Unsere hybriden Events haben sich seit dem Frühjahr 2020 stark weiterentwickelt. Damals mussten wir von jetzt auf gleich von Präsenzveranstaltungen auf rein virtuelle Veranstaltungen umstellen. Das hybride Arbeitsmodell ist zurzeit ein omnipräsentes Thema. Doch was ist eigentlich ein hybrides Event? In seiner reinsten Form ist ein hybrides Event eine Veranstaltung, bei der nicht anwesende Personen mittels Technologie einem live stattfindenden Ereignis mit Präsenzteilnehmern zugeschaltet werden. Wir alle haben schonmal an einem hybriden Event teilgenommen – vielleicht waren wir von zu Hause aus remote bei einem Meeting dabei, weil eines unserer Kinder krank war. Vielleicht war es auch einfach nur, dass wir uns beim Public Viewing ein Fußballspiel angesehen haben.

Heute lassen sich von überall aus beeindruckende Events ausrichten. Das Publikum muss sich dabei nicht mehr wie früher direkt im Konferenzsaal oder in der Location befinden. Für Unternehmen bedeutet das: Mehr Leads und mehr Umsatz. Da ein flexibler, hybrider Arbeitsplatz immer mehr zur Norm wird, ist dieser Ansatz außerdem für viele zu einer Option geworden, die selbstverständlich sein sollte. Diese veränderte Erwartungshaltung, zusammen mit den zahlreichen Vorteilen hybrider Events, machen eine virtuelle Komponente bei Live-Ereignissen zu einem wertvollen Must-have Ihrer Strategie für zukünftige Events.

Wir bei Zoom haben vor Kurzem unsere Zoom Anwenderkonferenz Zoomtopia 2023 ausgerichtet – und zwar auf unserer eigenen Plattform für hybride Events, Zoom Events. Wir nehmen Sie mit hinter die Kulissen und zeigen Ihnen, warum die Zukunft von Events im hybriden Ansatz liegt.

1. Ein größeres Publikum bedeutet eine größere Wirkung

Der erste und offensichtlichste Nutzen eines hybriden Events sind die Skalierbarkeit und die mit einer größeren Reichweite verbundenen Vorteile. Mit den richtigen Tools für die Lead-Verwaltung kann ein Event zu einem Ihrer wichtigsten Kanäle für die Umsatzgenerierung und die Schaffung von Aufmerksamkeit werden.

Natürlich ist mit einer größeren Teilnehmerzahl auch größere Komplexität verbunden. Doch eine durchdachte und frühzeitige Planung kann dafür sorgen, dass die Vorteile eines großen Publikums auch tatsächlich realisiert werden können. Das Ziel: Ein integriertes Event anstelle von zwei separaten Veranstaltungen. Für die Zoomtopia haben wir Zoom Events genutzt, um alle virtuell und vor Ort teilnehmenden Personen in der Eventlobby zusammenzubringen. Mit einem zentralen Event-Hub ist es viel einfacher, die Veranstaltung zu steuern und jedem das Gefühl zu geben, eingebunden zu sein.

Da alle Teilnehmer auf einer einzigen Plattform angemeldet waren und Networking betreiben konnten, war das Nachverfolgen der Pipeline und das Sammeln von Erkenntnissen ebenfalls ganz unkompliziert. Dank der Integration unserer Customer-Relationship-Management(CRM)-Software und der Analyseberichte von Zoom Events im Anschluss an die Veranstaltung konnten wir eine umfassende Datenauswertung vornehmen.

2. Technologie sorgt bei hybriden Events für mehr Kommunikation auf Augenhöhe

Wenn sich alle Teilnehmer eingebunden fühlen, ganz gleich, von wo aus sie mit dabei sind, steigt das Engagement. Außerdem können Sie Ihre Zielgruppen so besser erreichen. Doch wie schafft man eine inklusive Erfahrung für alle Teilnehmer? Jemand, der bei sich zu Hause im Heimbüro sitzt, Katze auf dem Schoß, hat kaum dieselbe Erfahrung wie jemand, der live dabei ist und sich unter die anderen Teilnehmer mischen kann. Es gibt jedoch viele Möglichkeiten, alle so in das Event einzubinden, wie sie es sich wünschen.

Jeder, der sich für die Zoomtopia angemeldet hatte, sei es für eine virtuelle oder Präsenzteilnahme, konnte sein eigenes Profil einrichten, sich Sitzungen ansehen, einen persönlichen Zeitplan erstellen, Networking betreiben und auf Ressourcen zugreifen – und zwar sowohl vor als auch während des zweitägigen Events. Wir haben auch ein paar „Backstage-Touren“ angeboten, auf denen jeder sehen konnte, was hinter den Kulissen passierte. Von dem Moment an, als sich Eric Yuan für die Keynote auf die Bühne „zoomte“, bis zur Verabschiedung durch Charlie Munger, der uns zum Schluss mit einigen weisen Worten bedachte, konnten wir uns über einen erfolgreichen Event-Verlauf freuen.

Dies waren die wichtigsten Momente, die dazu beitrugen, dass die virtuellen Teilnehmer stets miteingebunden waren:

• Online-Teilnehmer bekamen die Chance, live auf dem Bildschirm der Bühne zu erscheinen.
• Virtuelle MCs moderierten bei jeder Sitzung eine Fragerunde.
• Für alle virtuellen und Präsenzteilnehmer wurde über die eigens bereitgestellte mobile App ein Live-Chat und eine Frage-Antwort-Runde durchgeführt.
• Teilnehmer wurden dazu aufgerufen, das Emoji-Tool zu nutzen. Dank Emojis konnten Teilnehmer in Echtzeit ihre Reaktionen zum Ausdruck bringen und zeigen, dass sie 🔥 und Flamme für das Event waren.

All diese Aspekte halfen Daheimgebliebenen und Teilnehmern vor Ort, sich als Teil des Geschehens zu fühlen. Das führte letztendlich auch zu einer niedrigeren Abbruchrate und einem besseren Engagement.

Gleichberechtigung bei einem Event hat auch etwas mit Barrierefreiheit zu tun. Gebärdendolmetscher und eine KI-generierte Live-Transkription ermöglichten die Teilnahme hörbehinderter Personen. Mit der ebenfalls live stattfindenden Übersetzung wurde dem internationalen Publikum Rechnung getragen. Da die Sitzungen der Zoomtopia in 17 Sprachen übersetzt wurden, konnten sich die Teilnehmer von Desktops, Laptops und Mobilgeräten aus von Orten überall auf der Welt ohne Verständniseinbußen zuschalten.

3. KI erleichtert die Planung hybrider Events

Bei so großen Events wie der Zoomtopia ist alles minutengenau getaktet. Zoom AI Companion, unser KI-Assistent, hat uns unschätzbare Hilfe dabei geleistet, alles unter einen Hut zu bringen. Beispielsweise blieben auch Teammitglieder, die aufgrund ihres vollen Terminkalenders nicht bei allen Planungsgesprächen zum Event dabei sein konnten, mithilfe der Meeting-Zusammenfassungen trotzdem immer auf dem Laufenden. Da unser Team Zoom Team Chat für die Zusammenarbeit nutzt, konnten wir auch beim Verfassen von Nachrichten auf den AI Companion zurückgreifen. Dieses praktische Tool sparte uns wertvolle Zeit und sorgte für eine effizientere Kommunikation, während wir mit den verschiedenen Arbeitsabläufen alle Hände voll zu tun hatten.

Ab dem 20. November wird es in Zoom Events sogar noch mehr KI-gestützte Funktionalitäten geben, die den Hosts und Teilnehmern von Veranstaltungen zugute kommen. Die Möglichkeit, in der Eventlobby KI-generierte Chat-Nachrichten zu posten, wird Teilnehmer und Hosts in die Lage versetzen, sich schnell mit anderen Gästen kurzzuschließen, ohne die Live-Sitzung aus den Augen zu verlieren. Noch dazu werden Hosts über die Zoom Events-Plattform Einladungs- und Marketing-E-Mails mit Unterstützung des AI Companion aufsetzen können. Das nimmt ihnen einen Teil des im Hintergrund anfallenden administrativen Aufwands ab.

4. Bereiten Sie sich auf das Unerwartete vor.

Das Organisieren großer Events erfordert sorgfältige Planung – und selbst wenn diese gegeben ist, können noch Dinge schief gehen. Eine benutzerfreundliche Plattform unterstützt Ihr Team bei einer optimalen Produktion und Kommunikation, was die Gefahr von Problemen verringert. Findet Ihr Event regelmäßig statt, kann eine genaue Auswertung der Analysen Ihnen dabei helfen, von Mal zu Mal besser zu planen.

Mit der Zoom Events Plattform werden Sie Schritt für Schritt durch die mühelose Einrichtung Ihres Events geführt. Für die Zoomtopia erhielten wir Support seitens unseres Event-Services-Team. Dieses Team kann zusätzliche technische und produktionsbezogene Unterstützung leisten, wenn Kunden komplexere hybride Events ausrichten möchten. Des Weiteren warfen wir einen Blick auf die Daten zur letztjährigen Veranstaltung, um das Verhalten und die Reaktionen der damaligen Teilnehmer zu analysieren und die Ergebnisse in unsere Strategie für 2023 einfließen zu lassen.

Es gibt paar Dinge, dank derer Sie sich beim Planen eines hybriden Events weniger Sorgen um Störungen machen müssen. Erstens: Die Funktion „Backstage“ von Zoom Events. Dieses Feature ist im Grunde genommen ein virtueller Greenroom, in dem sich Ihre Diskussionsteilnehmer vor dem Start der Live-Sitzung vorbereiten und austauschen können. Zweitens: Mit einer virtuellen Komponente ist sichergestellt, dass die Show auch dann weitergehen kann, wenn Sprecher es aufgrund von Reiseverzögerungen und anderen Umplanungen in letzter Minute nicht rechtzeitig auf die Bühne der Live-Location schaffen.

5. Sparen Sie wertvolle Ressourcen

Die Personalkosten sind wohl der offensichtlichste Einsparungsfaktor bei hybriden Events. Schließlich bedeuten weniger Teilnehmer und Sprecher vor Ort auch, dass weniger Personal im Einsatz sein muss. Doch auch bei der Event-Produktion könnten Kosten für bestimmte Dinge vermieden werden.

Wir nutzten das in Zoom Events enthaltene Produktionsstudio, um für die Inhalte der virtuellen Breakout-Sitzungen Grafiken in TV-Qualität zu erstellen. So konnten wir die hohen Produktionskosten, die andernfalls hierfür angefallen wären, einsparen. Das Produktionsstudio macht Events jedoch nicht nur kosteneffektiver, sondern vereinfacht auch deren Durchführung, da nur ein Bediener mit der Steuerung der virtuellen Show via Laptop betraut werden muss.

Es besteht kein Grund, für nach einem Event relevante Inhalte in eine separate Plattform zu investieren. Sämtliche Zoomtopia-Sitzungen und -Ressourcen können in der Eventlobby abgerufen werden. Unser Team kann Assets aus dieser On-Demand-Event-Bibliothek abrufen, sie wiederverwenden und über mehrere Plattformen hinweg für andere freigeben.

6. Reduzieren Sie Ihren CO₂-Fußabdruck

Nachhaltigkeit ist ein weiterer wesentlicher Vorteil von hybriden Events. Da weniger Sprecher und Teilnehmer anreisen und auch weniger Material für den Einsatz vor Ort ausgedruckt werden muss, reduzieren Sie den CO₂-Fußabdruck Ihres Unternehmens. Angesichts des Ziels der US-amerikanischen Regierung, bis 2050 eine klimaneutrale Wirtschaft zu erreichen, sucht jedes Unternehmen nach Möglichkeiten, sich in Sachen Nachhaltigkeit zu verbessern. Wenn Sie mehr hybride und virtuelle Events ausrichten, unterstützen Sie damit die Umweltziele Ihres Unternehmens.

Die Vorteile hybrider Events weisen den Weg in die Zukunft

Als 2020 rein virtuelle Events plötzlich zur Notwendigkeit wurden, erkannten wir, dass es durchaus möglich ist, Online-Veranstaltungen mit Erfolg durchzuführen. Als 2022 schließlich wieder Präsenzveranstaltungen auf dem Plan standen, mussten wir uns nach so langer Zeit erst wieder umgewöhnen. Wir lernten schnell, was ein großartiges Vor-Ort-Event ausmacht und wie wertvoll eine virtuelle Komponente dabei sein kann. Die Zoomtopia 2022 war unser erstes großes hybrides Event, bei dem wir Features testen konnten, die nun in Zoom Events integriert sind und bei der diesjährigen Veranstaltung zum Einsatz kamen.

Auf der Zoomtopia 2023 hatten wir große Freude daran, die Zoom Events-Plattform voll nutzen zu können und uns von all den Vorteilen hybrider Events zu überzeugen. Nun wissen wir aus eigener Erfahrung, dass eine Kombination des Besten aus beiden Welten und das Ausrichten eines erstklassigen hybriden Events dabei helfen kann, auf kosteneffektive und nachhaltige Weise die Reichweite zu verbessern und Nachfrage zu erzeugen. Wir verzeichneten zehnmal mehr Teilnehmer als im letzten Jahr, konnten ein globales Publikum versammeln und haben eine große Menge an Inhalten generiert, die wir das ganze Jahr über nutzen können. Und wir freuen uns schon jetzt darauf, unsere Strategie für hybride Events im Jahr 2024 weiterzuentwickeln. Wir hoffen, dass Sie bei diesem nächsten Abenteuer dabei sein werden!

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