Comme beaucoup d’organisations en France, les activités à la Mairie de Bois-Colombes ont été fortement impactées lors du premier confinement en mars 2020. Répartis entre une vingtaine de bâtiments, ses 450 employés connectés via le système d’information interne, n’étaient pas équipés pour travailler à distance. « Une Mairie a vocation à avoir son personnel sur place. Nous n’avions donc qu’une vingtaine de PC portables que nous avons déployés en urgence pour le personnel critique, afin de continuer à travailler et apporter notre soutien à tous les agents » rappelle Fabienne Declercq, cheffe du service administratif et fonctionnel de la DSI de la ville.

La mairie s’est lancée dans un projet de réorganisation du travail de grande envergure, cherchant à la fois des solutions matérielles et logicielles pour assurer la continuité des services. Les membres de la DSI se sont astreints à une réunion hebdomadaire en visioconférence au cours de laquelle ils testaient différentes solutions du marché. Quelques mois plus tard, après avoir fait le tour des différentes plateformes, la mairie a arrêté son choix sur Zoom. Une décision motivée par quatre principales raisons, comme l’explique Fabienne Declercq :

Simplicité et fiabilité 

« Pendant toute la phase de test, quel que soit l’outil utilisé au départ, les employés finissaient toujours par basculer sur Zoom, notamment parce que c’est sur Zoom que nous avions la meilleure stabilité, tant du point de vue de l’image que du son. Les fonctionnalités étaient aussi beaucoup plus accessibles avec une interface très intuitive qui simplifie l’expérience. Nous avons ainsi pu déployer l’outil auprès des utilisateurs sans avoir à investir dans une formation spécifique, d’autant que tout est en français dans Zoom contrairement à d’autres solutions où l’aide, par exemple, est en anglais ».

Compatibilité matérielle et logicielle

« En mars, lorsque nous avons lancé nos tests, nous étions face à une situation très hétéroclite avec des utilisateurs en présentiel et d’autres à distance. Certains avaient des PC, d’autres des Mac, voire même uniquement des smartphones. Zoom était capable de fédérer toute cette hétérogénéité matérielle autour d’un seul outil de communication. De plus, Zoom est parfaitement intégré à notre environnement logiciel : contrairement à d’autres outils, Zoom ajoute directement les événements au calendrier Outlook ce qui simplifie considérablement la planification des réunions et l’organisation du travail. À l’heure du choix pour équiper nos collaborateurs en ordinateurs, webcam et autres casques, cette excellente compatibilité logicielle et matérielle a aussi été un atout : nous avions plus de liberté pour choisir des équipements adaptés, notamment  à nos contraintes budgétaires».

Clarté et transparence 

« Contrairement à la majorité des alternatives, Zoom n’utilise pas la visioconférence comme un moyen pour nous amener à investir dans des suites collaboratives et des outils connexes. La visioconférence est son produit de base et l’outil ne fait pas constamment référence à des fonctionnalités qui devraient être achetées en plus. Résultat, Zoom est non seulement plus facile à déployer qu’une suite logicielle, mais aussi plus simple à appréhender. Son ergonomie n’est pas héritée d’une philosophie qui n’a rien à avoir avec les besoins liés à la visioconférence ». 

 Accompagner la nouvelle organisation du travail

« Entre nos mois de tests, les contraintes spécifiques aux marchés publics et la gestion des budgets, nous venons tout juste de déployer Zoom en licence professionnelle et non plus en licence libre. Pour l’instant, nous l’utilisons essentiellement pour nos réunions. Mais dès le départ, nous avons décidé de profiter des possibilités offertes par Zoom Webinars, Zoom Meetings, Zoom Rooms et Zoom Phone, sur une vision à plus long terme que la période d’urgence sanitaire. Nous sommes, par exemple, en pleine remise à niveau de nos salles de réunion et elles seront équipées avec Zoom Rooms. Parallèlement, ces mois de télétravail « forcé » nous ont amenés à réfléchir sur nos pratiques professionnelles et nous envisageons une évolution de notre organisation qui n’était évidemment pas conçue pour le travail à distance. Dans cette perspective, nous prévoyons de capitaliser sur la compatibilité de Zoom Phone avec de nombreuses applications pour optimiser la gestion des communications de nos collaborateurs. Pour gagner en flexibilité, nous évaluerons la possibilité de gérer les réunions avec le Département et la Région en visioconférence, avec des participants en présentiel et d’autres à distance».

« La plateforme Zoom nous a aidés à retrouver de la cohésion et de l’efficacité durant les périodes de confinement qui ont suivi celle de mars 2020. Aujourd’hui, Zoom est au cœur de notre évolution vers un modèle organisationnel plus adaptable et hybride, avec un mixte de virtuel et de présentiel ».