Group Manager, Product Marketing

Recomendaciones para celebrar reuniones de manera profesional si es la primera vez que trabaja desde casa 

Recomendaciones para celebrar reuniones de manera profesional si es la primera vez que trabaja desde casa 

Un gran número de empresas están recomendando u obligando a sus empleados a trabajar desde casa debido a los riesgos derivados de la pandemia de coronavirus, lo que puede traducirse en un cambio drástico en la rutina diaria y en la forma de trabajar de millones de personas. Pero no todos están habituados a trabajar desde casa, por lo que asumir hábitos de trabajo en un espacio que no suele ser el habitual puede exigir importantes modificaciones.

La parte buena de trabajar desde casa es el ahorro de tiempo en desplazamientos, la posibilidad de dedicar más tiempo a la familia y a las tareas domésticas. Pero los problemas que plantea, entre los que se encuentran la soledad, la necesidad de permanecer en conexión y las enormes posibilidades de distraerse, pueden ejercer un efecto significativo en su productividad y psicología. Por todo ello le ofrecemos nuestra ayuda.

Independientemente de que usted se vea relegado a trabajar desde una habitación que tenga libre, una cafetería, biblioteca o el vestíbulo de su edificio, hemos reunido unas recomendaciones que le van a ayudar a prepararse, a limitar las distracciones, a mantener la confidencialidad y a celebrar reuniones profesional, sin importar dónde esté.

Descarga del software y licencia correctos

Paso 1: Cree una cuenta de Zoom, registrarse es gratis. Está disponible una versión Pro, no obstante, si solo necesita una solución rápida para reuniones en vídeo, la versión gratuita ofrece todas las funciones y capacidades que necesita. De todos modos, se tardan 30 segundos en registrar una cuenta de Zoom. Este es un resumen de las principales diferencias:

  • Zoom Basic: esta es la versión gratuita. Es estupenda para llamadas individuales y en grupo sin límites (existe un límite de tiempo de 40 minutos si usted es el anfitrión de la reunión). También disfruta de funciones ilimitadas de mensajería directa y en equipo con Zoom Chat.
  • Zoom Pro: por 14,99 $ al mes, usted dispone de todas las funciones de Basic y, además, unos mejores controles de administración de reuniones y grabación en la nube. Compare planes y precios para encontrar el mejor para usted. 

Paso 2: descargue el software de Zoom Meetings en su escritorio y dispositivo móvil. Puede encontrar nuestro centro de descargas aquí. Una vez allí, solo tiene que registrarse y empezar a trabajar.

Recomendaciones de configuración

Es posible que su ordenador portátil (Mac o PC) disponga de cámara y audio integrados; sin embargo, la experiencia de reunión es muy distinta, tanto para usted como para los demás, si utiliza una cámara web de calidad y un buen micrófono. 

Si desea dar lo mejor de usted en la cámara, recomiendo utilizar una cámara web Logitech Brio y unos Airpods (o los auriculares inalámbricos Plantronics Focus UC o Logitech Zone) si puede permitirse esta inversión. Incluso unos auriculares con micrófono con cable pueden servir. Consulte esta prueba que he realizado. Puede ver mi demostración rápida de los elementos de audio y vídeo de las distintas configuraciones que suelo ver:


Una buena iluminación es fundamental. Intente que la luz de una ventana cercana ilumine su cara o adquiera una pequeña luz de cámara web

Teletrabajo con Zoom - Comparativa de iluminación

Y no se olvide de su conexión a internet. Por lo general, las conexiones a internet domésticas no suelen ser tan buenas como las de su oficina. Esto quiere decir que si toda su familia está viendo películas o jugando en línea, es posible que tenga problemas de ancho de banda. Tenga la seguridad, sin embargo, de que Zoom está optimizado para ser eficiente, y es conocido por funcionar muy bien en casa, en cafeterías y en su red móvil. Y en aquellos casos en los que el ancho de banda tenga dificultades, Zoom otorga prioridad al audio sobre el vídeo para asegurar de que se le escuche.  

Cuando tenga listo el software, la configuración y la conexión a internet, vaya a www.zoom.us/test para probar su audio y vídeo. Accederá a una reunión rápida de prueba que sirve para configurar a la perfección sus ajustes de comunicación.

Comience a celebrar reuniones y colaborar en el trabajo

Estos son algunas de mis opciones favoritas para que las reuniones con Zoom sean productivas y se desarrollen a la perfección. 

Fondos virtuales (imagen o vídeo) que oculten un fondo desordenado

Subir un buen fondo o un vídeo le ayudará a ocultar el desorden de fondo y otras distracciones visuales, sobre todo para aquellos que trabajen en una habitación libre, tengan un perro que le siga a todas partes o trabajen de manera ocasional desde la mesa de la cocina de sus suegros.

Fondo virtual

Al mantener pulsada la barra espaciadora se reactiva el audio de forma temporal

Prefiero permanecer con el audio silenciado en grandes reuniones por si el perro ladra o alguien llama a la puerta. Resulta más sencillo administrar el audio si mantengo pulsada la barra espaciadora para reactivar el audio y hacer algún comentario. Esta función también se incluye en todos los planes de Zoom Meetings. 

Zoom - Silenciación mediante teclado

Uso compartido de la pantalla

Es fácil compartir la pantalla y establecer colaboraciones con Zoom. Nuestra plataforma también admite que varias personas compartan su pantalla de forma simultánea. Es fenomenal para equipos con alto nivel de colaboración, como por ejemplo los ingenieros.

Pizarra

Zoom admite colaboración en tiempo real con nuestra función de pizarra. Aunque el uso de la pizarra puede ser complicado en la mayoría de los dispositivos sin pantalla táctil, puede considerar el acceso a la reunión con un iPad y establecer el uso compartido/de pizarra en el iPad. 

Integración del calendario

Yo utilizo Gmail, por tanto voy a explicar dicho flujo específico de trabajo, no obstante, puede encontrar aquí más información relacionada con integración en calendario si utiliza Office 365 o Exchange.

  1. Acceda a su Portal de administración de Zoom y conéctese al calendario. (Se tarda un minuto aproximadamente)
  2. Instale el complemento Zoom para G-Suite para simplificar al máximo la incorporación de enlaces a Zoom Meetings en todos sus eventos de calendario.

Éste es un vídeo de menos de un minuto sobre cómo integrar su calendario (demostración con Gmail).

Anotaciones en contenidos compartidos

Editar diseños o documentos es más sencillo si puede realizar anotaciones y ediciones de forma conjunta. Asegúrese de aprovechar las capacidades de anotación compartida para simplificar la colaboración. 

Anotación compartida de Zoom

Aproveche el chat durante la reunión para intercambiar archivos y recursos.

Utilizo el chat durante la reunión como medio para compartir enlaces o recursos que puedan ser objeto de debate en la reunión. Por ejemplo, los miembros de un equipo que compartan documentos de Google, URL o breves comentarios (para no interrumpir las conversaciones que se estén desarrollando). 

Zoom - Chat durante la reunión

Habilite «Retocar mi aspecto» para conseguir una sutil mejora de su apariencia en vídeo

Esta capacidad puede habilitarse en su configuración de Zoom. Ayuda a reducir bolsas bajo los ojos y pequeñas manchas en la piel, proporcionándole una mejor definición.

Zoom - Retocar mi aspecto

Asegure su experiencia de reunión

La configuración de su oficina puede tener marcadas sus preferencias de seguridad, pero es posible que su configuración de trabajo remoto necesite algo de ayuda. Zoom ofrece muchas funciones interesantes de protección de sus reuniones ofreciendo privacidad. Con Zoom puede:

  • Bloquear la reunión y exigir una contraseña de acceso para unirse
  • Habilitar la función de Sala de espera para admitir/eliminar usuarios exclusivamente cuando esté listo para que accedan a la reunión
  • Restringir los participantes de la reunión a solo los usuarios autenticados con el mismo dominio
  • Habilitar una marca de agua en audio y vídeo si el contenido de la reunión es confidencial
  • Limitar el uso compartido de pantalla a contenidos de una aplicación específica en lugar de compartir su escritorio completo, de manera que los participantes no puedan ver por accidente algo que no sea de su interés.

Otras recomendaciones para trabajar desde casa

Las pausas para tomar café o beber agua, o las reuniones presenciales suelen dividir la jornada en la oficina, por lo que resulta importante mantener rutinas similares en casa. Nuestra principal recomendación es mantener la rutina igual que si estuviera en la oficina. Hacer todas las cosas que se hacen por la mañana, lavarse los dientes, darse una ducha, tomar el desayuno, etc., le servirán para asumir el cambio y estar concentrado. 

A continuación, se incluyen otras recomendaciones de teletrabajo de otros usuarios de Zoom:

  • Vístase: vístase por completo. Debe ponerse la camisa o atuendo que suela llevar en la oficina, no una camisa vieja y raída de las que usa para limpiar el garaje.
  • Tómese 5 descansos regulares: igual que en la oficina, tómese de forma proactiva descansos cada hora para evitar el cansancio. Saque al perro a pasear otra vez (¡le va a encantar!), haga la colada o salga 15 minutos con sus hijos (¡también les encantará!).
  • Estírese: detenga el vídeo y estírese un poco cada hora. Dé una vuelta por la cocina entre llamadas o use una pelota de lacrosse o un masajeador para la espalda para evitar lesiones. O si quiere divertise más, ponga de fondo un vídeo de entrenamiento virtual y haga series durante la reunión.
  • Comunique su disponibilidad: publique su calendario para que otras personas puedan verlo y sepan rápidamente cuándo pueden contar con usted. Puede bloquear tiempo para trabajar en proyectos, establecer recordatorios de tareas importantes, e incluso reservar una hora para empezar a cenar. También puede cambiar el estado de Zoom Chat a ocupado cuando necesite dedicar todo su tiempo a un proyecto.
  • Elimine distracciones: cierre la puerta para que tenga privacidad y separación, sobre todo si está en casa. Incluso una cortina para separar el espacio de trabajo puede servir. También es preferible cerrar pestañas de aplicaciones y poner en pausa las notificaciones para no tener la tentación de consultar constantemente las redes sociales. Incluso configurar una o dos reuniones de 10 minutos a lo largo del día para consultar específicamente sus interacciones puede servir de descanso previsto de antemano.
  • No obstante, evite el aislamiento y la soledad: muchas personas tienen la necesidad de contacto personal con su equipo, por lo que es de ayuda establecer reuniones y comunicaciones diarias. Incluso puede organizar en Zoom un «almuerzo de grupo» con sus compañeros. Hable en vivo o desactive el audio y chatee con el grupo o de forma individual en privado, cualquier cosa que le sirva para establecer la conversación y conexión que necesite.

Recursos adicionales 

Existen muchos recursos interesantes relacionados con prácticas recomendadas de teletrabajo y celebración de experiencias digitales. Estos son algunos:

Comience a trabajar desde casa

Solo tiene que recordar que, con toda probabilidad, todos los miembros de su equipo estén en el mismo barco. Un perro que ladra o el sonido de un timbre en una reunión no es el fin del mundo. Haga todo lo posible para preparar su espacio de trabajo, adáptese a las nuevas rutinas y ámbito de trabajo e ignore las cosas sin importancia. ¡Lo está haciendo genial!

Empiece hoy mismo a trabajar con Zoom con una licencia básica gratuita o póngase en contacto con un especialista de productos de Zoom para saber cómo puede integrar Zoom en su organización.

No olvide compartir esta publicación