Los eventos híbridos han avanzado mucho desde aquellos primeros meses de 2020 en los que tuvimos que transformar rápidamente nuestros eventos presenciales en experiencias totalmente virtuales. El estilo de trabajo híbrido es un tema de gran interés en este momento, pero ¿qué es un evento híbrido? En su forma más simple, un evento híbrido es cualquier evento que utilice la tecnología para reunir a asistentes remotos y presenciales en una experiencia en directo. Todos hemos experimentado un evento híbrido de alguna forma, por ejemplo, conectándose a una reunión de trabajo desde casa cuando su hijo está enfermo o viendo un partido en directo por televisión con sus amigos en su restaurante local.

Hoy en día, puede crear un evento asombroso desde cualquier lugar y ampliar su audiencia más allá de las paredes tradicionales de un centro de conferencias o un espacio para eventos. Eso significa más clientes potenciales y ROI para las marcas. También es lo que las audiencias esperan a medida que un lugar de trabajo híbrido más flexible se convierte en la norma. Este cambio y los múltiples beneficios de los eventos híbridos hacen que la incorporación de un componente virtual a su experiencia en directo sea un elemento imprescindible al planificar su futura estrategia de eventos.

En Zoom, recientemente, celebramos nuestra conferencia de usuarios de 2023, Zoomtopia, en nuestra propia plataforma de eventos híbridos, Zoom Events. A continuación, compartimos con usted nuestras conclusiones y le mostramos por qué una estrategia híbrida es el futuro de los eventos.

1. Una mayor audiencia genera un mayor impacto

El primer y más obvio beneficio de cualquier evento híbrido es la escala y todas las ventajas que conlleva ampliar su alcance. Con las herramientas adecuadas para la gestión de clientes potenciales, su evento puede ser uno de sus canales más cruciales para crear ROI y conocimiento.

Por supuesto, más asistentes puede significar más complejidad. Se necesita una planificación cuidadosa y anticipada para aprovechar los claros beneficios de una mayor audiencia. El objetivo es crear un evento integrado en lugar de dos experiencias distintas. Para Zoomtopia, utilizamos Zoom Events para reunir a todos los asistentes virtuales y presenciales en el lobby del evento. Tener un hub de eventos facilitó mucho la gestión y ayudó a que los miembros de la audiencia presenciales y virtuales se sintieran involucrados.

Con todos los participantes del evento registrados y realizando el establecimiento de contactos en una sola plataforma, el seguimiento de la cartera de clientes y la obtención de información también fueron sencillos. La integración de nuestra plataforma de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y el uso de los informes de análisis posteriores al evento de Zoom Events permitieron obtener un análisis de datos completos.

2. La tecnología ayuda a crear un evento híbrido equitativo

Cuando su audiencia se siente incluida sin importar dónde se encuentre, puede ayudar a aumentar su participación y hacer que sus objetivos sean más fáciles de alcanzar. Pero ¿cómo crear una experiencia equitativa para cada participante? Alguien sentado en la oficina de su casa con su gato en el regazo no tendrá la misma experiencia que alguien que esté en movimiento en un evento presencial. Pero hay muchas formas de hacer que todos formen parte de la experiencia de una manera que les resulte valiosa.

Todas las personas que se registraron en Zoomtopia, tanto presenciales como virtuales, pudieron crear su propio perfil, navegar por las sesiones, elaborar su agenda, establecer contactos y acceder a recursos antes y durante el evento de dos días. También hemos incluido algunos recorridos entre bastidores para mostrar a todos el proceso de creación, porque ¿a quién no le gusta echar un vistazo detrás del telón? Mantuvimos el impulso desde el momento en que Eric Yuan irrumpió en el escenario gritando «zooooom» para el discurso de apertura hasta que Charlie Munger nos despidió con sus sabias palabras en el cierre del evento.

Los momentos clave que ayudaron a mantener el interés de los asistentes virtuales incluyeron los siguientes:

• Ofrecer a los participantes en línea la posibilidad de aparecer en directo en la pantalla del escenario del orador.
• Los maestros de ceremonias virtuales presentan y responden a las preguntas en cada sesión.
• Presentar chat en directo y Preguntas y respuestas para todos los participantes virtuales y presenciales a través de la aplicación móvil específica.
• Animar a los participantes a utilizar la herramienta de emojis. Los emojis llevaron la 🔥 a todas nuestras sesiones, con asistentes reaccionando en tiempo real en todo el mundo.

Todas estas adiciones ayudaron a que quienes estaban en casa, en la oficina y en el lugar del evento se sintieran parte de la acción, lo que redujo la tasa de abandono y aumentó la participación en todos los ámbitos.

Hacer que su evento sea equitativo también significa hacerlo accesible. Los intérpretes de lengua de signos y la transcripción en directo generada por IA permitieron la participación de personas sordas o con dificultades auditivas, mientras que la traducción en directo nos ayudó a ampliar nuestro alcance global. Al traducir las sesiones de Zoomtopia a 17 idiomas, los asistentes pudieron sintonizar Zoomtopia desde desktops, equipos portátiles y dispositivos móviles en lugares de todo el mundo.

3. La IA facilita la planificación de eventos híbridos

En un evento de esta magnitud como Zoomtopia, cada minuto cuenta. Zoom AI Companion, nuestro asistente de IA, fue un salvavidas a la hora de gestionar una gran cantidad de piezas en movimiento. Nuestros resúmenes de las reuniones, por ejemplo, ayudaron al equipo a mantenerse informado cuando no podían asistir a las numerosas reuniones de planificación previas al evento debido a sus apretadas agendas. Dado que nuestro equipo utiliza Zoom Team Chat para trabajar juntos, también recurrimos a AI Companion para ayudar a redactar los mensajes. Esta práctica herramienta nos ahorró tiempo valioso y nos ayudó a comunicarnos de forma más eficiente cuando hacíamos malabares con varios flujos de trabajo de eventos.

A partir del 20 de noviembre, Zoom Events ofrecerá aún más funciones con IA para ayudar a los anfitriones de los eventos y a los asistentes. La capacidad de redactar mensajes de chat de Zoom Events generados por IA en el lobby del evento permitirá a los asistentes y anfitriones conectarse rápidamente con otros invitados sin perder el enfoque en el contenido de la sesión en directo. Además, los anfitriones podrán redactar correos electrónicos con AI Companion, lo que elimina la pesada carga de las tareas administrativas entre bastidores al generar rápidamente correos electrónicos de invitación y marketing a través de la plataforma Zoom Events.

4. Prepararse para lo inesperado

Organizar un evento a gran escala requiere una planificación cuidadosa, pero incluso en los eventos más meticulosamente planificados pueden surgir imprevistos. Contar con una plataforma de eventos fácil de usar ayuda a su equipo a optimizar la producción y a mantenerse sincronizado, lo que reduce la posibilidad de cualquier posible inconveniente. Si su evento tiene una cadencia regular, examinar con atención los análisis también puede ayudarle a prepararse de forma más minuciosa para el siguiente.

La plataforma Zoom Events lo guía a través de un sencillo proceso paso a paso para ayudarle a crear su evento desde cero. Para Zoomtopia, hemos añadido el soporte de nuestro equipo de servicios de eventos, que está disponible como add-on para proporcionar conocimientos técnicos y de producción a los clientes para eventos híbridos más complejos. También echamos un vistazo a los datos del año pasado para analizar el comportamiento y las reacciones de los asistentes con el fin de informar y preparar minuciosamente nuestra estrategia para 2023.

En lo que respecta al espectáculo, algunas cosas le darán tranquilidad al organizar un evento híbrido. La primera es la capacidad de backstage de Zoom Events. Esta característica es una sala verde virtual en la que los panelistas pueden prepararse y charlar entre bastidores, lo que ayuda a garantizar un flujo optimizado de la sesión en directo. En segundo lugar, en caso de que se produzcan retrasos de viaje imprevistos u otros cambios de último minuto en la lista de oradores del evento, el hecho de contar con un componente virtual garantiza que el espectáculo pueda continuar.

5. Ahorrar recursos valiosos

El personal es el ahorro de costes más evidente de los eventos híbridos; menos asistentes en persona y oradores significa menos personal en el lugar. Pero también existe la posibilidad de ahorrar en la producción del evento.

Utilizamos el estudio de producción integrado de Zoom Events para crear gráficos de calidad de TV para nuestra audiencia virtual durante las sesiones de contenido de grupos pequeños para evitar costes de producción elevados. Además de ayudar a que la creación del evento sea más rentable, el estudio de producción simplifica las operaciones del evento al permitir que un operador dirija todo el espectáculo virtual desde su equipo portátil.

No hay necesidad de invertir en una plataforma separada para alojar el contenido posterior al evento. Todas nuestras sesiones y recursos de Zoomtopia están disponibles en el lobby del evento. Nuestro equipo puede extraer recursos de esta biblioteca de eventos a petición, reutilizarlos y convertirlos en contenido permanente y compartirlos en múltiples plataformas.

6. Reduzca su huella de carbono

La sostenibilidad es otro beneficio significativo de los eventos híbridos. Dado que menos oradores y asistentes viajarán al evento y se necesitará menos material impreso en el lugar, puede ayudar a reducir la huella de carbono de su empresa. Con el objetivo de la Casa Blanca de lograr una economía de emisiones netas cero para 2050, todas las empresas buscan formas de ampliar sus prácticas sostenibles. Organizar más eventos híbridos y virtuales es una forma de apoyar los objetivos ambientales de su empresa.

Los beneficios de los eventos híbridos están modelando el futuro

Cuando los eventos solo virtuales se volvieron necesarios en 2020, descubrimos que organizar una experiencia exitosa en línea era posible. El regreso a los eventos presenciales en 2022 fue una novedad para todas las personas involucradas después de una pausa tan larga. Rápidamente, aprendimos en qué consiste una experiencia excelente en el lugar y lo valioso que puede ser un componente virtual. Zoomtopia 2022 fue nuestro primer evento híbrido a gran escala, que nos permitió probar características que desde entonces incorporamos a Zoom Events y demostramos en el evento de este año.

En Zoomtopia 2023, nos divertimos mucho utilizando la plataforma Zoom Events completa y descubriendo todos los beneficios de los eventos híbridos. Hemos visto de primera mano cómo tomar lo mejor de ambos escenarios y crear un evento híbrido excepcional puede ayudarle a ampliar su alcance y generar demanda de forma rentable y sostenible. Tras multiplicar por diez el número de asistentes de años anteriores, atraer a una audiencia global y recopilar una gran cantidad de contenido que podremos utilizar a lo largo del año, estamos entusiasmados por seguir mejorando nuestra estrategia de eventos híbridos de cara a 2024. Esperamos que nos acompañe en esta aventura.

Conocer más detalles

Obtenga más información sobre cómo Zoom Events puede ayudarlo con su próximo evento híbrido.