Wie Sie ungebetene Gäste von Ihren Events fernhalten

Wie Sie ungebetene Gäste von Ihren Events fernhalten

Wir fühlen uns geehrt, dass Sie sich in dieser Zeit, in der räumliche Distanzierung, Onlineunterricht und Arbeit im Homeoffice an der Tagesordnung sind, zur Nutzung von Zoom entschieden haben, um mit Ihrem Umfeld in Kontakt zu bleiben. Wir konnten feststellen, dass unsere Plattform auf sehr viele unterschiedliche Weisen genutzt wird: zum Arbeiten, für Happy Hours, öffentliche Feiern, virtuelle Klassenzimmer, Yogastunden und noch viele andere Events und Erlebnisse.

Ohne entsprechende Vorkehrungen könnte es allerdings passieren, dass sich bei Events, die dazu ausgelegt sind, Menschen näher zusammenbringen, ungebetene Gäste einschleichen. 

Wie es in Meetings zu Störungen kommt

Im Rahmen eines virtuellen Events kann es zu Störungen kommen, wenn das Event – und somit auch die zugehörigen Meetinginformationen – der Öffentlichkeit preisgegeben werden. Beispielsweise könnte es vorkommen, dass ein Benutzer einen privaten Meetinglink in sozialen Netzwerken teilt, einem Freund seine Zugangsdaten für ihr virtuelles Klassenzimmer zukommen lässt oder eine Einladung zu einem virtuellen Event per E-Mail verschickt. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Wenn diese Links in die sozialen Netzwerke oder andere öffentliche Foren gelangen, wird Ihr Event komplett öffentlich, und jeder, der über den Link verfügt, kann daran teilnehmen. Bei Hochzeiten und anderen privaten Events, Vorlesungen, kulturellen Feierlichkeiten, Public-Viewing-Partys und Sportkursen, die üblicherweise öffentlich geteilt werden, besteht daher die Gefahr, dass es zu Störungen kommt.  

Tipps zur Vermeidung von Störungen 

Viele Menschen veranstalten ihre virtuellen Events auf der Zoom-Plattform. Daher möchten wir Tipps zur Verfügung stellen, damit an diesen Events nur die Personen teilnehmen, die auch wirklich dazu eingeladen sind.  

Hier ein kleiner Auffrischungskurs für die Veranstaltung von öffentlichen Events mit Zoom:

  • Zoom hat OnZoom ins Leben gerufen, einen Marktplatz für immersive Erlebnisse. Zurzeit ist diese Plattform nur für U.S.-Kunden mit kostenpflichtigen Konten verfügbar und kann von Unternehmen und Einzelpersonen genutzt werden, um eigene öffentliche Events oder Veranstaltungsreihen zu erstellen. Hosts haben die Möglichkeit, die Einstellungen anzupassen, sei es vor oder während des Events, um eine sichere Umgebung für alle Teilnehmer zu schaffen.
  • Für private Live- oder On-demand-Events steht zudem die Zoom Video Webinars-Lösung zur Verfügung. Bei Zoom Webinars sind nur Hosts, Co-Hosts und Diskussionsteilnehmer dazu berechtigt, sich zu Wort zu melden, Videos zu zeigen oder ihren Bildschirm freizugeben. Hosts und Co-Hosts können auch an der Chat- und Q&A-Funktion Einstellungen vornehmen, um sicherzustellen, dass nur bestimmte Inhalte mit dem Publikum geteilt werden können.
  • Zoom Meetings wurden zwar nicht für die Veranstaltung öffentlicher Events entwickelt, aber falls Sie doch einmal vor dieser Situation stehen, achten Sie bitte darauf, in diesem Fall nicht Ihre Persönliche Meeting-ID (PMI) zu nutzen. Ihre PMI ist sozusagen ein durchgehendes, unaufhörliches Meeting. Es gilt also zu verhindern, dass Außenstehende in Ihre virtuelle Umgebung eindringen, nachdem die Party vorbei ist. 
  • Mit welcher Zoom-Lösung auch immer Sie Ihr Event letztendlich veranstalten: Sie sollten sich mit den Einstellungen und Funktionen von Zoom vertraut machen, damit Sie genau wissen, wie Sie Ihre virtuelle Umgebung im Fall der Fälle schützen können. Mit der Warteraum-Funktion für Zoom Meetings beispielsweise können Sie überprüfen, wer einem Event beitreten darf und wer nicht. (Mehr darüber weiter unten.)

Wenn Sie Zoom Meetings für die Veranstaltung eines Events nutzen, lernen Sie nachfolgend eine Reihe von Funktionen kennen, die Ihr Meeting in ein sicheres und nahtloses Erlebnis verwandeln.  

Bildschirmfreigabe verwalten

Wenn es etwas gibt, das Sie während eines öffentlichen Events vermeiden wollen, dann, dass beliebige Personen unerwünschte Inhalte mit der Gruppe teilen. Sie können dies einschränken, sodass Sie die einzige Person sind, die ihren Bildschirm freigeben darf. Dies ist vor und während des Meetings mithilfe der Host-Bedienelemente möglich.

Um Teilnehmer während eines Anrufs daran zu hindern, ihren Bildschirm freizugeben, nutzen Sie die Host-Bedienelementen unten, klicken Sie auf den Pfeil neben „Bildschirmfreigabe“ und dann auf „Erweiterte Freigabeoptionen“. Wählen Sie unter „Wer kann freigeben?“ die Option „Nur Host“ aus und schließen Sie das Fenster.  

Unter dem Sicherheitssymbol in Ihrem Fenster können Sie zudem die Freigabe-Berechtigungen per Umschalter einstellen. Die Standard-Freigabe-Optionen können Sie in Ihren Zoom-Einstellungen ändern.

Bildschirmfreigabe

Teilnehmer verwalten

  • Nur angemeldeten Benutzern die Teilnahme erlauben: Wenn jemand versucht, Ihrem Event mit einer anderen E-Mail-Adresse als der, an die die Einladung verschickt wurde, beizutreten, erhält diese Person folgende Nachricht: „Dieses Meeting ist nur für autorisierte Teilnehmer vorgesehen.“ Diese Vorgehensweise empfiehlt sich, wenn Sie die Kontrolle über Ihre Gästeliste behalten und nur diejenigen einladen möchten, die Sie bei Ihrem Event auch dabeihaben wollen, z. B. Mitschüler oder Kollegen.
  • Meeting sperren: Die Haustür abzuschließen, ist nie verkehrt – selbst wenn Sie sich im Haus befinden. Wenn Sie ein Zoom-Meeting, das bereits begonnen hat, sperren, können keine neuen Teilnehmer beitreten, selbst wenn diese über die Meeting-ID und das Kennwort verfügen. Klicken Sie auf das Sicherheitssymbol, das sich unten in Ihrem Zoom-Fenster befindet, und dann im Pop-up auf die Schaltfläche „Meeting sperren“.
  • Richten Sie Ihre eigene Zwei-Faktor-Authentifizierung ein: Sie müssen nicht den richtigen Meetinglink freigeben! Erzeugen Sie eine zufällige Meeting-ID, wenn Sie Ihr Event planen, und verlangen Sie zum Beitreten ein Kennwort. Diese Informationen können Sie privat mit den einzelnen Teilnehmern teilen. 
  • Unerwünschte oder störende Teilnehmer entfernen: Mithilfe des Sicherheitssymbols oder über das Teilnehmer-Menü können Sie Personen aus Ihrem Meeting entfernen. Fahren Sie im Teilnehmer-Menü mit der Maus über den Namen eines Teilnehmers, um mehrere Optionen angezeigt zu bekommen, darunter „Entfernen“. Klicken Sie auf diese Option, um einen Teilnehmer aus einem Meeting auszuschließen.
  • Entfernten Teilnehmern den erneuten Beitritt erlauben: Wenn Sie einen Teilnehmer entfernen, kann diese Person dem Meeting nicht erneut beitreten. Sie können Ihre Einstellungen jedoch so schalten, dass entfernten Teilnehmern ein erneuter Beitritt erlaubt ist, falls Sie den falschen Teilnehmer ausgeschlossen haben.
  • Video deaktivieren: Hosts können das Video von Teilnehmern ausschalten. Dadurch können Hosts unerwünschte, ablenkende oder anstößige Gesten auf Video blockieren.
  • Teilnehmer stummschalten: Hosts können die Stummschaltung einzelner oder aller Teilnehmer gleichzeitig aktivieren oder deaktivieren. Hosts können unerwünschte, ablenkende oder anstößige Geräusche von Teilnehmern blockieren. In Ihren Einstellungen können Sie außerdem „Bei Beitritt stummschalten“ aktivieren, um den Lärmpegel in großen Meetings in Grenzen zu halten.
  • Aussetzung von Teilnehmeraktivitäten: Hosts und Co-Hosts können das Meeting unterbrechen, um störende Teilnehmer zu entfernen und zu melden und um weiteren Störungen vorzubeugen. Klicken Sie auf das Sicherheitssymbol und wählen Sie „Teilnehmeraktivitäten aussetzen“ aus, um Video, Audio, Meeting-Chat, Anmerkungen, Bildschirmfreigabe und Aufzeichnungen vorübergehend zu unterbrechen und Breakout-Räume zu schließen. Sie können das Meeting fortsetzen, indem Sie die einzelnen Funktionen wieder aktivieren.
  • Dateiübertragung ausschalten: Durch die Dateiübertragung im Meeting können Teilnehmer Dateien per Chat im Meeting freigeben. Schalten Sie diese Funktion aus, damit der Chat nicht mit ungebetenen Bildern, GIFs, Memen und anderen Inhalten bombardiert wird.
  • Anmerkungen deaktivieren: Sie und Ihre Teilnehmer können Notizen machen und Inhalte gemeinsam markieren, indem Sie während der Bildschirmfreigabe die Anmerkungsfunktion verwenden. Sie können die Funktion Anmerkungen in Ihren Zoom-Einstellungen deaktivieren, um zu vermeiden, dass kreuz und quer über den ganzen Bildschirm geschrieben wird.
  • Privatchats deaktivieren: Zoom Meetings verfügen über eine Chatfunktion, mit der Teilnehmer Nachrichten an die gesamte Gruppe oder an einzelne Personen schicken können. Sie können die Chat-Nutzung der Teilnehmer während Ihres Events einschränken, um Ablenkungen zu vermeiden. Klicken Sie in den Meeting-Bedienelementen auf „Chat“. Klicken Sie dann im unteren Bereich des Zoom-Meeting-Gruppenchatfensters auf die drei Punkte. Dort können Sie einstellen, wer während Ihres Meetings mit wem chatten darf. 
  • Einen Benutzer melden: Hosts und Co-Hosts können Benutzer an das Vertrauens- und Sicherheits-Team von Zoom melden, das überprüft, ob die Plattform missbraucht wird, und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen ergreift. Diese Option finden Sie innerhalb unseres Sicherheitssymbols. Dort können Sie, falls nötig, Screenshots und andere Dokumente hochladen.

Den Warteraum ausprobieren 

Der Warteraum ist eine wichtige Funktion, um Zoom-Meeting abzusichern. Wie der Name schon sagt, ist der Warteraum ein virtueller Sammelbereich, der Ihre Gäste daran hindert, dem Event beizutreten, solange Sie noch nicht bereit sind. Er ist mit dem samtenen Absperrseil vor einem Nachtclub vergleichbar, an dem der Türsteher sorgfältig überprüft, wen er hereinlässt.

Meeting-Hosts können die Einstellungen für den Warteraum zur zusätzlichen Kontrolle individuell anpassen. Sie können sogar die Nachricht personalisieren, die Teilnehmer sehen, wenn sie den Warteraum erreichen, damit sie wissen, dass sie sich am richtigen Ort befinden. Diese Nachricht eignet sich perfekt dafür, einige Regeln/Orientierungshilfen für Ihr Event bekanntzugeben, z. B. für wen es gedacht ist.

Waiting Room Message

Der Warteraum eignet sich wirklich bestens dafür, zu sichten, wer Ihrem Event beizutreten versucht, und um unerwünschten Gästen den Eintritt zu verwehren.

Mit Verantwortung zoomen

Wir hoffen, dass Ihnen diese Tipps dabei behilflich sein werden, sichere und erfolgreiche Events auf unserer Plattform zu veranstalten. Ob Happy Hour oder Yogakurs: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Event ganz nach Plan verläuft, indem Sie sich die Sicherheitsfunktionen von Zoom zunutze machen.

Wir freuen uns schon auf weitere Fotos von Ihren virtuellen Events auf Zoom! Teilen Sie diese auf LinkedIn, Facebook und Twitter mit uns, sodass wir einige davon liken, als Favorit markieren oder retweeten können!

Anmerkung der Redaktion: Bei diesem Artikel handelt es sich um eine Aktualisierung der ursprünglichen Version vom 20. März, die um die neuesten Informationen zur Verhinderung von Störungen ergänzt wurde.

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