Videomeeting-Etikette: 7 Tipps für ein großartiges Teilnehmer-Erlebnis
Aus unserer täglichen Kommunikation sind gute Manieren nicht wegzudenken. Besonders gern gesehen werden sie auch bei Arbeitsmeetings. Es gibt einige altbekannte Regeln, die auch im Rahmen von Meeting-Etiketten gültig sind: Pünktlichkeit, Augenkontakt, Aufmerksamkeit. Wer diese Prinzipien in Videomeetings anwendet, befindet sich auf dem besten Weg, eine produktive Meeting-Umgebung zu schaffen. Das Befolgen dieser Regeln kann Ihnen zudem den Ruf als „besonders guter Meeting-Host“ einbringen.
Traditionelle geschäftliche Meetings gelten oft als unproduktiv, da es häufig zu Verspätungen und Unterbrechungen kommt. Zuverlässige, benutzerfreundliche Videokonferenz-Plattformen wie Zoom haben dazu beigetragen, den angeschlagenen Ruf von Meetings wiederherzustellen. Es gibt jedoch noch viel mehr Möglichkeiten, Ihren Teilnehmern das beste Erlebnis zu bieten.
Über viele vernünftige Regeln muss man sich keine Gedanken machen, zum Beispiel: kein Essen und Trinken, Vorsicht mit der Körpersprache und Respekt demjenigen gegenüber, der das Wort ergreift. Hier sind daher sieben zusätzliche Verhaltenstipps, mit denen Ihr Zoom Meeting zielgerichtet und effizient verläuft.
1. Stellen Sie zu Beginn alle Teilnehmer vor.
Bei persönlichen Meetings oder sozialen Events würden Sie keine Unterhaltung zwischen zwei Personen herbeiführen, ohne sie einander vorgestellt zu haben. In virtuellen Meetings gilt das genauso. Achten Sie darauf, gleich zu Anfang alle Teilnehmer einander vorzustellen, um ein einladendes Ambiente zu schaffen und zur Mitarbeit zu animieren.
2. Ihr Hintergrund sollte sauber und für die Arbeit angemessen sein.
Sie möchten, dass sich die Teilnehmer auf den Inhalt des Meetings konzentrieren und nicht auf ihr unaufgeräumtes Büro oder ihre umwerfende Kunstsammlung. In einer ordentlichen Umgebung mit angemessenen Kunst- und Dekogegenständen stellen Sie sicher, dass Ihre Teilnehmer nicht abgelenkt werden. Sie sollten ebenfalls darauf achten, dass Sie dem Meeting von einem ruhigen Bereich aus beitreten, in dem Hintergrundgeräusche und Bewegungen auf ein Minimum reduziert sind. Die Zoom-Funktion Virtueller Hintergrund bietet ganz einfach die Möglichkeit, Ablenkungen, die im Hintergrund lauern, auszuschalten, falls Sie einmal in einer unordentlichen oder geschäftigen Umgebung an einem Meeting teilnehmen müssen.
3. Sehen Sie in die Kamera, wenn Sie sprechen, und nicht sich selbst an.
Wenn Sie sich selbst auf dem Bildschirm anschauen, während Sie sprechen, sieht es so aus, als seien Sie mit Ihren Gedanken woanders. Wenn Sie beim Sprechen direkt in die Kamera schauen, haben die Teilnehmer den Eindruck, dass Sie sie ansehen und nicht, wie im anderen Fall, eher zur Seite blicken. So sorgen Sie für eine Umgebung, in der sich jeder angesprochen fühlt und aufmerksam an der die Diskussion teilnimmt. Achten Sie darauf, Ihre Webcam und Ihren Bildschirm auf Augenhöhe zu positionieren, damit Sie in die Kamera schauen und Augenkontakt mit den anderen Teilnehmern simulieren können.
4. Vermeiden Sie Ablenkungen und konzentrieren Sie sich auf die Tagesordnung.
Benachrichtigungen von Messaging-Anwendungen, Klingeltöne und Anwendungen, die auf Ihrem Desktop laufen, können Ablenkungen verursachen. Die Teilnehmer könnten dies als mangelnden Respekt oder Geringschätzung deuten. Diese Ablenkungen gering zu halten, sorgt für einen zielgerichteten, störungsfreien Verlauf des Meetings.
5. Seien Sie sich Ihrer Audio- und Videoeinstellungen bewusst.
Überprüfen Sie, ob die Stummschaltung Ihres Mikrofons aufgehoben und ob Ihre Kamera eingeschaltet ist, damit alle Teilnehmer Sie hören und sehen können, wenn Sie sprechen. Wenn Sie feststellen, dass ein Meetingteilnehmer spricht, aber sein Mikrofon stummgeschaltet ist, können Sie ihn darauf hinweisen, indem Sie ihn dazu auffordern, die Stummschaltung aufzuheben. Dies ist in der Registerkarte Teilnehmer verwalten möglich. In Ihren Zoom Meeting-Einstellungen können Sie zudem festlegen, wie Sie Meetings starten oder Meetings beitreten – mit eingeschaltetem Video, mit aktivierter Stummschaltung usw.
6. Laden Sie nur Meetingteilnehmer ein, die wirklich dabei sein müssen.
Das Einladen von Kollegen, die nicht teilnehmen oder Entscheidungen treffen müssen, kann einen negativen Einfluss auf die Qualität des Meetings haben. Da Sie anderen Interessierten via Zoom Team Chat eine Zusammenfassung des Meetings schicken können, können Sie die Teilnehmerliste beschränken und das Meeting straffen. Wenn Sie selbst eingeladen sind, sehen Sie sich alle Meeting-Einladungen, die Sie erhalten haben, genau an, um abzuschätzen, ob Sie wirklich teilnehmen sollten. Falls Sie sich dagegen entscheiden, fordern Sie einfach eine Aufzeichnung oder eine Zusammenfassung des Meetings an, um die Informationen zu erhalten, die Sie benötigen.
7. Wenn Sie der Host sind, bleiben Sie bis zum Schluss.
Die allgemeingültige Regel für Meeting-Hosts: Warten Sie, bis alle das Meeting verlassen haben, bevor Sie auflegen. So können sich die Teilnehmer nach ihrem eigenen Rhythmus verabschieden und abschließende Worte hören, ehe sie die Verbindung trennen. Falls der ursprüngliche Host das Meeting zuerst verlässt, weist Zoom einen alternativen Host zu. Allerdings ist das keine sehr elegante Vorgehensweise. Als Host vor allen anderen das Meeting zu verlassen, ist, wie sich von seiner eigenen Party aus dem Staub zu machen.
Üben Sie gute Videomeeting-Etikette ein
Niemand möchte in seiner Firma den Ruf haben, viele unproduktive Meetings anzuberaumen. Das Einstudieren von guten Videomeeting-Etiketten ist wichtig, um sicherzustellen, dass Ihre Meetings professionell, effizient und nützlich sind.
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