Wie Sie ungebetene Gäste von Ihren Events fernhalten

Wie Sie ungebetene Gäste von Ihren Events fernhalten

Es freut uns, dass so viele Menschen feststellen, dass man in diesen Zeiten der eingeschränkten persönlichen Kontakte, der Schulschließungen und des Homeoffices durch Zoom ganz einfach miteinander in Verbindung bleiben kann. Wir denken da an all die virtuellen Happy Hours, Kaffeepausen, Nachmittagstreffen, Tanztrainings, Yogakurse und so viele anderen Events, die Sie via Zoom veranstalten — in diesen schweren Zeiten ist diese geballte Ladung an Kreativität und Widerstandskraft einfach motivierend!

Da nun mehr Menschen unsere Plattform nutzen und ihre virtuellen Events mit Zoom veranstalten, möchten wir sicherstellen, dass alle, die daran beteiligt sind, dies mit guten Absichten tun. Wie bei den meisten anderen öffentlichen Foren kann es passieren, dass jemand (ob geladen oder ungeladen) eine Veranstaltung, die Menschen zusammenzubringen soll, stört.

Deshalb haben wir hier zur Erinnerung zusammengefasst, wie man Zoom bei der Veranstaltung öffentlicher Events einsetzt:

  • Wenn Sie Ihren Meetinglink auf sozialen Medien oder anderen öffentlichen Foren teilen, wird Ihr Event dadurch … sehr öffentlich. JEDER, der den Link hat, kann an Ihrem Meeting teilnehmen.
  • Verwenden Sie bei der Veranstaltung öffentlicher Events keine Persönliche Meeting-ID (PMI). Ihre PMI steht im Prinzip für ein fortlaufendes Meeting und Sie wollen ja nicht, dass jeder x-Beliebige in Ihren persönlichen virtuellen Raum eindringen kann, wenn die Party vorbei ist. Erfahren Sie mehr über Meeting-IDs und darüber, wie man eine zufällige Meeting-ID erzeugt: (ab Minute 0:27) in diesem Videotutorial.
  • Machen Sie sich mit den Einstellungen und Funktionen von Zoom vertraut, damit Sie wissen, wie Sie Ihren virtuellen Raum, falls nötig, schützen können. Der Warteraum ist zum Beispiel eine sehr nützliche Funktion für Hosts, um zu kontrollieren, wer bei einem Meeting kommt und geht. (Mehr darüber weiter unten.)

Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über die Zoom-Funktionen, mit denen Sie Ihre virtuelle Cocktailstunde oder Tanzpause auf Zoom freizuschalten können, ohne unerwünschte Unterbrechungen befürchten zu müssen. Alles klar, lieber Zoom-Nutzer? Dann wollen wir mal loslegen!

Teilnehmer verwalten

Nutzen Sie folgende Funktionen, um Ihr Zoom Event zu schützen und sichere Meetings hosten zu können:

Diese Vorgehensweise empfiehlt sich, wenn Sie die Kontrolle über Ihre Gästeliste behalten wollen und nur diejenigen einladen, die Sie bei Ihrem Event auch dabeihaben wollen, z. B. Mitschüler oder Kollegen.

  • Meeting sperren: Die Haustür abzuschließen, ist immer klug – selbst wenn Sie sich drinnen befinden. Wenn Sie ein Zoom-Meeting, das bereits begonnen hat, sperren, können keine neuen Teilnehmer beitreten, selbst wenn diese über die Meeting-ID und das Kennwort (sofern eines verlangt wird) verfügen. Klicken Sie im Meeting unten an Ihrem Zoomfenster auf die Schaltfläche Teilnehmer verwalten. Im Pop-up-Fenster Teilnehmer klicken Sie auf die Schaltfläche Meeting sperren.
  • Richten Sie Ihre eigene Zwei-Faktor-Authentifizierung ein: Sie müssen nicht den richtigen Meetinglink freigeben! Erzeugen Sie eine zufällige Meeting-ID, wenn Sie Ihr Event planen, und verlangen Sie zum Beitreten ein Kennwort. Dann können Sie diese Meeting-ID auf Twitter teilen, das Kennwort zum Beitreten aber lediglich per Direktnachricht versenden.
  • Unerwünschte oder störende Teilnehmer entfernen: Im Menü Teilnehmer können Sie mit der Maus über die Namen der Teilnehmer fahren Dabei erscheinen mehrere Optionen, einschließlich der Option Entfernen. Klicken Sie auf diese Option, um einen Teilnehmer aus einem Meeting auszuschließen.
  • Entfernten Teilnehmern den erneuten Beitritt erlauben: Wenn Sie einen Teilnehmer entfernen, kann er oder sie dem Meeting nicht erneut beitreten. Sie können Ihre Einstellungen jedoch so schalten, dass entfernten Teilnehmern ein erneuter Beitritt erlaubt ist, falls Sie den falschen Teilnehmer ausgeschlossen haben.
  • Verhindern Sie die Bildschirmfreigabe durch Teilnehmer: Machen Sie sich zum Star der Show und zum EINZIGEN Teilnehmer, der seinen Bildschirm freigibt. Klicken Sie in den Hostbedienelementen auf den Pfeil neben Bildschirm freigeben und klicken Sie Erweiterte Freigabeoptionen an. Wählen Sie unter „Wer kann freigeben?“ „Nur Host“ aus und schließen Sie das Fenster. Sie können dies zu Ihrer Standardeinstellung für alle Ihre Meetings machen.
  • Teilnehmer in den Haltezustand versetzen: Sie können alle anderen Teilnehmer in den Haltezustand versetzen, wodurch deren Video- und Audioverbindungen vorübergehend deaktiviert werden. Klicken Sie zur Aktivierung dieser Funktion auf die Videominiaturansicht eines Teilnehmers und wählen Sie Teilnehmer im Haltezustand starten, um diese Funktion zu aktivieren. Wenn die Teilnehmer sich wieder am Meeting beteiligen sollen, klicken Sie in der Liste Teilnehmer auf Haltezustand aufheben.
  • Video deaktivieren: Hosts können das Video von Teilnehmern ausschalten. Dadurch ist es Hosts möglich, unerwünschte, ablenkende oder anstößige Gesten auf Video zu blockieren.
  • Teilnehmer stummschalten: Hosts können einzelne Teilnehmer oder alle Teilnehmer gleichzeitig stummschalten oder die Stummschaltung aufheben. Hosts können unerwünschte, ablenkende oder anstößige Geräusche von Teilnehmern blockieren. In Ihren Einstellungen können Sie außerdem Bei Beitritt stumm schalten aktivieren, um den Lärmpegel in großen Meetings in Grenzen zu halten.
  • Dateiübertragung ausschalten: Durch die Dateiübertragung im Meeting können Teilnehmer Dateien über den Chat im Meeting teilen. Schalten Sie diese Funktion aus, damit der Chat nicht mit ungebetenen Bildern, GIFs, Memen und anderen Inhalten bombardiert wird.
  • Anmerkung ausschalten: Sie und Ihre Teilnehmer können Notizen machen und Inhalte gemeinsam markieren, indem Sie während der Bildschirmfreigabe Anmerkungen verwenden. Sie können die Funktion Anmerkung in Ihren Zoom-Einstellungen deaktivieren, um zu vermeiden, dass kreuz und quer über den ganzen Bildschirm geschrieben wird.
  • Privaten Chat deaktivieren: Zoom bietet die Funktion Chat im Meeting, mit der Teilnehmer für alle sichtbare oder private Nachrichten schicken können. Verringern Sie Ablenkungen, indem Sie die Möglichkeiten Ihrer Teilnehmer, während Ihres Events miteinander zu chatten, einschränken. Dadurch soll in erster Linie verhindert werden, dass Teilnehmer während des Meetings unerwünschte Nachrichten erhalten.

Den Warteraum ausprobieren

Wenn Sie Zoom für öffentliche Events verwenden, können Sie für optimale Sicherheit die Funktion Warteraum aktivieren. Wie der Name schon sagt, ist der Warteraum ein virtueller Sammelbereich, der Ihre Gäste daran hindert, dem Event beizutreten, solange Sie noch nicht bereit sind. Er ist mit dem samtenen Absperrseil vor einem Nachtclub vergleichbar, an dem der Türsteher sorgfältig überprüft, wen er hereinlässt.

 

Meeting-Hosts können die Einstellungen für den Warteraum zur zusätzlichen Kontrolle individuell anpassen. Sie können sogar die Nachricht personalisieren, die Teilnehmer sehen, wenn sie den Warteraum erreichen, damit sie wissen, dass sie sich am richtigen Ort befinden. Diese Nachricht eignet sich perfekt dafür, einige Regeln/Orientierungshilfen für Ihr Event, z. B. für wen es gedacht ist, bekanntzugeben.

Der Warteraum eignet sich wirklich bestens dafür, zu sichten, wer versucht, Ihr Event zu betreten, und um unerwünschten Gästen den Eintritt zu verwehren.

Mit Verantwortung zoomen

Zoom eignet sich bestens dafür, gerade jetzt in Kontakt zu bleiben und wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen dabei helfen, weiterhin tolle Events auf unserer Plattform zu veranstalten! Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein öffentliches Event auf Zoom das Richtige für Sie ist, schalten Sie den Meetinglink einfach nur für ihre engen Freunde, Kollegen und Kunden frei. Sie können ihn sogar mit einem Kennwort schützen.

Wir freuen uns schon auf weitere Fotos von Ihren virtuellen Events auf Zoom! Teilen Sie diese mit uns auf LinkedIn, Facebook und Twitter (und bald auch Instagram). Wir werden dann so einige liken, als Favorit markieren oder retweeten!

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