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Organisation d’événements virtuels : les bonnes pratiques

Organisation d’événements virtuels : les bonnes pratiques

Les organisateurs d'événements devraient être considérés comme des super-héros dans leur catégorie compte tenu des efforts nécessaires pour concevoir, planifier et proposer des expériences percutantes aux participants. Les problématiques sanitaires et les restrictions de déplacement actuellement en vigueur du fait de la pandémie de COVID-19 ont conduit à annuler ou reporter de nombreux événements à travers le monde, et pourraient encore avoir des conséquences contraignantes à l'avenir. Bien qu'il soit impossible d'organiser ces expériences en présentiel, il est toujours possible de leur donner vie.

Les organisateurs d'événements à la recherche d'outils pour s'adapter rapidement et organiser des salons professionnels, conférences d'utilisateurs, lancements de la saison des soldes et autres événements en ligne disposent de la solution idéale avec Zoom. La plateforme de communications unifiées axée sur la vidéo de Zoom est une excellente alternative à l'organisation d'un événement physique : vous pouvez rassembler des conférenciers, des sponsors, des intervenants et des participants, et retrouver la plupart des interactions possibles en face à face, le tout où que vous soyez et depuis n'importe quel appareil. 

Chez Zoom, nous avons organisé avec succès un grand nombre d'événements en ligne grâce à notre technologie. Découvrez les bonnes pratiques pour créer une expérience virtuelle percutante avec Zoom.

Choisissez votre solution : Meetings vs. Webinars

Les événements virtuels peuvent prendre différentes formes, et Zoom propose des solutions personnalisées pour s'adapter à chaque cas. Lorsque vous planifiez un événement en ligne, pensez à l'expérience utilisateur que vous souhaitez proposer et posez-vous la question suivante :

De quel degré d'interaction ai-je envie avec mes participants ?

Si vos participants doivent surtout vous écouter, Zoom Video Webinar sera la solution la plus adaptée. Lorsque vous avez besoin d'échanger avec votre public et l'hôte, une réunion Zoom Meetings sera la meilleure option. Quelques informations pour vous aider à choisir entre organiser votre événement en ligne sous la forme d'un webinaire ou d'une réunion :

Quand organiser un webinaire ?

Pensez aux webinaires comme un auditorium ou une salle de conférence. Les webinaires sont l’option idéale pour les audiences de grande taille et les événements ouverts à un large public. En règle générale, les participants à un webinaire ne communiquent pas les uns avec les autres. Bien que Zoom offre un certain nombre d’options vous permettant de mieux socialiser avec vos participants, sachez qu’un webinaire classique est destiné, en règle générale, à accueillir une, voire quelques personnes sensées intervenir auprès du public, pas plus.

Quand organiser une réunion ?

Les réunions Zoom Meetings sont la solution idéale pour organiser des sessions interactives au cours lesquelles vous souhaitez faire participer votre audience, ou répartir votre session en petits groupes. La fonction Salles de répartition de Zoom vous permet d'affecter facilement les participants à des séances annexes virtuelles et de les ramener vers la réunion principale. Si vous organisez un événement interne sécurisé, nous vous conseillons d'utiliser notre fonction Salles d'attente. Vous pouvez diriger tous les participants vers la salle d'attente lorsqu'ils rejoignent votre réunion ou uniquement les invités (c'est-à-dire les participants qui ne dépendent pas de votre compte Zoom). Vous pouvez ensuite accueillir les participants un par un ou tous en même temps. Zoom Meetings propose aussi des outils de gestion des interactions avec les participants, mais ceux-ci sont plus utiles si vous cherchez une participation accrue.

Généralement, un webinaire Zoom Webinar sera la solution pour un grand nombre d'événements en ligne, car la plateforme est parfaitement adaptée à la gestion d'un public important. 

Organiser un événement virtuel à l'aide de Zoom Video Webinars

Que vous deviez organiser des événements marketing numériques, des réunions d'équipe, des annonces de lancement de produit ou des séances de formation, un webinaire Zoom Video Webinar est une option très facile pour gérer et engager votre public. Vous pouvez par exemple promouvoir rapidement un participant au rôle d'intervenant afin qu'il puisse prendre la parole en direct. D'autres fonctionnalités sont également proposées pour renforcer l'engagement, par exemple lever la main, poser des questions (Q. et R.) et organiser des sondages.

Voici quelques avantages offerts par Zoom Video Webinars lorsque vous organisez votre événement en ligne :

Astuces pour l'organisateur

L'hôte de l'événement donne le ton. Entraînez-vous et répétez au préalable afin de garantir que votre public vive la meilleure expérience possible. Voici quelques astuces de pro pour assurer le succès de votre événement en ligne :

  • Câblez votre connexion à Internet : vous éviterez ainsi la majorité des problèmes liés à l'instabilité de la connexion Wi-Fi, qui peuvent affecter la qualité de l'audio et l'expérience globale des participants.
  • Testez l'audio avant le début de votre webinaire : garantissez ainsi que vos hauts-parleurs et votre micro fonctionnent correctement avant le début de l'événement en direct. Comment tester l'audio de votre appareil ?
  • Minimiser le bruit de fond : essayez d'organiser votre webinaire dans un endroit calme. Si vous vous trouvez dans un environnement bruyant, utilisez un casque équipé d'un micro, cela réduit généralement les bruits de fond par comparaison avec le microphone intégré de votre ordinateur. De manière générale, un casque permet de bénéficier d'un son de meilleure qualité que les options intégrées.
  • Se mettre sur son 31 : vous apparaitrez en vidéo, alors veillez à être habillé de manière professionnelle. Nous vous conseillons de porter des vêtements unis, plutôt que des imprimés. Faites attention aux accessoires ou aux bijoux. Si vous parlez avec vos mains, le bruit et le mouvement peuvent être source de distraction.
  • Définir des attentes claires : choisissez un titre et une decription clairs pour votre webinaire, afin de donner une bonne idée du contenu proposé. Veillez à offrir le contenu promis dans les supports de promotion diffusés avant l'événement numérique.
  • Commencer à l'heure : nous vous conseillons de commencer votre événement 5 minutes avant ll'afin de permettre à vos participants de vous rejoindre avant la présentation du contenu. L'hôte doit informer les participants de l'heure de démarrage de l'événement et du fait que le contenu sera enregistré et partagé par la suite.

Pour découvrir d'autres bonnes pratiques en matière de conception de contenu et de création d'impact, jetez un œil à ces astuces d'organisation de webinaires, proposées par le fondateur de Let’s Do Video, David Maldow. 

Interagissez avec votre public

L'un des principaux avantages des événements en présentiel sont les interactions. Toutefois, les événements en ligne peuvent également être sources d'expérience informatives et interactives, tout en profitant du confort de votre domicile ou de votre bureau.

Il est essentiel de mettre en œuvre des efforts significatifs pour votre expérience en ligne, comme vous l'auriez fait pour votre événement en face à face. Voici quelques astuces pour vous aider à optimiser les interactions :

  • Donner le ton : accueillez les participants dès qu'ils rejoignent le webinaire ou la réunion. Commencez par une question pour briser la glace et demandez aux participants d'envoyer leurs réponses dans le chat. « Comment allez-vous aujourd'hui ?» « Qu'espérez-vous entendre/apprendre au cours de cet événement ?» Lisez certaines des réponses et partagez votre propre ressenti avec l'audience.
  • Activer le Q. et R. : désignez des intervenants ou autres hôtes pour contribuer à répondre aux questions posées durant l'événement. Nous vous conseillons d'encourager les participants à poser des questions tout au long de la session. Vous avez ainsi la possibilité de collecter les questions et de décider d'y répondre en direct ou à la fin. Il n'y a rien de plus néfaste que les blancs, donc préparez quelques questions dans l'hypothèse où vous devez combler un temps mort.
  • L'importance des sondages : créez 3 ou 4 questions de sondage qui peuvent être posées avant l'événement. Il s'agit d'une occasion parfaite pour identifier les informations qui intéressent votre public, évaluer son niveau d'expertise et sa compréhension ou son opinion actuelle du contenu que vous partagez.
  • Demander des retours : avec Zoom Video Webinars, vous pouvez créer des enquêtes post-événement pour collecter des commentaires sur les présentateurs, le contenu et la satisfaction du public. Il vous suffit d'avoir l'URL de votre outil d'enquête favori. Lorsque les participants quittent le webinaire, l'enquête sera lancera automatiquement.  
  • Réactions : Zoom est riche en fonctionnalités et vous permet d'organiser des réunions de groupe et autres événements internes en ligne pour des publics de grande ampleur. Les participants peuvent désormais réagir au cours d'une réunion en envoyant un pouce ou en applaudissant pour communiquer leur satisfaction sans interrompre la présentation 

Monétiser votre événement

L'intégration de PayPal et Zoom vous permet de facturer des frais d'inscription pour les événements organisés sur la plateforme de webinaire. Ce processus de paiement simplifié vous assure de pouvoir vous concentrer sur l'organisation d'une expérience numérique optimale, sans avoir à vous inquiéter de récupérer les frais d'inscription. Il vous suffit de posséder un compte PayPal personnel ou professionnel.

Lors de l'inscription à votre événement, les participants seront redirigés vers PayPal pour procéder au paiement. Pour réaliser le paiement, ils se connecteront à leur compte PayPal ou saisiront les informations de leur carte de crédit. Une fois le paiement effectué, ils recevront des instructions pour participer au webinaire.

Augmentez votre portée

Avez-vous déjà pensé à aller plus loin avec votre événement en ligne ? Lorsque le contenu est rédigé, que vos intervenants sont prêts, il est l'heure de la diffusion en direct.

Les webinaires et réunions Zoom peuvent être diffusés sur les réseaux sociaux grâce à Facebook Live, Facebook Workplace et YouTube Live, ainsi qu'à une intégration des flux en direct personnalisée. Ainsi, les participants peuvent se connecter via Zoom ou regarder votre contenu sur les réseaux sociaux, ce qui vous permet d'élargir votre public sans avoir à fournir des efforts supplémentaires. 

Ressources complémentaires

Voici quelques ressources complémentaires pour vous aider à offrir une expérience en ligne réussie :

Vous avez d’autres questions ? Rendez-vous sur notre page d'assistance pour découvrir les bonnes pratiques en matière de réunion et webinaire, ou regardez notre webinaire « Bonnes pratiques d'organisation d'événements en ligne » 

Regarder le webinaire

Vous pouvez également contacter un spécialiste produit de Zoom pour en savoir plus sur nos services de conseil en événements en ligne ou demander une démo personnalisée dès aujourd'hui !

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