Vous êtes constamment confronté à des tonnes d’informations, de messages et de ressources. Pour ne pas perdre pied, vous devez absolument trouver des moyens de gagner en efficacité, d’aller plus vite et de rester organisé. Il n’est pas toujours utile de recourir à des outils de productivité supplémentaires, qui risquent juste de venir s’ajouter à la pile de choses que vous devez gérer. Vous avez plutôt besoin d’un guichet unique pour toutes vos opérations.

C’est là qu’entre en jeu notre solution de chat, Zoom Team Chat. Intégré à la plateforme Zoom sans frais supplémentaires, Zoom Team Chat est comme une arme secrète que vous pouvez dégainer chaque fois qu’il vous faut agir rapidement.  

Toutefois, une arme secrète n’est efficace que si l’on sait s’en servir. C’est une chose de savoir comment envoyer un message par chat, c’en est une autre de savoir comment maximiser les fonctionnalités de Zoom Team Chat pour exploiter au mieux votre temps.

Afin de vous aider à tirer le meilleur de votre expérience de chat, nous avons créé un aide-mémoire regroupant quelques meilleures pratiques d’utilisation de Zoom Team Chat au travail :  

Astuces de pro pour utiliser Zoom Team Chat

Utilisez la fonction de réponse

Lors d’une discussion par chat animée avec un collègue ou une équipe, il peut être difficile de savoir qui répond à quoi. En cliquant sur « Répondre » sous un message, vous répondez directement à ce message et votre réponse s’affiche sous celui-ci, indiquant aux autres participants sur quel sujet vous intervenez.

Insérez des liens avec aperçu

Rédigez des articles concis sans URL longues. Pour intégrer un lien directement dans votre texte, utilisez l’option « Ajouter un lien » dans le champ « Format ». Une fois votre lien hypertexte ajouté, cliquez dessus et sélectionnez « Ouvrir le lien » pour en afficher un aperçu et vérifier que tout est correct avant de publier votre article. Il serait regrettable de ne pas partager le bon lien !

Utilisez la mention @all avec parcimonie et les @mentions avec précaution 

Lorsque vous souhaitez attirer l’attention de tout le monde sur un message que vous postez dans un canal, utilisez la mention @all pour avertir tous les membres du canal ou du chat de groupe (actifs ou non) de votre message. Toutefois, si le groupe compte plusieurs centaines ou milliers de membres, veillez à utiliser cette fonctionnalité avec parcimonie. 

Vous pouvez également utiliser les @mentions dans un message pour taguer des personnes dans un chat de groupe ou un canal. Il vous suffit de taper le symbole @ suivi du nom des personnes concernées, puis de sélectionner ces personnes dans le menu déroulant. Vous voulez garder un ton décontracté ? Utilisez la touche retour arrière de votre clavier pour supprimer le nom de famille de la mention. 

Restez calme et poursuivez la discussion

Nous le savons bien : lorsque vous recevez des tonnes de messages, vous pouvez vite vous retrouver submergé dans le chat. Pour garder la tête hors de l’eau, ajustez les paramètres de notification dans Zoom Team Chat. Vous pouvez ainsi choisir de recevoir des notifications uniquement lorsque vous êtes directement mentionné ou lorsque vous recevez un message dans un chat individuel, un chat de groupe ou les canaux de votre choix. Ne vous laissez pas submerger par un flot chaotique de messages et concentrez-vous sur les informations dont vous avez besoin à l’instant T. 

Accédez à d’autres solutions lorsque vous avez besoin d’aller plus loin

Dans l’environnement de travail dynamique d’aujourd’hui, vous devez parfois jongler entre le chat, le téléphone et la vidéo pour développer ou expliquer un point précis. Comme Zoom Team Chat est intégré au client Zoom, vous pouvez passer d’une solution Zoom à une autre en restant dans la même application. Vous pouvez même lancer une réunion directement depuis un chat de groupe ou un canal en cliquant sur l’icône « Réunion vidéo ». Et si vous utilisez le client Zoom Mail de bureau, vous pouvez également partager des e-mails sur Team Chat.

Organisez-vous

Les applications de chat peuvent être très animées, notamment lorsque vous travaillez avec plusieurs équipes et intervenants externes sur différents projets. Certaines méthodes peuvent vous aider à organiser vos messages et à mettre de l’ordre dans ce chaos : 

Ne laissez pas les absences à une réunion creuser des écarts

Notre fonctionnalité de chat de réunion continu permet aux participants de communiquer avant, pendant et après une réunion, en créant un chat de groupe qui leur est dédié dans Zoom Team Chat. Lorsqu’elle est activée, les messages envoyés dans le chat en réunion apparaissent dans ce chat de groupe de sorte que les participants puissent poursuivre la discussion après la réunion.

Créez des dossiers 

Lorsque la barre latérale de Zoom Team Chat commence à devenir anarchique, les dossiers sont un excellent moyen d’organiser et de regrouper vos conversations, vos canaux et vos contacts. Si vous créez des dossiers pour les différents projets auxquels vous participez ou les différentes équipes avec lesquelles vous travaillez, vous pourrez retrouver facilement les conversations ou les canaux qui vous intéressent. Nous vous recommandons également de créer un dossier dédié aux canaux internes critiques pour ne jamais rien rater et accéder facilement aux informations importantes.

Gagnez en productivité avec le chat personnel 

Conservez les notes importantes, ressources, rappels et autres messages dans un « chat personnel ». Cet espace de travail privé est non visible des autres utilisateurs et accessible directement dans Zoom Team Chat. Pour utiliser le chat personnel dans le client de bureau, cliquez sur l’onglet « Chat de groupe ». Dans la section des favoris, localisez votre nom, puis saisissez vos notes et appuyez sur « Envoyer ». Cette méthode permet de vous envoyer un message auquel vous pourrez vous référer ultérieurement, peu importe l’appareil utilisé pour accéder à l’application de chat.  

Cherchez et trouvez ce dont vous avez besoin

Soyons réalistes : avec la vague de messages, de fichiers, de captures d’écran et autres qui déferle sur l’application de chat, vous pouvez avoir du mal à trouver exactement ce que vous cherchez. Avec la fonctionnalité de recherche performante de Zoom Team Chat, vous pouvez rapidement localiser les ressources dont vous avez besoin. Dans le client de bureau, cliquez sur le bouton « Rechercher » en haut de la barre de navigation. Entrez les mots clés à rechercher. Par défaut, Zoom effectue une recherche dans vos chats, canaux, messages et contacts pour trouver les fichiers ou les messages correspondant à vos critères de recherche. Pour affiner votre recherche, vous pouvez appliquer l’un des filtres suivants : Meilleurs résultats, Contacts, Canaux, Messages ou Fichiers.

Rationalisez votre travail

Le temps est votre ressource la plus précieuse : Zoom Team Chat peut vous aider à travailler plus vite lorsque vous en avez le plus besoin. Voici quelques astuces pour rationaliser vos activités quotidiennes avec Zoom Team Chat : 

Définissez des rappels pour les messages importants

Dans le tumulte d’une journée de travail, vous pouvez parfois passer à côté de messages importants. Au lieu de stresser à l’idée d’avoir pu manquer quelque chose, recevez un rappel des messages importants au moment qui vous convient le mieux. La fonctionnalité de rappel vous permet d’indiquer à quel moment vous souhaitez que l’application vous rappelle un message reçu. Vous avez ainsi la garantie de n’oublier ou de ne rater aucun message.

Gagnez du temps grâce à l’IA

Besoin de répondre rapidement ? Utilisez la rédaction intelligente de messages de chat de groupe avec Zoom IQ (essai gratuit pour les clients titulaires de certains forfaits)*. Cette fonctionnalité rédige un message pour vous d’après le contexte de la conversation. Vous pouvez modifier la tonalité et la longueur du message afin de personnaliser les réponses suggérées.

Définissez un message de statut 

Un message de statut vous permet d’afficher une note dans votre profil Team Chat que les autres utilisateurs pourront voir lorsqu’ils sélectionneront votre contact ou discuteront avec vous. 

C’est un excellent moyen de partager des informations avec vos collègues. Vous pouvez par exemple leur indiquer que vous êtes absent, que vous ne pourrez pas répondre rapidement ou que vous êtes sur le terrain toute la journée. Vous pouvez définir une date d’expiration pour votre message de statut, par exemple à la fin de vos congés.

Simplifiez les flux de travail avec des intégrations

Vous souhaitez transmettre rapidement un document important à un membre de l’équipe ? Vous voulez accéder à une application tierce performante sans quitter la plateforme Zoom ? Zoom Team Chat s’intègre avec des dizaines d’applications populaires, permettant ainsi aux équipes de gagner du temps et de simplifier les flux de travail.

Prêtez attention aux icônes de présence 

Les icônes de présence vous permettent de savoir instantanément si vos collègues sont disponibles pour discuter avec vous. Grâce à ces icônes dans votre application de chat, vous pouvez voir facilement qui est disponible et communiquer votre statut (présence) aux autres utilisateurs. 

Plusieurs statuts de présence sont proposés : un cercle gris vide indique que vous êtes hors ligne et un cercle vert que vous êtes en ligne, une icône de caméra vidéo signale que vous participez à une réunion Zoom, etc. Nous vous recommandons de tous les connaître. Généralement, le meilleur moment pour contacter une personne est lorsque son statut de présence est vert (disponible). Pour être averti dès qu’un contact est disponible, cliquez sur les trois points à côté de son nom et sélectionnez « M’avertir lorsque disponible ».

Découvrez notre application de chat

À l’heure où l’on s’appuie constamment sur un volume croissant d’informations, une application de chat constitue le socle d’une collaboration et d’une productivité organisées. Zoom Team Chat est bien plus qu’une simple application de chat : c’est un hub de collaboration conçu non seulement pour organiser vos échanges par chat, mais également pour centraliser tous les outils de la plateforme Zoom. Notre application de chat s’intègre avec toutes les autres modalités de Zoom pour plus de simplicité et des flux de travail sans accroc. Vous pouvez ainsi collaborer facilement dans le cadre de réunions, par téléphone, à l’aide d’un tableau blanc, et plus encore.

Participez à notre webinaire et découvrez comment utiliser Zoom Team Chat pour réduire vos coûts tout en vous adaptant aux nouvelles exigences opérationnelles. Inscrivez-vous dès maintenant.

* La rédaction intelligente de messages de chat de groupe avec Zoom IQ est actuellement disponible en anglais, uniquement dans les forfaits Zoom One (Entreprise Plus, Entreprise, Affaires Plus, Affaires, Pro) et certaines anciennes offres groupées Zoom (Hôte nommé d’entreprise, Hôte actif Entreprise, Zoom Meetings Entreprise, Zoom Meetings Affaires, Zoom Meetings Pro), en essai gratuit pendant une durée limitée. Sous réserve de disponibilité dans le secteur et la zone géographique concernés.

Les fonctionnalités en essai gratuit peuvent être supprimées ou modifiées à tout moment et peuvent également être soumises à des limites d’utilisation, à des restrictions régionales ou liées à la licence et à d’autres conditions d’utilisation.