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Fünf wichtige Tipps für Meetings unterwegs

Fünf wichtige Tipps für Meetings unterwegs

An einem durchschnittlichen Arbeitstag sitzen Sie nicht unbedingt die vollen acht Stunden an Ihrem Platz. Manchmal haben Sie einen Termin oder müssen eine Runde mit dem Hund raus. Oder Sie treffen sich mit einem Kunden, nehmen an einer Konferenz teil oder lernen einen Kollegen besser kennen.

Sie können aber weiter kollaborativ arbeiten, auch wenn Sie nicht am Platz sind. Wichtige Telefonate müssen weiterhin geführt und Informationen mit Ihren Kollegen ausgetauscht werden. Wie aber können Sie das unterwegs schaffen, wenn Sie neben einer korrekten und professionellen Ausdrucksweise auch noch auf Ihre Sicherheit achten müssen? Wir haben hier einige Tipps für Sie zusammengestellt. 

Sicher über das Infotainment-System im Auto kommunizieren

Ob Sie auf dem Weg zu einem Kundentermin sind oder Ihre Kinder gerade von der Schule abholen – möglicherweise sitzen Sie im Laufe Ihres Arbeitstages häufiger im Auto. Viele Autobauer rüsten ihre Fahrzeuge heutzutage mit Infotainment-Systemen aus, über die Sie die wichtigsten Funktionen gängiger Mobilgeräte nutzen und somit sicher und effektiv im Auto kommunizieren können.

Zoom kann jetzt auch auf Geräten mit Android Auto‏™ genutzt werden, damit Sie auch unterwegs einfach in Verbindung bleiben.Nun können Benutzer von Geräten mit Android™ direkt über ein kompatibles Infotainment-Display nur mit Audio* an Telefonkonferenzen teilnehmen und geplante Meetings durchsuchen. Aktive Anrufe werden über Android Auto verwaltet. Dadurch können Sie bei Bedarf Ihr Mikrofon stummschalten und den Anruf beenden.

Neben Mercedes Benz, Tesla, Apple CarPlay und weiteren ermöglicht Android Auto jetzt auch unterwegs sicheres kollaboratives Arbeiten mit Zoom.

Android und Android Auto sind eingetragene Marken von Google LLC. Wenn Sie Android Auto auf Ihrem Infotainment-Display nutzen möchten, benötigen Sie ein Android-Smartphone mit Android 8 oder höher, einen aktiven Mobilfunk-Datentarif und die Android Auto-App.

* Bei der Verbindung mit Android Auto wird das Video automatisch deaktiviert.

Mikrofon stummschalten, Video ausschalten

Es gibt kaum etwas Schlimmeres, als ein Gespräch zu unterbrechen, weil Sie vergessen haben, Ihr Mikrofon stummzuschalten. Besonders unangenehm kann es werden, wenn die Kamera Sie dann auch noch in einem unvorteilhaften Winkel zeigt. Das kollaborative Arbeiten unterwegs bringt derartige Begleiterscheinungen jedoch häufiger mit sich. 

Sie können in den Meetingeinstellungen von Zoom festlegen, dass Kamera und Mikrofon immer ausgeschaltet sind, wenn Sie Meetings starten und an ihnen teilnehmen. Diese Einstellungen sollten auch für alle Meetings gelten, denen Sie über Mobilgeräte teilnehmen. So treten Sie in Meetings immer professionell auf, selbst wenn Sie sich gerade auf dem Schulhof befinden.  

Auf das Telefon ausweichen, wenn Video nicht erforderlich ist

Manchmal lässt die Situation ein Videotelefonat nicht zu – etwa dann, wenn Sie sich auf die Straße konzentrieren müssen – oder es ist nicht erforderlich, weil Sie nur mit jemandem sprechen, aber keine Inhalte sehen müssen. Für diese Situationen sind Sprachkommunikationslösungen wie Zoom Phone bestens geeignet. Sie können Anrufe über Zoom Phone unterwegs bequem über die mobile Zoom-App abwickeln und brauchen dafür nicht Ihre private Handynummer herauszugeben. Sie können zudem SMS-Nachrichten an Ihre Kontakte senden, um schnell Informationen weiterzugeben, wenn Sie aus dem Auto gestiegen sind. 

Potenzielle Gesprächspartner vorbereiten

Möchten Sie, dass potenzielle Gesprächspartner wissen, dass Sie gerade unterwegs sind? In Zoom Team Chat können Sie eine Statusmeldung einrichten, die als Notiz zu Ihrem Profil angezeigt wird. Wenn andere Personen Ihren Kontakt auswählen oder mit Ihnen Chatten, sehen sie die Meldung. Sie können mitteilen, dass Sie einen Termin haben, nur mit Verzögerung antworten oder den Rest des Tages unterwegs sind. Sie können auch festlegen, dass eine Statusmeldung nach einem bestimmten Zeitraum abläuft (zum Beispiel am Ende Ihres Urlaubs).

Status

Mit Ihrem Präsenzstatus – dem grünen, roten oder grauen Punkt neben Ihrem Symbol im Chat – geben Sie zudem an, ob Sie gerade verfügbar, beschäftigt oder nicht am Platz sind. 

Mit einer Chatanwendung die Lücke schließen

Wenn ein einfacher Chat ausreichend ist, braucht es kein Meeting. In diesen Fällen können Sie das Gespräch problemlos fortführen, wenn Sie gerade nicht am Steuer sitzen und sicher antworten können.

Wenn Sie eine Frage beantworten oder Ihren Kollegen schnell Details zukommen lassen müssen ist eine Chatanwendung wie Zoom Team Chat auf einem Mobilgerät die Lösung. Im Handumdrehen haben Sie wichtige Informationen gesendet oder Dateien, Fotos oder Dokumente freigegeben, die auf dem Mobilgerät gespeichert sind. Sie können sogar eine Chatnachricht verfassen und sie zu einem späteren Zeitpunkt senden lassen. 

Wenn Sie unterwegs an einem Meeting teilnehmen, aber sich gerade nicht ausführlich beteiligen können, sind Sie mit dem kontinuierlichen Meeting-Chat imstande, das Gespräch mit den Meetingteilnehmern in einer eigenen Gruppe in Zoom Team Chat jederzeit wieder aufzunehmen. Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden Meeting-Chats in diesen Gruppenkanal übertragen. So können Sie auch nach dem Ende des Meetings das Gespräch verfolgen und sich in geeigneter Weise daran beteiligen. 

Kollaboratives Arbeiten überall ermöglichen

Der moderne Arbeitstag ist nicht mehr mit früher zu vergleichen. Wir können heute praktisch an jedem Ort miteinander kommunizieren – im Büro, zu Hause oder unterwegs, alles ist möglich. Hier brauchen Sie Technologien, mit denen Sie Informationen jederzeit und überall weitergeben können.

Die Zoom-Plattform bietet genau das. Mit Zoom können Sie Ihre Kommunikation mit Kollegen und Kunden über mehrere Kanäle hinweg zentral verwalten. Das gilt sogar für Ihr Auto oder Ihr Mobilgerät, sodass Sie Ihre Kommunikation überall hin mitnehmen können. Mit Zoom können Sie praktisch an jedem Ort kollaborativ arbeiten. 

Sind Sie bereit, diese Lösungen an einem zentralen Ort zu vereinen? Legen Sie noch heute mit Zoom One los.

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