Comunicaciones unificadas como servicio: cómo UCaaS potencia en la actualidad la labor de los equipos de trabajo

Comunicaciones unificadas como servicio: cómo UCaaS potencia en la actualidad la labor de los equipos de trabajo

La pandemia mundial de COVID-19 ha cambiado de manera drástica la forma en que muchas personas de todo el mundo trabajamos, aprendemos y nos comunicamos con los demás.

Antes de la pandemia, trabajar desde casa estaba considerado una ventaja, no la norma. Sin embargo, las órdenes generalizadas de confinamiento obligaron a oficinas, escuelas, restaurantes, centros comerciales y lugares de reunión a cerrar sus puertas, acelerando la adopción del trabajo a distancia prácticamente de la noche a la mañana.

Las organizaciones con comunicaciones unificadas como servicio, o tecnología UCaaS, pudieron hacer con mayor facilidad la transición a un modelo de teletrabajo que aquellas que dependen de soluciones locales y en múltiples plataformas.

A medida que las organizaciones invierten en iniciativas de transformación digital para dar soporte a la configuración repartida del personal, UCaaS pasará a generalizarse, convirtiéndose en un elemento fundamental para mantener a los empleados conectados.

¿Qué es UCaaS?

UCaaS se puede descomponer en dos elementos: «comunicaciones unificadas» y «como servicio».

Comunicaciones unificadas hace referencia a una sola plataforma que presta diversos servicios de comunicaciones. Estos servicios pueden variar según la organización, pero por lo general deben incluir:

  • Vídeo, audio, y conferencias web
  • Comunicaciones de voz/telefonía empresarial
  • Mensajería instantánea/chat 

Como servicio significa con prestación a través de la nube, frente a soluciones locales. Las comunicaciones en la nube ofrecen una mayor flexibilidad, lo que permite a los usuarios adaptarse sobre la marcha a un entorno empresarial en constante cambio.

Según Frost & Sullivan, está previsto que el mercado mundial de UCaaS crezca hasta 2025 a una tasa anual compuesta de dos cifras. Las comunicaciones unificadas son una inversión estratégica para las empresas que buscan mejorar sus comunicaciones en un entorno de trabajo cada vez más remoto. 

¿Es UCaaS adecuada para su actividad?

Si su organización hace malabares con distintos proveedores de comunicaciones, usted no está solo. Según un informe de Zoom-Forbes Insight, el 61 % de los ejecutivos en 2019 afirmaron que sus empresas utilizaban tres o más plataformas de videocomunicaciones.

No obstante, el uso de videoconferencia para reuniones internas de departamento, servicios de VoIP para llamadas de ventas, y una plataforma independiente de seminarios web para sesiones de formación de empleados a gran escala crea una experiencia de usuario fragmentada. Esta mayor fricción entre las comunicaciones de cliente y empleado supone una carga mayor para los equipos de TI de soporte de las distintas soluciones. 

Existen muchas empresas que están llevando a cabo el cambio al modelo UCaaS como método para hacer frente a estos problemas. La unificación de las soluciones de comunicación reduce la complejidad, estimula la colaboración y permite flujos de trabajo más racionalizados en toda la empresa. 

Ventajas de una plataforma UCaaS

Algunas de las ventajas más significativas de UCaaS incluyen:

Facilidad de uso: UCaaS simplifica las comunicaciones, tanto en el caso de usuarios tradicionales como de aquellos más tecnológicos. Ofrece una experiencia integral para todas las necesidades de comunicaciones, sin necesidad de abrir múltiples aplicaciones. 

Éste es un ejemplo de cómo UC simplifica las comunicaciones permitiendo a los usuarios pasar sin interrupciones de una llamada de voz a una llamada de vídeo con uso compartido de pantalla:

Capacidad de adaptación: como ha demostrado la pandemia de COVID-19, las necesidades empresariales pueden cambiar de la noche a la mañana. Los servicios de comunicación en la nube permiten a las organizaciones mantener la continuidad de las actividades empresariales en caso de producirse una crisis, ofreciéndoles acceso rápido a archivos de la empresa, opciones flexibles de implementación y funcionalidad con todo tipo de funciones desde un entorno remoto.

Mejora de la colaboración: gracias a características como las videollamadas, el chat y el uso compartido de pantalla en una plataforma, los compañeros de trabajo pueden colaborar fácilmente de forma visual y motivadora. Además, la integración con otras aplicaciones en la nube facilita la creación de flujos de trabajo personalizados que pueden mejorar la eficiencia y la comunicación dentro de su organización.

Ahorro de costes: los servicios de comunicación en la nube se ofrecen mediante un modelo de suscripción con cobro de tarifas mensuales previsibles. Como no hay necesidad de invertir y actualizar hardware costoso, por lo general es más rentable, ya que la inversión inicial es mínima.

Cómo seleccionar un proveedor de UCaaS

¿Tiene todo listo para consolidar y agilizar sus soluciones de comunicaciones? A continuación, figuran 10 preguntas que debe hacer al evaluar proveedores de comunicaciones unificadas:

  1. ¿Ofrece la plataforma todos los servicios y funciones que necesita mi organización?
  2. ¿Es la plataforma segura? ¿Podrá proteger nuestros datos y privacidad?
  3. ¿Es fiable? ¿Tiene antecedentes de prestar servicios de alta calidad profesional de voz, vídeo y chat?
  4. ¿Ofrece una experiencia de usuario intuitiva con características que permiten una mayor colaboración y una comunicación más sólida?
  5. ¿Se integra la plataforma sin problemas con aplicaciones fundamentales para nuestra actividad, como Salesforce, Quickbooks o Microsoft Teams? ¿Dispone de soluciones que mejoren los flujos de trabajo, comunicación y eficiencia?
  6. ¿Cuál es la flexibilidad de la plataforma? ¿Permite opciones como BYOC (conservar su operador de telefonía), enlace troncal con SIP de terceros, API flexibles, etc.?
  7. ¿Proporciona el proveedor formación e inducción de ayuda al aumento de la adopción?
  8. ¿Va a continuar el proveedor ofreciendo soluciones innovadoras y funciones de última generación?
  9. ¿Tiene el proveedor las competencias necesarias para atender a los clientes de mi sector, con diversos casos prácticos e historial de implementaciones satisfactorias?
  10. ¿Es la solución rentable? ¿Me ahorrará dinero al eliminar la necesidad de formalizar varios contratos, inversiones en hardware y mantenimiento?

La elección de un proveedor de UCaaS que ofrezca el servicio perfecto para las necesidades actuales y futuras de su organización es clave para simplificar las comunicaciones, movilizar a su personal y asegurar la continuidad y escalabilidad de sus actividades.
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