Cómo mantener su evento de Zoom al margen de visitantes no invitados

Cómo mantener su evento de Zoom al margen de visitantes no invitados

Es un honor que utilice Zoom para mantener la conexión en esta época de distanciamiento social, aprendizaje a distancia y rutinas de trabajo desde casa. Hemos visto que nuestra plataforma se utiliza de muchas maneras: para el trabajo, para tomar algo con los amigos, para celebraciones públicas, para aulas virtuales, para sesiones de yoga y para muchos otros eventos y experiencias.

Sin embargo, si no se toman precauciones, a estos actos pensados para reunir a las personas podrían asistir participantes no invitados. 

Cómo se producen las interrupciones en las reuniones

Cuando se trata de eventos virtuales, pueden producirse interrupciones cuando el evento —y por tanto la información de la reunión— se hace público. Un usuario puede compartir el enlace de una reunión privada en los medios sociales, enviar la información de su aula virtual a un amigo, enviar una invitación a un evento virtual por correo electrónico, etc. Pero cuando estos enlaces están en los medios sociales u otros foros públicos, eso hace que su evento sea completamente público y que cualquiera que tenga el enlace pueda unirse a él. Eventos como bodas y sucesos vitales, aulas de clases magistrales, celebraciones culturales, fiestas de visualización en directo y clases de ejercicio se comparten habitualmente de forma pública, lo que podría significar que son vulnerables a una interrupción.  

Consejos para evitar interrupciones 

Ya que las personas utilizan la plataforma de Zoom para organizar sus eventos virtuales, hemos querido ofrecer consejos para garantizar que todos los que se unan a un evento estén invitados a él.  

Por este motivo, incluimos en esta nota un par de recordatorios sobre el uso de Zoom para celebrar eventos públicos:

  • Zoom ha creado OnZoom, todo un marketplace de experiencias de inmersión. En la actualidad, solo está disponible para usuarios de pago en los EE. UU., pero tanto organizaciones como particulares pueden utilizar la plataforma para crear su propio evento o serie de eventos públicos. Los anfitriones pueden adaptar la configuración antes y durante el evento para crear un entorno seguro para los asistentes.
  • Por otro lado, la solución Zoom Video Webinars está diseñada para dar soporte a eventos privados en directo y a petición. Con Zoom Webinars, solo los anfitriones, coanfitriones y panelistas pueden hablar, mostrar vídeos y compartir pantallas. Los anfitriones y coanfitriones también pueden ajustar las funciones de chat y de preguntas y respuestas para asegurarse de que solo determinados contenidos lleguen al público en general.
  • Aunque Zoom Meetings no se diseñó para organizar eventos públicos, si acaba utilizando Zoom Meetings para organizar un evento de este tipo, evite utilizar su ID personal de la reunión (PMI) para esa ocasión. Su PMI es básicamente una reunión continua y no quiere que personas ajenas se cuelen en su espacio virtual personal cuando la fiesta haya terminado. 
  • Independientemente del tipo de solución de Zoom que utilice para su evento, familiarícese con la configuración y las funciones de Zoom para saber cómo proteger su espacio virtual cuando lo necesite. Por ejemplo, la función de sala de espera de Zoom Meetings le ayuda a controlar quién entra y sale de un evento. (Más información a continuación.)

Si utiliza Zoom Meetings para organizar un evento, siga leyendo para ver una lista de funciones que pueden ayudarle a que sea una experiencia segura y fluida.  

Administre el uso compartido de pantalla

No quiere que cualquier persona de su evento público tome el control de la pantalla y comparta contenido no deseado con el grupo. Puedes restringirlo tanto antes de la reunión como durante la reunión en la barra de control del anfitrión para que sea el único que pueda compartir la pantalla.

Para evitar que los participantes compartan la pantalla durante una llamada, vaya a los controles del anfitrión en la parte inferior y haga clic en la flecha junto a «Compartir pantalla». Después, vaya a «Opciones avanzadas de la función compartir» y en «¿Quién puede compartir?», elija «Solo anfitrión» y cierre la ventana.  

También puede alternar los privilegios de uso compartido bajo el icono Seguridad de la ventana o cambiar la opción de uso compartido predeterminada en la configuración de Zoom.

Uso compartido de pantalla

Gestión de participantes

  • Permitir que solo los usuarios con sesión iniciada puedan entrar: Si alguien trata de acceder al evento y no ha iniciado sesión en Zoom con el correo electrónico de invitación, recibirá el mensaje «Esta reunión es solo para participantes autorizados». Es útil si desea controlar tula lista de invitados y que acudan solo los que desee que participen en el evento; por ejemplo, otros alumnos de la escuela o compañeros.
  • Bloquear la reunión: siempre es bueno cerrar bien la puerta de casa, incluso cuando está dentro. Al bloquear una reunión de Zoom que ya haya comenzado, no pueden acceder nuevos participantes, incluso si disponen de ID y contraseña de la reunión. Solo tiene que hacer clic en el icono Seguridad de la parte inferior de la ventana de Zoom. En la ventana emergente, haga clic en el botón Bloquear reunión.
  • Configurar su propia autenticación de dos factores: no hace falta que comparta el enlace real de la reunión. Genere una ID de reunión aleatoria al programar el evento y pida una contraseña obligatoria para acceder. Puede compartir estos detalles en privado con los respectivos asistentes. 
  • Eliminar participantes no deseados o molestos: puede eliminar a alguien de la reunión utilizando el icono de Seguridad o el menú Participantes. En el menú Participantes, puede pasar el ratón por el nombre de un participante para que se muestren varias opciones, entre las que se incluye Eliminar. Haga clic en dicha opción para sacar a alguien de la reunión.
  • Permitir que los participantes eliminados vuelvan a unirse: al eliminar a una persona, esta no puede volver a unirse a la reunión. Pero puede cambiar la configuración para admitir de nuevo a los participantes eliminados, en caso de que haber echado a la persona equivocada.
  • Deshabilitar el vídeo: los anfitriones pueden desconectar el vídeo de un participante. Esta función permite a los anfitriones bloquear en el vídeo gestos no deseados o que desvíen la atención o resulten inadecuados.
  • Silenciar a los participantes: los anfitriones pueden silenciar/activar el audio de participantes específicos o de todos a la vez. Los anfitriones pueden bloquear los ruidos inadecuados, no deseados o que puedan desviar la atención provocados por otros participantes. También puede habilitar en la configuración la opción «Silenciar al entrar» para evitar la algarabía que se produce en las grandes reuniones.
  • Suspender actividades de participantes: los anfitriones y coanfitriones pueden pausar la reunión para eliminar y denunciar a las personas ofensivas, e impedir más interrupciones. Haga clic en el icono de Seguridad y seleccione «Suspender las actividades de participantes» para detener temporalmente todos los vídeos, audios, chats de la reunión, anotaciones, pantallas compartidas y grabaciones, y finalizar las salas para grupos pequeños. Puede reanudar la reunión volviendo a habilitar las funciones individuales.
  • Desactivar transferencia de archivos: la transferencia de archivos durante la reunión permite a los participantes compartir archivos a través del chat durante la reunión. Desactive esta opción para evitar que se produzca un bombardeo en el chat de imágenes, GIFs, memes y otros contenidos no solicitados.
  • Desactivar anotación: usted y los asistentes pueden garabatear y marcar contenidos de manera conjunta utilizando las anotaciones en pantalla compartida. Puede deshabilitar la función de anotación en la configuración de Zoom para evitar que los demás escriban en las pantallas.
  • Desactivar el chat privado: : Zoom dispone de un chat durante la reunión, que los participantes pueden utilizar para enviar mensajes a todo el grupo o entre sí en privado. Puede restringir la posibilidad de que los participantes puedan comunicarse por chat mientras se desarrolla el evento y reducir la posibilidad de distracciones. Haga clic en «Chat» en los controles de la reunión y, a continuación, en la parte inferior de la ventana del chat de grupo de Zoom durante la reunión, haga clic en los tres puntos. Desde ahí, puede alternar entre las opciones para establecer quién puede chatear con quién en la reunión. 
  • Denunciar a un usuario: los anfitriones y coanfitriones pueden denunciar a usuarios ante el equipo de seguridad y confianza de Zoom, que analizará todo posible uso indebido de la plataforma y llevará a cabo las acciones necesarias. Esta opción se encuentra en nuestro icono de Seguridad, donde puede adjuntar capturas de pantalla y otra documentación según sea necesario.

Pruebe la sala de espera 

La sala de espera es una función importante para proteger una reunión de Zoom. Tal como su nombre indica, la Sala de espera es una zona de preparación que retiene el acceso a los invitados hasta que esté listo para recibirlos. Es casi igual que la cortina de terciopelo que hay a la entrada de una discoteca, y usted ejerce de portero al controlar bien a quién deja entrar.

Los anfitriones de reuniones pueden personalizar la configuración de la sala de espera e incluso personalizar el mensaje que se ve al llegar a la sala de espera para que los invitados sepan que se encuentran en el lugar correcto. Este mensaje es de gran utilidad para publicar normas o directrices del evento, como por ejemplo las personas a las que va dirigido.

Waiting Room Message

La sala de espera es una manera excelente de filtrar a las personas que traten de acceder al evento y dejar fuera a invitados no deseados.

Siga utilizando Zoom de forma responsable

Esperamos que estos consejos le ayuden a seguir organizando eventos seguros y de éxito utilizando nuestra plataforma. Tanto si se trata de una reunión para tomar algo con los amigos como de una sesión de yoga, ayude a que su evento se desarrolle según lo previsto aprovechando las funciones de seguridad de Zoom.

¡Y no deje de enviar fotos de sus eventos virtuales de Zoom! Compártalas con nosotros en LinkedIn, Facebook y Twitter e indicaremos que nos gustan, las agregaremos a nuestras favoritas o retuitearemos algunas.

Nota del editor: esta publicación se ha actualizado respecto a la versión original del 20 de marzo para incluir la información más actualizada sobre la prevención de interrupciones.

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