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Einfache Tipps für fröhlichere, produktivere Meetings

Einfache Tipps für fröhlichere, produktivere Meetings

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Meetings den größten Teil Ihrer Zeit in Anspruch nehmen, sind Sie nicht allein. Laut dem Meeting-Forscher Dr. Joseph Allen verbrachten Manager 75 % ihres Arbeitstages vor der Pandemie mit der Vorbereitung, Organisation und Teilnahme an Meetings – und dennoch wird mehr als die Hälfte der Meetings als schlecht bewertet.

Wenn sie zielgerichtet, geplant und gut durchgeführt werden, können Meetings ein wirkungsvolles Werkzeug sein, aber allzu oft werden sie als unproduktiv oder unnötig angesehen. Warum haben wir also immer wieder schlechte Meetings? Und wie können wir sie besser machen? 

Allen hat sich bei der Zoomtopia 2020 mit Nicole Baer und Philippe Depallens von Logitech zusammengesetzt, um diese und weitere Fragen zu beantworten. Schauen Sie sich ihre Sitzung „Tipps für bewusste Meetings“ an oder laden Sie unsere praktische Checkliste herunter, um die Meeting-Kultur Ihres Unternehmens zu verbessern.

Meeting-Vorbereitung

Fragen Sie sich: „Ist dieses Meeting notwendig?“

Gehen Sie die folgenden kurzen Fragen durch, um zu beurteilen, ob Sie überhaupt ein Meeting benötigen:

  • Hat mein Meeting einen klaren Zweck bzw. ein klares Ziel?
  • Sind Zusammenarbeit und offene Diskussion entscheidend, um meine Ziele zu erreichen?
  • Muss ich komplexe oder sensible Informationen besprechen?

Wenn Sie mit „Ja“ geantwortet haben, ist ein Meeting wahrscheinlich das beste Format für Ihren Zweck. Wenn nicht, überlegen Sie, ob Sie stattdessen E-Mail, Chat oder ein kurzes Telefonat verwenden sollten.

Kürzen Sie Ihre Teilnehmerliste

Spielen alle Personen auf Ihrer Einladungsliste eine aktive Rolle beim Erreichen des Ziels Ihres Meetings? Wenn der Zweck die Zusammenarbeit ist, versuchen Sie, bei fünf bis sieben Personen zu bleiben – sonst haben Sie am Ende viele Teilnehmer, aber nur wenige, die zur Diskussion beitragen. 

Erstellen und Verteilen einer Tagesordnung

Tagesordnungen tragen dazu bei, während der Diskussionen nicht vom Thema abzukommen und sorgen für produktivere Meetings. Bereiten Sie Ihre Tagesordnung im Voraus vor und senden Sie sie an alle Teilnehmer, damit diese ihre Gedanken formulieren und sich auf das Thema vorbereiten können.

Wählen Sie die richtige Länge

Versuchen Sie, Meetings auf weniger als 45 Minuten zu beschränken, und vermeiden Sie es, Meetings hintereinander anzusetzen, um den Teilnehmern Zeit zur Erholung zu geben. Wenn Sie länger als eine Stunde brauchen (z. B. bei einer Planungssitzung), planen Sie kurze Pausen ein, damit die Teilnehmer sich entspannen und auftanken können.

Finden Sie die richtige Einstellung

Wenn Ihre Meeting-Erinnerung erscheint, unterbrechen Sie die Aufgabe, an der Sie gerade arbeiten, und nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um sich auf das bevorstehende Meeting vorzubereiten. Trinken Sie ein Glas Wasser, meditieren Sie, hören Sie Musik oder gehen Sie auf und ab – was immer Ihnen Energie gibt und es Ihnen ermöglicht, ohne Ablenkung teilzunehmen.

Tipps für das Meeting selbst

Beginnen Sie mit Smalltalk

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, eine persönliche Verbindung herzustellen, führt dies in der Regel zu einem effektiveren Meeting. Setzen Sie den richtigen Ton, indem Sie über das Wochenende plaudern oder fragen, wie es den Leuten geht, bevor Sie zur Sache kommen. 

Seien Sie ein aktiver Vermittler

Geben Sie den Leuten einen Grund, ihre Kamera einzuschalten, indem Sie ein aktives Gespräch ermöglichen, bei der alle die Chance haben, zu Wort zu kommen. Ermutigen Sie die Teilnehmer zum Mitmachen, indem Sie sie mit Namen ansprechen. Häufiges Wechseln der Ansichten, von der Bildschirmfreigabe zur Galerieansicht zum Spotlight, kann ebenfalls dazu beitragen, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu erhalten.

Seien Sie ein engagierter Teilnehmer

Vermeiden Sie Multitasking oder Tab-Surfen, damit Sie so engagiert und beteiligt wie möglich sein können. Zeigen Sie den Moderatoren, dass Sie zuhören, indem Sie Meeting-Reaktionen verwenden. Wenn Sie nicht unterbrechen möchten, teilen Sie Ihre Kommentare im Chat des Meetings mit.

Halten Sie sich an die Tagesordnung 

Wenn das Gespräch abzudriften beginnt, führen Sie eine prozessorientierte Kommunikation durch, um sich wieder auf das eigentliche Ziel zu konzentrieren. Schlagen Sie vor, vom Thema abweichende Diskussionen zu vertagen und offline weiterzuführen, um nicht den Faden zu verlieren.

Achten Sie darauf, alle einzuschließen

Frauen und Menschen mit dunkler Hautfarbe begegnen am Arbeitsplatz häufig unbewussten Vorurteilen. Virtuelle Meetings können diese Ungerechtigkeiten noch verstärken. Achten Sie darauf, wer redet und wer unterbrochen wird. Bemühen Sie sich, alle Stimmen gleichermaßen einzubeziehen.

Follow-up nach dem Meeting

Senden Sie Highlights & Aktionselemente

Nutzen Sie Meeting-Aufzeichnungen, Transkripte und Notiz-Apps, um Highlights an alle Beteiligten zu senden. Auf diese Weise bleiben alle auf dem Laufenden, ohne den ganzen Tag in Meetings zu verbringen. 

Bieten Sie zusätzliche Möglichkeiten, einen Beitrag zu leisten

Wenn Sie die Notizen oder Aufzeichnungen herumschicken, bitten Sie um zusätzliches Feedback oder Beiträge. Dies schafft eine integrativere Umgebung für diejenigen, die sich nicht so wohl dabei fühlen, im Meeting das Wort zu ergreifen, oder für diejenigen, die nicht anwesend waren.

Werten Sie unnötige Meetings aus und sagen Sie sie ab

Bewerten Sie Meetings, insbesondere regelmäßige Meetings, nach jeder Sitzung, um sicherzustellen, dass sie immer noch ihren Zweck erfüllen. Wenn nicht, veranstalten Sie sie kürzer, weniger häufig oder streichen Sie sie ganz. 

Laden Sie unsere Checkliste für bewusste Meetings herunter

Schauen Sie sich unsere Bibliothek mit On-Demand-Videos an, wo Sie noch mehr nützliche Sitzungen von der Zoomtopia 2020 zu Themen wie Bildung, Gesundheitswesen, mit Zoom in Verbindung bleiben und dem Aufbau großartiger Arbeitsbereiche finden.

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