Los organizadores de eventos deben ser prácticamente superhéroes por todo el esfuerzo que requiere diseñar, planificar y ejecutar experiencias impactantes para los asistentes. Sin embargo, los problemas de salud y las restricciones de viaje actuales relacionadas con la COVID-19 han cancelado o pospuesto muchos eventos en todo el mundo y también podrían poner en peligro futuros eventos. Aunque puede que no sea factible celebrar esas experiencias en persona, no significa que no puedan seguir organizándose.

Los organizadores de eventos que buscan formas de adaptarse rápidamente y celebrar ferias comerciales, conferencias de usuarios, lanzamientos de ventas y otros eventos en línea cuentan con una excelente opción con Zoom. La plataforma de comunicaciones unificadas centradas en la tecnología de vídeo de Zoom es una gran alternativa para organizar un evento en persona porque puede conectar a ponentes, patrocinadores, panelistas y asistentes, así como replicar gran parte de la interacción cara a cara en cualquier lugar y en cualquier dispositivo. 

En Zoom hemos logrado poner en marcha infinidad de eventos con nuestra propia tecnología. Estas son nuestras prácticas recomendadas para crear una experiencia de evento virtual impactante y de primer nivel con Zoom.

Elija su solución: Meetings frente a Webinars

Los eventos virtuales pueden adoptar muchos formatos distintos, y Zoom ofrece una solución adaptada a cada caso de uso. Cuando esté planificando un evento en línea, piense en cómo quiere que sea su experiencia de usuario y hágase esta pregunta:

¿Qué nivel de interacción espero de mis asistentes?

Si espera que los asistentes fundamentalmente escuchen, su opción ideal es Zoom Webinars. Cuando necesite más interacción entre el público y el anfitrión, Zoom Meeting podría ser la mejor opción. Aquí tiene más información para ayudarle a decidir si celebrar su evento en línea como un seminario web o como una reunión.

Cuándo celebrar un seminario web

Piense en los seminarios web como si fueran una sala de conferencias o un auditorio. Los seminarios web son ideales para grandes audiencias y eventos que están abiertos al público. Normalmente, los asistentes a un seminario web no interactúan entre ellos. Si bien Zoom ofrece opciones para que interactúe con sus asistentes, de forma general el seminario web consta de una persona o muy pocas que se dirigen a una audiencia.

Cuándo celebrar una reunión

Zoom Meetings es ideal para organizar sesiones interactivas en las que quiera que haya mucha participación del público o dividir su sesión en grupos más pequeños. La función Salas para grupos pequeños de Zoom le permite asignar fácilmente a los participantes a sesiones secundarias virtuales y traerlos de vuelta a la reunión principal. Si está organizando un evento interno seguro, le sugerimos que utilice nuestra función Salas de espera. Puede enviar a todos los participantes a la sala de espera cuando se unan a su reunión o solo a los invitados (participantes que no estén en su cuenta de Zoom). A continuación, puede admitir a los asistentes uno por uno o todos a la vez. Aunque Zoom Meetings también ofrece herramientas para administrar la interacción de los participantes, son más impactantes cuando se busca tener una participación más amplia.

En su mayor parte, Zoom Webinar será la solución preferida para muchos eventos digitales, ya que ofrece una plataforma más sencilla para gestionar grandes audiencias. 

Celebrar un evento virtual con Zoom Video Webinars

Ya sea que necesite celebrar eventos de marketing digital, reuniones con todo el equipo, anuncios de productos o sesiones de formación, Zoom Video Webinar es una opción fácil de usar para administrar e interactuar con su audiencia. Por ejemplo, puede ascender rápidamente a un asistente a panelista para que puedan interactuar en directo. Otras funciones como levantar la mano, preguntas y respuestas, y encuestras permiten una interacción adicional.

Estas son otras ventajas de utilizar Zoom Video Webinars para su evento digital:

• Personalice la página de registro del seminario web para satisfacer mejor las necesidades de su evento.
• Active el seguimiento del origen de registros de seminarios web y descubra qué promociones son más efectivas para poder optimizar sus esfuerzos.
• Aproveche las integraciones de seminarios web de Zoom con Marketo Engage y Pardot para optimizar el seguimiento posterior al evento.

Consejos para anfitriones

El anfitrión del evento establece el tono del evento. Una práctica y una preparación previas garantizarán que su audiencia disfrute de la mejor experiencia. Aquí tiene un par de consejos profesionales para asegurarse de celebrar un evento digital exitoso:

• Conecte por cable su conexión a Internet: esto lo ayudará a evitar cualquier problema con una conexión wifi inestable, que puede afectar a la calidad de audio y la experiencia general de los asistentes.
• Pruebe el audio antes de que comience el seminario web: esto garantizará que sus altavoces y micrófono funcionen correctamente antes de que comience el evento en directo. A continuación, le indicamos cómo probar su dispositivo de audio.
• Minimice el ruido de fondo: procure celebrar su seminario web desde un lugar tranquilo. Si debe estar en un entorno ruidoso, el uso de auriculares con micrófono a menudo reduce el ruido de fondo en comparación con el micrófono integrado del equipo. De hecho, los auriculares son una práctica recomendada para obtener un audio de mayor calidad que otras opciones integradas.
• Vístase para impresionar: todos podrán verlo, así que asegúrese de llevar un atuendo de negocios atractivo. Recomendamos colores lisos frente a prendas con estampados. Tenga en cuenta los accesorios o las joyas si es expresivo con las manos, ya que el ruido y el movimiento pueden distraer bastante. 
• Establezca expectativas adecuadas: cree un título y una descripción claros del seminario web para el contenido que se ofrecerá. Asegúrese de cumplir con el contenido prometido en las promociones previas al evento digital. 
• Sea puntual: le recomendamos que empiece el evento 5 minutos antes para permitir que sus asistentes se unan antes de comenzar con el contenido. El anfitrión debe informar a los asistentes de cuándo comenzará el evento y de si el contenido se grabará y compartirá posteriormente. 

Para conocer las prácticas recomendadas para seminarios web sobre el diseño de contenido y la creación de impacto, consulte estos consejos de organización de seminarios web del fundador de Let’s Do Video, David Maldow. 

Interactúe con su audiencia

Una de las principales ventajas de un evento presencial es la interacción. Los eventos en línea también pueden ofrecer una experiencia informativa e interactiva mientras disfruta de la comodidad de su hogar u oficina.

Es importante poner tanto esfuerzo en la experiencia en línea como lo haría en un evento en persona. Aquí tiene algunos consejos para maximizar la interacción:

• Establezca el tono: dé la bienvenida a los asistentes cuando se unan al seminario web o a la reunión. Comience con una pregunta para romper el hielo y pida a los asistentes que envíen sus respuestas por el chat. «¿Desde dónde se conectan hoy?» «¿Qué esperan escuchar/aprender?» Mencione algunas de las respuestas que escuche y comparta su propia respuesta con la audiencia. 
• Habilitar preguntas y respuestas: designe panelistas u otros anfitriones para ayudar a responder las preguntas que surjan durante el evento. Le recomendamos que anime a los asistentes a hacer preguntas durante la sesión. Esto le dará la oportunidad de recopilar preguntas sobre la marcha y decidir si responderlas en directo o esperar hasta el final. No hay nada peor que el silencio incómodo, así que prepare algunas preguntas con antelación por si necesita llenar el vacío. 
• Las votaciones son clave: cree entre 3 y 4 preguntas de votación que se puedan configurar antes del evento. Es una gran oportunidad para medir qué información le interesa a su audiencia, su nivel de experiencia y su comprensión u opiniones actuales sobre el contenido que está compartiendo. 
• Solicite comentarios: en Zoom Video Webinars puede incluir una encuesta posterior al evento para recopilar comentarios sobre los presentadores, el contenido y la satisfacción de la audiencia. Solo necesita la URL de su herramienta de encuestas favorita. La encuesta se iniciará automáticamente a medida que los asistentes abandonen el seminario web.  
• Reacciones: Zoom tiene muchas funciones y es capaz de albergar reuniones de todo el equipo u otros eventos internos para grandes audiencias. Los participantes ahora pueden reaccionar durante una reunión enviando un pulgar hacia arriba o aplaudiendo para comunicar su entusiasmo sin interrumpir la presentación. 

Monetice su evento

La integración de PayPal en Zoom le permite cobrar una tarifa de registro para eventos alojados en la plataforma de seminarios web. Este proceso de pago sin interrupciones garantiza que pueda concentrarse en ofrecer una experiencia de evento digital excelente sin preocuparse por los cobros. Solo necesita una cuenta de PayPal personal o comercial.

Al registrarse en su evento, se redirigirá a los asistentes a PayPal para completar el pago. Para completar el pago, iniciarán sesión en su cuenta de PayPal o utilizarán su tarjeta de crédito durante el proceso de pago como invitado. Una vez que se complete el pago, recibirán instrucciones sobre cómo unirse al seminario web.

Amplíe su alcance

¿Ha pensado en hacer más grande su evento digital? Cuando el contenido está configurado y los ponentes están preparados y listos, es hora de entrar en directo.

Los seminarios web y las reuniones de Zoom se pueden transmitir a través de los canales sociales con Facebook Live, Facebook Workplace y YouTube Live, así como una integración de transmisión en directo personalizada. Esto permite a los participantes unirse a través de Zoom o verlo en las redes sociales, por lo que su contenido puede llegar a una audiencia más amplia sin ningún esfuerzo adicional. 

Recursos adicionales

A continuación, se incluyen algunos recursos adicionales que le ayudarán a ofrecer una experiencia exitosa de evento en línea:

• Libro electrónico de Zoom: cómo celebrar eventos interactivos en línea
• Sus cinco principales preguntas sobre eventos en línea: ¡respondidas!
• Prácticas recomendadas de configuración técnica para anfitriones y panelistas
• Cómo crear la mejor experiencia de reunión con todo el equipo con Zoom
• Análisis técnico profundo: cómo emitimos Zoomtopia en directo sin problemas
• Saque más partido a Zoom Video Webinars con aplicaciones nuevas y ampliadas

¿Aún tiene dudas? Consulte nuestra página de soporte para conocer las prácticas recomendadas para reuniones y seminarios web, o vea nuestro seminario web sobre «Prácticas recomendadas para celebrar eventos digitales»: 

Ver el seminario web

También puede ponerse en contacto con un especialista en productos de Zoom para conocer nuestros servicios de consultoría de eventos en línea u obtener una demostración personalizada hoy mismo.