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Quelques astuces pour des réunions plus productives

Quelques astuces pour des réunions plus productives

Vous avez l’impression de passer votre temps en réunion ? Vous n’êtes pas le seul. Selon le spécialiste des réunions, Joseph Allen, les responsables passaient 75 % de leur temps, avant la pandémie, à préparer, organiser et participer à des réunions. Pourtant, plus de la moitié d’entre elles sont considérées comme inutiles.

Lorsqu’elles sont ciblées, planifiées et bien dirigées, les réunions peuvent être un atout majeur. Pourtant, très souvent, elles sont perçues comme non productives ou non nécessaires. Alors pourquoi continuer à organiser des réunions de mauvaise qualité ? Comment les améliorer ?

Le docteur Allen s’est joint à Nicole Baer et Philippe Depallens, de Logitech, pour répondre à ces questions et à bien d’autres lors de Zoomtopia 2020. Regardez leur session « Astuces pour organiser des réunions efficaces » ou téléchargez notre checklist pour améliorer la culture de réunion de votre organisation.

Préparez-vous avant la réunion

Posez-vous la question suivante : « cette réunion est-elle nécessaire ? »

Suivez les quelques questions ci-dessous pour déterminer s’il convient d’organiser une réunion.

  • Ma réunion répond-elle à un objectif/un but clair et précis ?
  • La collaboration et la discussion sont-elles nécessaires pour atteindre mes objectifs ?
  • Dois-je discuter d’informations complexes ou sensibles ?

Si vous avez répondu oui à l’une de ces questions, il est probable qu’une réunion soit la solution la plus adaptée pour atteindre votre objectif. Dans le cas contraire, envisagez d’utiliser l’e-mail, la messagerie instantanée ou un bref appel vocal.

Limitez la liste de vos participants

Toutes les personnes sur votre liste d’invités jouent-elles un rôle actif dans la réalisation de l’objectif de votre réunion ? Si le but est la collaboration, essayez de vous limiter à de cinq à sept personnes. Sinon, vous aurez beaucoup de monde sur votre appel, mais seules quelques personnes participeront.

Créez et diffusez l’ordre du jour

Les ordres de jour permettent de maintenir la conversation autour d’un sujet et de faire en sorte que les réunions soient plus productives. Préparez votre ordre du jour en amont et envoyez-le à tous les participants pour leur permettre de vous faire part de leurs reflexions et de se familiariser avec le sujet abordé.

Déterminez la durée adéquate

Essayez de limiter vos réunions à moins de 45 minutes, et évitez de programmer des entretiens à la suite pour permettre aux participants de se reposer. Si vous avez besoin d’aller au-delà d’une heure (par exemple pour une session de planification), prévoyez de courtes pauses pour vous détendre et reprendre de plus belle.

Adoptez le bon état d’esprit

Lorsque le rappel de votre réunion apparaît, cessez votre tâche en cours et prenez quelques minutes pour préparer votre esprit à se concentrer sur la réunion à suivre. Buvez un verre d’eau, méditez, écoutez de la musique ou faites un tour — ce dont vous avez besoin pour trouver l’énergie et participer à la réunion sans être distrait(e).

Astuces pendant la réunion

Commencez par briser la glace

Prendre du temps pour tisser des liens personnels rend généralement une réunion plus efficace. Adoptez le ton adéquat en discutant du week-end ou en demandant aux participants comment ils vont avant de passer aux choses sérieuses.

Soyez un animateur actif

Donnez aux participants une bonne raison d’allumer leur caméra en proposant une conversation active, où tout le monde a la possibilité de s’exprimer. Encouragez la participation en vous adressant aux intervenants par leur nom. Changer fréquemment de vue, passer du partage d’écran à la vue Galerie ou à la fonctionnalité Spotlight peut également aider à conserver l’attention du public.

Soyez un participant engagé

Évitez de faire plusieurs choses à la fois ou de naviguer entre vos onglets afin de rester aussi impliqué(e) et engagé(e) que possible. Montrez aux organisateurs que vous êtes à l’écoute en utilisant les réactions de la réunion. Si vous ne souhaitez pas interrompre l’interlocuteur, utilisez le chat de la réunion.

Respectez l’ordre du jour

Lorsque la conversation commence à s’égarer, ayez recours aux techniques de communication procédurale pour vous concentrer sur votre objectif. Suggérez de lier les sujets associés et organisez un suivi en dehors pour que la réunion suive l’ordre du jour défini.

Concentrez-vous sur l’inclusivité

Les femmes et les personnes racisées ont tendance à faire l’objet de préjugés inconscients sur leur lieu de travail, et les réunions virtuelles peuvent mettre l’accent sur ces inégalités. Faites attention à la personne qui parle et à celles qui sont interrompues, et faites en sorte que toutes les voix soient entendues.

Assurez un suivi après la réunion

Envoyez les points principaux évoqués et les mesures à prendre

Profitez des enregistrements, des transcriptions et des applis de prise de notes pour envoyer les points de la réunion à toutes les participants. Ainsi, tout le monde peut rester informé, sans avoir à passer des journées entières en réunion.

Proposez des possibilités de contribution

Lorsque vous envoyez des notes ou des enregistrements, n’hésitez pas à demander des retours aux participants. Ainsi, vous créez un environnement plus inclusif pour ceux qui n’ont pas envie de prendre la parole durant la réunion ou pour ceux qui étaient absents.

Évaluez et annulez les réunions non nécessaires

Évaluez les réunions, en particulier les réunions récurrentes, après chacune d’entre elles pour vous assurer qu’elles répondent à l’objectif fixé. Dans le cas contraire, raccourcissez leur durée, leur fréquence ou annulez-les complètement.

Téléchargez notre checklist pour des réunions efficaces

Consultez notre bibliothèque de vidéos à la demande pour découvrir les autres sessions de Zoomtopia 2020 qui abordent des sujets comme l’éducation, la santé, le maintien des connexions grâce à Zoom et la création d’environnements de travail extraordinaires.

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