-Beratungsaktivitäten jederzeit möglich.

Effizienz steigern und Kosten reduzieren

Langfristig wird Zoom die Effizienz weiter steigern. Das Werkzeug reduziert nicht nur Reisezeiten und -kosten. Meetings lassen sich aufzeichnen, ablegen und protokollieren. Besprochenes ist jederzeit eins zu eins nachvollziehbar, was auch die behördenübergreifende Kommunikation durch die erweiterten Kollaborationstools vereinfacht und beschleunigt. „Gerade für uns im öffentlichen Sektor ist es sehr hilfreich, dass wir mit Zoom die Profile der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Zugriffsrechte individuell konfigurieren können“, hebt Serge Lanz vom Amt für Informatik und Organisation des Kantons Bern (KAIO) hervor. 

Für den Kanton Bern hat sich die Einführung von Zoom bewährt. Die Nutzenden schätzen das einfache Kommunikationswerkzeug und die professionelle Videokonferenzumgebung.

Mehr Informationen über den Kanton Bern finden Sie hier: https://www.be.ch/de/start.html. 

Informationen zur Lizenzierung von Software mit SWITCH finden Sie hier:  https://www.switch.ch/de/procure