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Protocolo de celebración de reuniones con vídeo: 7 consejos para que el asistente disfrute de la experiencia

Protocolo de celebración de reuniones con vídeo: 7 consejos para que el asistente disfrute de la experiencia

No existe nada que sustituya a los buenos modales en todas nuestras interacciones diarias, algo que resulta muy de agradecer a la hora de celebrar reuniones en centros de trabajo. Existen algunas pautas convencionales que conforman un protocolo oportuno a la hora de celebrar reuniones, como llegar a tiempo, mantener el contacto visual o prestar atención; por tanto, aplicar estos mismos principios a nuestras reuniones con vídeo puede contribuir en gran medida a desarrollar un entorno empresarial productivo. También puede ayudarle a elevar su reputación personal hasta alcanzar cotas en las que se le considere un «gran anfitrión de reuniones».

Las reuniones de trabajo tradicionales se suelen considerar improductivas porque se producen demasiados retrasos e interrupciones. Las plataformas de videoconferencia fiables y fáciles de usar, como Zoom, han contribuido a restablecer la reputación de las reuniones; no obstante, aún existen formas de asegurar que todos los asistentes aprovechen al máximo el tiempo asignado.

Son bastante obvias algunas de las normas de sentido común en las reuniones, como por ejemplo evitar comer y beber, cuidar el lenguaje corporal y ser respetuoso con quien esté hablando. A continuación, figuran siete consejos de protocolo adicionales que ayudan a asegurar el desarrollo efectivo y bien orientado de una Reunión de Zoom. 

1. Asegúrese de presentar a todos los participantes al comienzo de la reunión.

Al igual que en una reunión real o en un evento social, usted no debería iniciar una conversación entre dos amistades suyas que no se conocen entre sí sin presentarlos. Esta misma práctica se aplica a las reuniones virtuales. Al ejercer de anfitrión, asegúrese de presentar a todas las partes al comienzo de la reunión para crear un entorno acogedor y estimular la participación.

2. Asegúrese de disponer de un fondo con un aspecto limpio y profesional.

Usted quiere que los asistentes se centren en el contenido de la reunión, no en el desorden que impera en su oficina ni en su increíble colección de obras de arte. Disponer de un entorno limpio con obras de arte y elementos decorativos adecuados para el ámbito laboral, reduce la posibilidad de que los asistentes se distraigan. También debe intentar asistir a la reunión desde un lugar tranquilo con poco movimiento y ruido de fondo. La función de fondo virtual de Zoom es una forma sencilla de eliminar las distracciones en segundo plano que aparecen cuando se celebran reuniones en una ubicación muy concurrida o desordenada. 

3. Mire a la cámara cuando hable en lugar de mirarse a sí mismo.

Si se mira a sí mismo al hablar en pantalla da la sensación de que su atención no está en la reunión. El contacto visual directo con la cámara mientras se habla da a los asistentes la impresión de que se les está mirando a ellos y no a otro lado, lo que crea un entorno en el que todos se sienten partícipes y presentes en la conversación. Asegúrese de colocar el monitor y la cámara web a la altura de los ojos para poder mirar a la cámara y simular la conexión visual con el resto de los asistentes. 

4. Elimine distracciones y cíñase al orden del día.

Las notificaciones de aplicaciones de mensajería, los tonos de llamada y las aplicaciones que se ejecutan en el desktop pueden ser elementos de distracción, lo que puede provocar que los asistentes se sientan menospreciados e infravalorados.
Eliminar estas distracciones ayuda a mantener bien orientado y libre de interrupciones el desarrollo de la reunión. 

5. Tenga en cuenta la configuración de audio y vídeo.

Compruebe que el micrófono no esté silenciado y que la cámara esté encendida para asegurarse de que todos los asistentes puedan oírle y verle al hablar. Si observa que un asistente habla con el micrófono silenciado, puede avisarle de que tiene el audio silenciado solicitándole que reactive el audio en la pestaña Gestionar participantes. También puede gestionar la forma de iniciar y unirse a reuniones: con vídeo activado, acceso a reunión con audio silenciado, etc. en su Configuración de su Reunión de Zoom.

6. Invite a la reunión exclusivamente a aquellos participantes cuya asistencia sea necesaria.

Invitar a compañeros de trabajo que no tienen que participar o tomar decisiones puede ser perjudicial para la calidad de la reunión. Dado que puede enviar a otros agentes interesados un resumen de la reunión a través de Zoom Chat, puede establecer un límite para la lista de asistentes y dinamizar así la participación en la reunión. Como invitado, asegúrese de estudiar las invitaciones a reuniones que reciba para determinar si realmente es necesaria su asistencia. De no serlo, solicite una grabación de la reunión o un resumen para obtener la información que necesite. 

7. Si es usted el anfitrión, quédese hasta finalizar por completo.

La norma general para los anfitriones de reuniones es que esperen para finalizar la reunión hasta que todos los asistentes se haya desconectado; de este modo, los asistentes pueden ir saliendo a su ritmo y aportar algún último comentario antes de la desconexión. Zoom asigna un anfitrión alternativo si el anfitrión original sale primero, pero esto no queda bien. Que un anfitrión abandone al resto de participantes de la reunión es como abandonar su propia fiesta.

Practique el buen protocolo de celebración de reuniones con vídeo

Seguramente usted no querrá ser la persona de su organización conocida por programar muchas reuniones improductivas. Practicar un buen protocolo de celebración de reuniones con vídeo es fundamental para garantizar que sus reuniones sean profesionales, eficientes y valiosas.

Si desea obtener otros consejos y trucos para organizar una excelente reunión con vídeo, programe hoy mismo una demostración individual con un especialista en productos de Zoom.

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