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Wie Zoom Phone Schulklassen bis Stufe 13 dabei hilft, drei große Herausforderungen bei der Telefonie zu meistern

Wie Zoom Phone Schulklassen bis Stufe 13 dabei hilft, drei große Herausforderungen bei der Telefonie zu meistern

Auch wenn Schulen digitale Methoden des Lehrens, Lernens und Kommunizierens einführen, bleibt die Telefonie ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation für Schulklassen bis Stufe 13. Lehrer, Administratoren und Eltern greifen eher zum Telefon als zu einer E-Mail, wenn es um ein dringendes Schülerproblem oder ein zeitkritisches Gespräch geht.

Die alte digitale Telefonanlage warf jedoch eine Reihe von Problemen für das Solano County Office of Education (SCOE) auf, das Dienstleistungen, Support und Programme für Bezirke im gesamten Solano County, Kalifornien, anbietet. Steven Ramos, Direktor für Informationsdienste und Technologie bei SCOE, erzählt, warum die Umstellung auf eine moderne Cloud-VoIP-Telefonanlage wie Zoom Phone ihre Telefonie-Herausforderungen gelöst hat.

Herausforderung Nr. 1: Eine „veraltete, schwer zu wartende“ Telefonanlage

„Unsere alte [on-premises] digitale Telefonanlage war nicht mehr zeitgemäß“, so Ramos. „Sie war veraltet, kostspielig und vom technischen Standpunkt aus schwer zu warten. Wir mussten einen Netzwerktechniker neue Telefone installieren lassen.“

Und nicht nur das: Die alte Telefonanlage war einfach nicht benutzerfreundlich. „Die Leute konnten nicht herausfinden, wie man einen Telefonanruf weiterleitet. Die Leute wussten nicht, wie sie ihre Mailbox abhören konnten, wenn sie nicht im Büro waren“, so Ramos weiter.

‚Es bedurfte keiner riesigen Armee von Technikern‘

Nach einem Test mit der Technologieabteilung stellte das dreiköpfige Team von Ramos Zoom Phone für 250 Benutzer in der Zentrale des SCOE und an drei Schulstandorten bereit. „Es bedurfte keiner riesigen Armee von Technikern“, sagt Ramos. „Es lief wirklich glatt. Wir brauchen jetzt keinen Techniker mehr, um unsere Telefonanlage zu betreiben, was für Schulen großartig ist.“

Herausforderung Nr. 2: „Mobilität war ein großes Problem“

Wenn Lehrer in neue Klassenzimmer umzogen und Verwaltungsangestellte ihr Büro wechselten, gab es keine einfache Möglichkeit, Telefone umzuprogrammieren, damit die Mitarbeiter ihre bestehenden Telefonnummern behalten konnten. 

„Die Telefonnummer folgte nicht der Person“, sagte Ramos. „Mobilität war ein großes Problem. Wenn eine Person an einen anderen Ort umzog, mussten wir ihre Telefonnummer ändern, Visitenkarten und Verzeichnisse neu drucken.“

‚Eine Telefonnummer für alles‘

„Mit Zoom Phone ist die Telefonnummer eines Mitarbeiters, sobald sie vergeben ist, seine Telefonnummer“, so Ramos. 

Dies löste nicht nur logistische Probleme im Zusammenhang mit Visitenkarten und Verzeichnissen, sondern ermöglichte es den SCOE-Mitarbeitern auch, während der Pandemie mobil zu arbeiten und sich gegenseitig zu erreichen.

„Wir müssen uns nicht mehr merken, wo die Leute sind, oder fragen: ‚Welche Nummer soll ich wählen?‘ Es gibt nur eine Nummer, die man anrufen muss“, so Ramos. „Eine Telefonnummer für alles. Jederzeit, überall und auf jedem Gerät.“

Herausforderung Nr. 3: Keine Privatsphäre für Pädagogen

Als SCOE auf Fernunterricht umstellte, hatten die Pädagogen keinen Zugriff mehr auf ihre Schultelefone, um Eltern und Schüler zu kontaktieren.

„Das war ein großes Problem in den Schulen[during COVID]“, sagte Ramos. Welches Telefon sollten sie verwenden? Wenn sie nicht auf dem Campus sind, müssen sie von einem persönlichen Handy aus telefonieren. Dies führt zu Problemen in Sachen Erreichbarkeit. Sie wollen nicht immer, dass Schüler und Familien die Privatnummer ihres Lehrers haben.“

‚Ihre Arbeitsnummer ist Ihre Arbeitsnummer‘

„[Zoom Phone] gibt den Mitarbeitern eine Lösung für das Problem, ein persönliches Handy zu benutzen, um Behördenangelegenheiten zu erledigen“, sagte Ramos. „Das ist enorm wichtig für Schulen und öffentliche Einrichtungen. Mit Zoom Phone ist Ihre Arbeitsnummer Ihre Arbeitsnummer. Es ist Ihre Büronummer, Ihre SMS-Nummer und Ihre Handynummer.“

Weitere Funktionen von Zoom Phone, auf die sich die SCOE-Fakultät und -Mitarbeiter verlassen

Laut Ramos sind diese Funktionen von Zoom Phone besonders wertvoll für die Kommunikation von Dozenten und Mitarbeitern, die ihre Arbeit mobil erledigen:

  • Anrufwarteschleifen — „Wir haben eine Support-Hotline für Eltern eingerichtet, bei der sechs Leute in einer Anrufwarteschleife angerufen werden, um sicherzustellen, dass sie einen Menschen erreichen. Das hätten wir mit unserer alten Telefonanlage nicht geschafft.“
  • Ausgehende Anrufer-ID — „Sie müssen Ihre persönliche Handynummer niemandem preisgeben.“
  • SMS-Nachrichten — „Wenn Lehrer ihr persönliches Handy für die SMS-Kommunikation für die Arbeit nutzen, macht das ihre gesamte Sammlung von Textnachrichten potenziell auffindbar. Wir sagen den Mitarbeitern, dass alle Nachrichten an und von Familien und Schülern über den Zoom-Kanal laufen sollten.“
  • Softphone — „Wir kommen mit einem Viertel so vieler Tischtelefone aus. Es macht mehr Sinn, ein Telefongespräch über das Softphone auf dem Computer zu führen.“
  • Zoom-Verzeichnis — „Ich brauche nicht nach einem Verzeichnis zu suchen. Ich nehme mein Telefon in die Hand und gehe zum Zoom-Verzeichnis, gebe einen Namen ein und stelle eine Verbindung her.“
  • Anrufdelegierung — „Früher brauchten wir einen Netzwerktechniker, um unsere digitale Telefonanlage zu programmieren. Die Anrufdelegierung ist eine dieser versteckten Funktionen, die außerordentlich gut funktioniert.“
  • In Meeting umwandeln — „Die Möglichkeit, einen Telefonanruf in ein Meeting umzuwandeln, so dass ich eine Bildschirmfreigabe durchführen kann, ist großartig.“

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