Les meilleures stratégies de sécurisation des réunions pour les animateurs et administrateurs Zoom

Les meilleures stratégies de sécurisation des réunions pour les animateurs et administrateurs Zoom

La plateforme de communications unifiées basée sur la vidéo Zoom est extrêmement riche en fonctionnalités. Aussi, peut-être ne connaissez-vous pas tous les outils à votre disposition pour protéger vos réunions importantes. Grâce aux commandes incomparables dont disposent l’animateur et le co-animateur avant, pendant et même après une réunion Zoom, les utilisateurs de Zoom bénéficient d’une confidentialité et d’une sécurité accrues pour toutes leurs réunions. Beaucoup de ces options peuvent également être définies et mises en œuvre au niveau du compte, du groupe, ou de l’utilisateur par votre administrateur Zoom.

Voici comment mettre en œuvre une réunion sécurisée à l’aide de Zoom:

Avant la réunion

Les utilisateurs de Zoom peuvent prendre un certain nombre de mesures avant le début d’une réunion pour éviter de partager accidentellement des informations sensibles ou d’autoriser l’accès de tiers à leur réunion. Voici quelques exemples des fonctionnalités que les animateurs peuvent activer avant le début d’une réunion:

Réunions protégées par mot de passe — Des mots de passe peuvent être définis pour les nouvelles réunions programmées, les réunions instantanées, les salles de réunion personnelles, les réunions déjà programmées et pour les participants rejoignant une réunion par téléphone. Ce mot de passe est généré automatiquement dans l’invitation du calendrier. Si vos participants rejoignent une réunion en cliquant sur un lien, aucun mot de passe n’est requis. Cependant, s’ils saisissent manuellement un n pour rejoindre une réunion, ils seront invités par défaut à saisir un mot de passe. Cette fonctionnalité est disponible sur tous nos clients Zoom et pour les Zoom Rooms.

  • Paramètre par défaut – Mot de passe requis
  • Défini au niveau Compte? – Oui
  • Défini au niveau Groupe? – Oui
  • Défini au niveau Utilisateur? – Oui

Option Rejoindre avant l’animateur désactivée — Lors de la programmation d’une réunion, un animateur a la possibilité d’autoriser ou non les participants à rejoindre la réunion avant l’animateur. Les participants verront s’afficher une fenêtre contextuelle avec le message: «L’animateur n’a pas encore rejoint la réunion», pour un contrôle et une sécurité supplémentaires des réunions, en particulier dans les salles de réunion personnelles.

  • Paramètre par défaut – Désactivé
  • Défini au niveau Compte? – Oui
  • Défini au niveau Groupe? – Oui
  • Défini au niveau Utilisateur? – Oui

Salle d’attente — Cette fonctionnalité de la plateforme Zoom offre à l’animateur la possibilité de maîtriser à quel moment un participant rejoint la réunion et lui permet aussi de créer des paramètres personnalisés offrant plus de contrôle sur qui, parmi les participants, peut rejoindre la réunion et à quel moment. (Consultez cet autre article de blog qui passe au crible les avantages des salles d’attente Zoom.)

  • Paramètre par défaut – Désactivé
  • Défini au niveau Compte? – Oui
  • Défini au niveau Groupe? – Oui
  • Défini au niveau Utilisateur? – Oui

Seuls les utilisateurs connectés peuvent participer + Domaines spécifiés — Les administrateurs de Zoom ont la possibilité de limiter les participants à la réunion aux utilisateurs connectés à Zoom. Les administrateurs peuvent également aller plus loin et limiter la participation aux utilisateurs connectés à partir d’un ensemble spécifique de domaines d’adresses e-mail. Si cette option est activée, seuls les utilisateurs qui sont connectés à leur client Zoom peuvent participer à la réunion. En outre, l’administrateur de Zoom a la possibilité de spécifier des domaines approuvés sur liste blanche; seuls les utilisateurs connectés à leur client Zoom avec le domaine spécifié pourront alors rejoindre une session.

  • Paramètre par défaut – Désactivé
  • Défini au niveau Compte? – Oui
  • Défini au niveau Groupe? – Oui
  • Défini au niveau Utilisateur? – Oui

Pendant la réunion

L’interface intuitive de Zoom offre aux animateurs et co-animateurs un contrôle total sur les réunions, ce qui garantit des réunions plus efficaces et empêche également l’accès à la session par d’éventuels intrus. Ces commandes de sécurité pendant la réunion évitent également aux animateurs de partager accidentellement des informations confidentielles ou personnelles. Exemples de fonctionnalités:

Verrouiller la réunion — Cette fonctionnalité permet à l’animateur et au co-animateur d’empêcher quiconque, même en possession du n de réunion et du mot de passe, de rejoindre la réunion. Cette fonctionnalité est idéale pour les réunions pour lesquelles l’animateur souhaite éviter les interruptions ou lorsque des informations sensibles sont susceptibles d’être partagées.

Possibilité de supprimer des participants — Les animateurs ont la possibilité de supprimer des participants de la réunion, afin d’exclure toute personne n’ayant pas été invitée à la réunion.

Identifier les participants invités – Les animateurs de Zoom et les autres utilisateurs du compte ont la possibilité de vérifier la liste des participants, afin de s’assurer qu’aucune personne non incluse dans le compte Zoom n’a rejoint la réunion. Lorsque la fonctionnalité est activée, tout invité qui n’est pas connecté ou qui est connecté à partir d’un domaine d’e-mail autre que celui de l’hôte apparaîtra dans la liste des participants avec un arrière-plan de couleur orange clair.

Possibilité de partager l’écran d’une seule application — Lorsqu’ils partagent leurs écrans, les participants ont la possibilité de partager la totalité de l’écran ou simplement l’application de leur choix. Cela évite aux participants de dévoiler des informations confidentielles par inadvertance au cours d’une réunion et leur permet de s’assurer qu’ils partagent uniquement ce qu’ils veulent partager. Les administrateurs peuvent également empêcher les animateurs et les participants de partager leur bureau.

  • Paramètre par défaut – Désactivé
  • Défini au niveau Compte? – Oui
  • Défini au niveau Groupe? – Oui
  • Défini au niveau Utilisateur? – Non

Après la réunion

Enregistrements de réunions sécurisés — Avec la fonctionnalité d’enregistrement des réunions de Zoom, vous pouvez consulter facilement les informations de chaque réunion. Vous pouvez stocker ces enregistrements dans l’environnement de cloud sécurisé de Zoom et les protéger par mot de passe ou en limiter l’accès par domaine. Vous pouvez également stocker ces enregistrements localement sur votre appareil, ce qui vous donne plus de contrôle sur les utilisateurs autorisés à visionner vos enregistrements de réunions.

  • Paramètre par défaut – Désactivé
  • Défini au niveau Compte? – Oui
  • Défini au niveau Groupe? – Oui
  • Défini au niveau Utilisateur? – Oui

Sécuriser les réunions avec Zoom

En donnant aux utilisateurs un contrôle inégalé sur leurs réunions, Zoom offre aux animateurs et aux participants la sécurité dont ils ont besoin pour communiquer en toute confiance et en toute sécuritésur n’importe quel appareil. Consultez cet autre article de blog sur la façon dont la fonctionnalité Salle d’attente de Zoom offre un certain nombre de protections supplémentaires pour toutes vos réunions.

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