Comment empêcher des personnes indésirables de participer à votre événement Zoom

Comment empêcher des personnes indésirables de participer à votre événement Zoom

Nous sommes honorés que vous utilisiez Zoom pour rester en contact en cette période de distanciation sociale, d’apprentissage à distance et de télétravail. Notre plateforme a été utilisée de tant de façons – pour le travail, des apéritifs, des célébrations publiques, des salles de classe virtuelles, des séances de yoga, et tant d’autres événements et expériences.

Néanmoins, faute de précautions, des événements conçus pour rassembler les gens pourraient être suivis par une personne qui n’est pas invitée. 

Comment les réunions sont-elles perturbées ?

Lorsqu’il s’agit d’événements virtuels, des interruptions peuvent se produire lorsque l’événement – et donc les informations relatives à la réunion – est ouvert au public. Un utilisateur peut partager un lien de réunion privée sur les réseaux sociaux, envoyer les informations relatives à sa salle de classe virtuelle à un ami, envoyer par e-mail une invitation à un événement virtuel, etc. Mais lorsque ces liens sont diffusés sur les réseaux sociaux ou d’autres forums publics, l’événement devient totalement public et toute personne disposant du lien peut y participer. Des événements tels que les mariages et autres faits marquants de la vie, les cours magistraux, les célébrations culturelles, les soirées de visionnage en direct et les cours d’exercices physiques étant couramment partagés publiquement, ils pourraient être potentiellement exposés à des perturbations.  

Conseils pour empêchez les perturbations 

Dans la mesure où la plateforme Zoom est utilisée pour organiser des événements virtuels, nous avons voulu prodiguer des conseils pour nous assurer que toutes les personnes qui participent à un événement y soient invitées.  

Voici quelques rappels pour utiliser Zoom et organiser des événements publics :

  • Zoom a créé OnZoom, une plateforme entière d’expériences immersives. Actuellement disponible uniquement pour les utilisateurs payants aux États-Unis, la plateforme peut être utilisée par des organisations et des particuliers pour créer leur propre événement public ou toute une série d’événements. Les hôtes peuvent ajuster les paramètres avant et pendant l’événement afin de créer un environnement sécurisé pour les participants.
  • Vous pouvez aussi profiter de la solution Zoom Video Webinars, conçue pour prendre en charge les événements privés en direct et à la demande. Avec Zoom Webinars, seuls les hôtes, co-hôtes et intervenants ont la possibilité de parler, de diffuser des vidéos et de partager leur écran. Les hôtes et co-hôtes peuvent également ajuster les fonctionnalités de chat et de questions-réponses afin de s’assurer que seul un certain contenu est présenté à un public plus large.
  • Bien que Zoom Meetings n’ait pas été conçu pour accueillir des événements publics, si vous décidez d’utiliser la solution pour organiser un tel événement, évitez d’utiliser votre Nº personnel de réunion (NPR) à cette occasion. Votre NPR est en fait une réunion continue et vous ne tenez pas à ce que des personnes extérieures s’introduisent dans votre espace virtuel personnel une fois la fête terminée. 
  • Quel que soit le type de solution Zoom que vous utilisez pour votre événement, familiarisez-vous avec les paramètres et les fonctionnalités de Zoom afin de bien protéger votre espace virtuel lorsque nécessaire. Par exemple, la fonctionnalité Salle d’attente de Zoom Meetings vous permet de contrôler les entrées et sorties d’un événement. (Cf. ci-dessous)

Si vous utilisez Zoom Meetings pour organiser un événement, consultez la liste des fonctionnalités qui peuvent vous aider à assurer la sécurité et la fluidité de celui-ci.  

Gérer le partage d’écran

Vous ne voulez pas que des inconnus présents à votre événement public prennent le contrôle de l’écran et partagent du contenu indésirable avec le groupe. Vous pouvez empêcher cela, avant et pendant la réunion, dans la barre de contrôle de l’hôte, afin d’être le seul à pouvoir partager votre écran.

Pour empêcher que des participants partagent leur écran pendant un appel, dans les commandes de l’hôte situées en bas, cliquez sur la flèche située à côté de « Partager l’écran », puis allez dans « Options de partage avancées ». Sous « Qui peut partager ? », choisissez « Seulement l’hôte » et fermez la fenêtre.  

Vous pouvez également basculer le curseur des privilèges de partage sous l’icône de Sécurité de votre fenêtre ou modifier l’option de partage par défaut dans vos paramètres Zoom.

Partage d’écran

Gérer vos participants

  • Autorisez uniquement les utilisateurs connectés à participer : si quelqu’un essaie de participer à votre événement et n’est pas connecté à Zoom avec l’e-mail sur lequel il a été invité, il recevra un message indiquant « Cette réunion est réservée aux participants autorisés ». Cette option est pratique si vous souhaitez contrôler la liste des participants et invitez uniquement les personnes souhaitées à votre événement – d’autres étudiants de votre école ou vos collègues, par exemple.
  • Verrouillez la réunion : il est toujours prudent de verrouiller votre porte d’entrée, même lorsque vous êtes à l’intérieur de la maison. Lorsque vous verrouillez une réunion Zoom qui a déjà commencé, aucun nouveau participant ne peut s’y présenter, même s’il possède le numéro et le mot de passe de la réunion. Il suffit de cliquer sur l’icône de Sécurité en bas de votre fenêtre Zoom. Dans la fenêtre surgissante, cliquez sur le bouton Verrouiller la réunion.
  • Configurez votre propre authentification à deux facteurs : vous n’avez pas besoin de partager le lien de votre réunion ! Générez un numéro de réunion aléatoire lorsque vous programmez votre événement et exigez un mot de passe pour la rejoindre. Vous pouvez partager ces détails en privé avec les participants respectifs. 
  • Supprimez les participants indésirables ou perturbateurs : vous pouvez retirer une personne de votre réunion au moyen de l’icône de sécurité ou du menu Participants. Dans le menu Participants, vous pouvez passer votre souris sur le nom d’un participant et plusieurs options apparaîtront, notamment l’option Supprimer. Cliquez pour renvoyer quelqu’un de la réunion.
  • Autoriser les participants supprimés à reparticiper : lorsque vous supprimez un participant, il ne peut pas participer à nouveau à la réunion. Sachez cependant que vous pouvez configurer vos paramètres pour permettre à tous les participants supprimés de revenir, si vous avez renvoyé la mauvaise personne.
  • Désactivez la vidéo : les hôtes peuvent désactiver la vidéo d’un participant. Les hôtes pourront ainsi bloquer les gestes indésirables, gênants ou inappropriés sur la vidéo.
  • Coupez le micro des participants : les hôtes peuvent activer et désactiver le micro de certains participants ou de tous les participants à la fois. Les hôtes peuvent bloquer le bruit indésirable, perturbateur ou inapproprié des autres participants. Vous pouvez également activer l’option « Couper le micro à l’entrée » dans vos paramètres pour éviter le brouhaha dans les réunions qui regroupent un grand nombre de participants.
  • Suspendez les activités des participants : les hôtes et co-hôtes peuvent interrompre la réunion pour exclure et signaler un participant indélicat et éviter d’autres perturbations. Cliquez sur l’icône de Sécurité et sélectionnez « Suspendre les activités du participant » pour interrompre temporairement toutes les activités vidéo, audio, de chat en réunion, d’annotation, de partage d’écran et d’enregistrement, et pour mettre fin aux Salles de répartition. Vous pouvez reprendre la réunion en réactivant les différentes fonctionnalités.
  • Désactivez le transfert de fichiers : le transfert de fichiers en réunion permet aux personnes de partager des fichiers par le biais de l’outil de chat en réunion. Désactivez cette option pour éviter que la discussion soit inondée d’images indésirables, GIF, mèmes et autre contenu.
  • Désactivez l’annotation : vous et vos participants pouvez prendre des notes et écrire du contenu à l’aide d’annotations pendant le partage d’écran. Vous pouvez désactiver la fonctionnalité d’annotation dans vos paramètres Zoom pour empêcher que les participants écrivent partout sur l’écran.
  • Désactivez le chat privé : Zoom dispose d’une fonctionnalité de chat en réunion, que les participants peuvent utiliser pour envoyer des messages à l’ensemble du groupe ou entre eux en privé. Vous pouvez limiter la capacité des participants à chatter entre eux pendant votre événement et limiter ainsi les sources de distraction. Cliquez sur « Chat » dans les contrôles de la réunion, puis en bas de la fenêtre de chat de groupe Zoom en réunion, cliquez sur les trois points. De là, vous pouvez activer des options permettant de déterminer qui peut chatter avec qui au cours de votre réunion. 
  • Signaler un utilisateur : les hôtes peuvent signaler des utilisateurs au service Confiance et sécurité de Zoom. Celui-ci étudiera les éventuels usages abusifs de la plateforme et prendra les mesures adéquates. Vous trouverez cette option sous notre icône de Sécurité, et pourrez joindre des captures d’écran et d’autres documents le cas échéant.

Expérimentez la Salle d’attente 

La Salle d’attente est une fonctionnalité importante pour sécuriser une réunion Zoom. Tout comme son nom l’indique, la salle d’attente est une zone d’attente virtuelle qui empêche vos invités de rejoindre une réunion avant que vous ne soyez prêt-e à les recevoir. C’est un peu comme le cordon de velours à l’extérieur d’une boîte de nuit, et vous êtes le videur qui surveille attentivement qui peut entrer.

Les organisateurs d’une réunion peuvent personnaliser les paramètres de la salle d’attente pour un contrôle supplémentaire, et vous pouvez même personnaliser le message que les invités voient lorsqu’ils entrent dans la salle d’attente afin qu’ils sachent qu’ils sont au bon endroit. Ce message est la zone idéale pour publier les règles/principes applicables à votre événement, par exemple pour expliquer à qui s’adresse l’événement en question.

Waiting Room Message

La Salle d’attente est une excellente manière de choisir qui entre dans votre événement et de tenir les intrus éloignés.

Utiliser Zoom de manière responsable

Nous espérons que ces conseils vous aideront à organiser des événements sûrs et réussis sur notre plateforme. Qu’il s’agisse d’un apéritif ou d’une session de yoga, faites en sorte que votre événement se déroule comme prévu en tirant parti des fonctionnalités de sécurité de Zoom.

Et continuez à nous envoyer vos photos de vos événements virtuels sur Zoom ! Partagez-les avec nous sur LinkedIn, Facebook et Twitter et nous nous ferons un plaisir de liker, d’ajouter en favoris et de re-tweeter certaines d’entre elles !

Note de l’éditeur : cet article a été mis à jour par rapport à la version originale du 20 mars afin d’y inclure les informations les plus récentes sur la prévention des perturbations.

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