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Neu im Homeoffice? Hier kommen ein paar Tipps, wie Sie Meetings wie ein Profi bewältigen

Neu im Homeoffice? Hier kommen ein paar Tipps, wie Sie Meetings wie ein Profi bewältigen

Da viele Unternehmen aufgrund der gesundheitlichen Bedenken im Zusammenhang mit der Coronavirus-Pandemie ihre Angestellten nun zum Arbeiten von zu Hause aus auffordern oder sogar zwingen, müssen viele Millionen Menschen mit Auswirkungen auf ihre Tagesabläufe und Arbeitsweisen rechnen. Nicht jeder ist es jedoch gewohnt, von zu Hause aus zu arbeiten, weshalb es eine enorme Umstellung bedeuten kann, wenn man sich an einem Ort, der nicht der geregelte Arbeitsplatz ist, in Arbeitsstimmung versetzen muss.

Das Schöne am Arbeiten von zu Hause ist, dass Sie Pendelzeit sparen, mehr Zeit mit der Familie verbringen und vielleicht mehr im Haushalt erledigen können. Aber die damit verbundenen Herausforderungen wie Einsamkeit, die Schwierigkeit, mit anderen Menschen in Verbindung zu bleiben, und stärker Ablenkungen können sich spürbar auf Ihre Psyche und Produktivität auswirken. Deshalb unterstützen wir Sie!

Ganz gleich, ob Sie dazu gezwungen sind, von einem Gästezimmer, einem Café, der Bücherei oder der Lobby Ihres Wohnblocks aus zu arbeiten – wir haben ein paar nützliche Tipps zusammengestellt, wie Sie Ihren Arbeitsplatz einrichten, Ablenkungen in Grenzen halten, die Geheimhaltungspflicht einhalten und Meetings wie ein Profi absolvieren, egal, wo Sie sich gerade befinden.

So laden Sie die richtige Lizenz und Software herunter

1. Schritt: Erstellen Sie ein Zoom Konto – die Registrierung ist kostenlos! Wir bieten eine Pro-Version an, aber wenn Sie lediglich eine schnelle Lösung für Videomeetings brauchen, bietet die kostenlose Version alle Möglichkeiten und Funktionen, die Sie dafür benötigen. Egal, für welche Version Sie sich entscheiden: Es dauert ungefähr 30 Sekunden, um sich für ein Zoom Konto zu registrieren. Die Hauptunterschiede lassen sich folgendermaßen auf den Punkt bringen:

  • Zoom Basic: Hierbei handelt es sich um die kostenlose Version. Sie eignet sich perfekt für unbegrenzte Videogespräche zwischen zwei Teilnehmern und Gruppenanrufe (40-minütiges Zeitlimit, wenn Sie der Host des Meetings sind). Mit Zoom Chat erhalten Sie außerdem unbegrenzte Möglichkeiten für direkte Nachrichten und Nachrichten im Team.
  • Zoom Pro: Für 14,99 USD/Monat erhalten Sie zusätzlich zum gesamten Basic-Paket erweiterte Admin-Bedienelemente für Ihre Meetings und dazu noch Cloud-Aufzeichnungen. Vergleichen Sie die Abos und Preise, um die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden.

2. Schritt: Laden Sie die Zoom Meetings-Software auf Ihren Desktop-Computer und Ihr mobiles Endgerät herunter. Sie finden das Download-Center hier. Melden Sie sich von dort aus einfach an und schon kann es losgehen!

Nun zur Einrichtung Ihres Arbeitsplatzes

Ihr Laptop (Mac oder PC) wird wahrscheinlich eine eingebaute Kamera und eingebautes Audio haben. Eine hochwertige Webcam und ein gutes Mikrofon machen aber einen großen Unterschied dafür, wie Sie und die anderen Teilnehmer das Meeting erleben.

Um sich bei laufender Kamera ins beste Licht zu setzen, empfehle ich eine Logitech Brio Webcam und ein Paar Airpods (oder die drahtlosen Headsets Plantronics Focus UC oder Logitech Zone), wenn Sie sich diese Investition leisten können. Selbst ein Paar kabelgebundene Mikrofon-fähige Kopfhörer sind äußerst brauchbar. Schauen Sie sich diesen Test, den ich gemacht habe, an. Sie können mein kurzes Audio- und Video-Demo der verschiedenen Einstellungen, die ich häufig zu sehen bekomme, ansehen:

Eine gute Beleuchtung ist ebenfalls äußerst wichtig. Versuchen Sie Licht von einem nahe gelegenen Fenster auf Ihr Gesicht fallen zu lassen oder kaufen Sie eine kleine Webcamleuchte.

Und vergessen Sie nicht, an Ihre Internetverbindung zu denken. In der Regel ist das Internet zu Hause nicht so belastbar wie ein Büronetzwerk. Das heißt, wenn Ihre Familienmitglieder gleichzeitig Filme streamen und Spiele spielen, kann es sein, dass Sie Probleme mit der Bandbreite bekommen. Wir können Ihnen aber versichern, dass Zoom für eine effiziente Bandbreitennutzung optimiert und bekannt dafür ist, zu Hause, in Cafés oder auf mobilen Netzwerken bestens zu funktionieren. Sollte die Bandbreite beeinträchtigt sein, gibt Zoom Ihrem Audio Vorrang vor Ihrem Video, damit Ihr Gesprächspartner Sie hören kann. 

Wenn Sie Software, Einstellungen und Internet eingerichtet haben, gehen Sie zu www.zoom.us/test, um Ihr Audio und Video zu testen. Hier nehmen Sie an einem Testmeeting teil, damit wir Ihnen bei der Erledigung aller Kommunikationseinstellungen behilflich sein können.

Zeit für Zusammenarbeit und Meetings!

Hier sind ein paar Dinge, die ich für produktive und makellose Meetings mit Zoom für unentbehrlich halte:

Virtuelle Hintergründe (Bild oder Video), um Chaos zu verbergen

Durch das Hochladen eines ansprechenden Hintergrunds oder Videos können Sie Unordnung oder andere visuelle Ablenkungen in Ihrem Hintergrund verbergen. Dies ist besonders hilfreich für Personen, die von einem ungenutzten Schlafzimmer aus arbeiten, einen Hund haben, der ihnen auf Schritt und Tritt folgt, oder gelegentlich vom Küchentisch der Schwiegereltern aus arbeiten.

Betätigen der Leertaste zur vorübergehenden Stummschaltung

Für den Fall, dass mein Hund bellt oder jemand an der Tür klingelt, behalte ich die Stummschaltung in großen Meetings gerne bei. Das Aufheben der Stummschaltung durch Betätigung der Leertaste, um schnell einen Kommentar abzugeben, macht die Verwaltung meines Audios um einiges leichter. Ich möchte noch einmal darauf hinweisen, dass diese Funktion in allen Abos für Zoom Meeting enthalten ist.

Bildschirmfreigabe

Mit Zoom sind Bildschirmfreigabe und Zusammenarbeit ganz einfach. Auf unserer Plattform können mehrere Personen ihre Bildschirme gleichzeitig freigeben. Dies ist eine großartige Funktion für beispielsweise Ingenieure, die oft und eng zusammenarbeiten.

Whiteboard-Nutzung

Zoom unterstützt die Zusammenarbeit in Echtzeit mithilfe der Whiteboard-Funktion! Von den meisten Geräten ohne Touchscreen gestaltet sich die Whiteboard-Nutzung schwierig. Überlegen Sie sich deshalb, ob Sie mit einem iPad am Meeting teilnehmen und dann auf dem iPad das Whiteboard freigeben.

Integrieren Sie Ihren Kalender

Ich benutze Gmail, weshalb ich mich an diesen spezifischen Arbeitsablauf halte, aber Sie können hier mehr über Kalenderintegration erfahren, wenn Sie Office 365 oder Exchange benutzen.

  1. Gehen Sie in Ihr Zoom Admin-Portal und stellen Sie eine Verbindung zu Ihrem Kalender her. (Das dauert ungefähr eine Minute)
  2. Installieren Sie den Zoom for G-Suite Plug-in, mit dem Sie Zoom Meeting-Links ganz einfach zu Ihren Kalenderereignissen hinzufügen können.

Hier finden Sie ein kurzes Video darüber, wie Sie Ihren Kalender (Demo von Gmail) integrieren können.

Anmerkungen auf freigegebenen Inhalten machen

Das Bearbeiten von Skizzen oder Dokumenten wird um einiges einfacher, wenn man gemeinsam Anmerkungen machen und Änderungen vornehmen kann. Nutzen Sie die Möglichkeiten, zur Vereinfachung der Zusammenarbeit gemeinsame Anmerkungen zu machen!

Geben Sie Dateien und Ressourcen mit dem Meeting-Chat frei

Ich benutze den Meeting-Chat, um Links oder Ressourcen freizugeben, die eventuell im Meeting besprochen werden. Teammitglieder senden zum Beispiel Google Dokumente, URLs oder auch nur kurze Kommentare (um eine Unterbrechung der laufenden Gespräche zu vermeiden).

Aktivieren Sie „Mein Erscheinungsbild retuschieren“ für eine unauffällige Verbesserung des Videos

Diese Funktion kann über Ihre Zoom Einstellungen aktiviert werden. Sie reduziert Schwellungen unter den Augen und korrigiert leichte Hautunreinheiten für ein gepflegteres Aussehen.

Machen Sie Ihr Meetingerlebnis sicher

Ihr Büroarbeitsplatz ist wahrscheinlich auf Ihre Sicherheitsvoreinstellungen ausgerichtet, aber bei der Einrichtung für das mobile Arbeiten benötigen Sie vielleicht etwas Hilfe. Zoom verfügt über eine große Auswahl an tollen Funktionen, um Ihre Meetings zu schützen und Datenschutz zu bieten. Mit Zoom, können Sie:

  • Ihr Meeting sperren und ein Kennwort für die Teilnahme verlangen
  • die Funktion Warteraum aktivieren und Benutzer nur dann zulassen, wenn Sie bereit sind, sie beitreten zu lassen, oder unerwünschte Benutzer hinauswerfen
  • Die Meetingteilnehmer auf authentifizierte Benutzer mit derselben Domäne beschränken
  • Ein Wasserzeichen auf Audio und Video aktivieren, wenn der Inhalt Ihres Meetings vertraulich ist
  • Die Bildschirmfreigabe auf Inhalte aus einer bestimmten Anwendung statt Ihres ganzen Desktops begrenzen, damit Teilnehmer nicht aus Versehen etwas zu Gesicht bekommen, was sie nicht sehen sollten.

Weitere Tipps für das Arbeiten von zu Hause

Im Büro wird der Bürotag durch den Gang zur Kaffeemaschine, zum Wasserspender oder der Teilnahme an Präsenzmeetings unterbrochen. Es ist wichtig, dass Sie ähnliche Abläufe auch zu Hause beibehalten. Hauptsächlich empfehlen wir, dass Sie Ihren Tagesablauf weiter so gestalten, als ob Sie ins Büro gingen. Wenn Sie all die Dinge tun, die Sie normalerweise morgens tun – Zähne putzen, duschen, frühstücken etc. – wird Ihnen dies helfen, die Veränderung anzunehmen und konzentriert zu bleiben.

Hier sind ein paar andere Tipps für das Arbeiten von zu Hause aus von einigen unserer Zoom Benutzer:

  • Ziehen Sie sich an: Bekleiden Sie sich vollständig von Kopf bis Fuß. Sie sollten ein Hemd oder eine Kleiderkombination, die Sie normalerweise ins Büro tragen würden, tragen und nicht das abgewetzte, alte T-Shirt, das Sie zum Aufräumen der Garage anziehen.
  • Legen Sie regelmäßig kurze Pausen ein: Machen Sie wie im Büro jede Stunde eine kurze Pause, um Überarbeitung zu vermeiden. Gehen Sie mit dem Hund einmal mehr Gassi (Ihr Hund wird sich freuen), beladen Sie die Waschmaschine oder gehen Sie mit den Kindern 15 Minuten an die frische Luft (sie werden sich ebenso freuen).
  • Strecken und recken Sie sich! Halten Sie Ihr Video an und strecken Sie sich jede Stunde etwas. Laufen Sie zwischen Anrufen eine Runde durch die Küche oder massieren Sie Ihren Rücken mit einem Lacrosse-Ball oder Massagegerät, um Verspannungen zu verhindern. Oder sorgen Sie für mehr Spaß, indem Sie ein Video-Workout als virtuellen Hintergrund verwenden, sodass Sie Ihre Wiederholungen während eines Meetings absolvieren können!
  • Kommunizieren Sie Ihre Verfügbarkeit: Veröffentlichen Sie Ihren Kalender, damit andere ihn sehen können und dadurch schnell Bescheid wissen, welche Verpflichtungen Sie haben. Sie können Zeitblöcke für die Arbeit an Projekten reservieren, Erinnerungen für wichtige Aufgaben einstellen und sogar Zeit freihalten, um mit der Vorbereitung des Abendessens zu beginnen. Sie können außerdem Ihren Zoom Chat-Status auf beschäftigt umschalten, wenn Sie sich vollkommen in ein Projekt vertiefen müssen.
  • Beseitigen Sie Ablenkungen: Schließen Sie die Tür, um für sich selbst eine gewisse Privatsphäre und Abstand zu bewahren, vor allem zu Hause. Schon ein Vorhang zur Abtrennung Ihres Bereichs kann hilfreich sein. Sie sollten auch Registerkarten schließen und Benachrichtigungen ausschalten, damit Sie nicht ständig in Versuchung geraten, die sozialen Netzwerke zu durchforsten. Selbst wenn Sie nur ein- oder zweimal pro Tag zehn Minuten ansetzen, speziell, um Ihre Newsfeeds zu lesen, sind dies Gelegenheiten für eine Pause, auf die Sie sich freuen können.
  • Vermeiden Sie Isolierung und Einsamkeit: Viele Menschen brauchen den persönlichen Kontakt mit ihrem Team. Tägliche Team-Besprechungen im Stehen und Check-ins sind daher nützlich. Sie können über Zoom sogar ein gemeinsames Mittagessen mit einer Gruppe von Kollegen anberaumen. Sprechen Sie live oder deaktivieren Sie das Audio und chatten dafür mit der Gruppe oder privat in einem Zweiergespräch, je nachdem, was Ihnen hilft, die Gespräche und die Verbindung zu ihren Mitmenschen aufzubauen, die Sie brauchen.

Zusätzliche Ressourcen

Es gibt eine reiche Auswahl an großartigen Ressourcen über bewährte Methoden für das Arbeiten von zu Hause und das Veranstalten von digitalen Erlebnissen. Hier sind einige von ihnen:

Beginnen Sie mit dem Arbeiten von zu Hause

Denken Sie daran – jeder in Ihrem Team sitzt wahrscheinlich im selben Boot. Die Welt geht nicht unter, wenn während eines Meetings ein Hund bellt oder jemand an der Tür klingelt. Bereiten Sie Ihren Arbeitsplatz so gut wie möglich vor, passen Sie sich an Ihre neuen Abläufe und Arbeitsumgebung an und nehmen Sie sich Kleinigkeiten nicht zu sehr zu Herzen. Sie machen Ihre Sache prima!!

Fangen Sie heute mit Zoom mit einer kostenlosen Basic-Lizenz an oder sprechen Sie mit einem Zoom Produktexperten, um herauszufinden, wie Sie Zoom in Ihre Organisation einbringen können.

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