Quand Kelsie Colley, conseillère en recherche dans les sciences humaines chez Zoom, cherchait du travail en décembre 2022, elle avait limité ses candidatures aux offres en télétravail. Plus qu’un poste à distance, c’était une entreprise qui mesurait l’engagement autrement que par l’utilisation ou non de la webcam pendant les réunions qu’elle cherchait.

Kelsie est autiste et souffre d’un trouble du déficit de l’attention et de l’hyperactivité (TDAH). Allumer sa caméra à chaque réunion peut lui provoquer une surcharge cognitive ou sociale. Aux informations techniques et sociales envoyées par les autres participants s’ajoute le phénomène d’autoprésentation qui peut entraîner une sensation de fatigue accrue. Comme elle l’explique : « Je deviens hypervigilante de mon comportement, c’est comme si je souffrais de la 'Zoom fatigue' ».

Elle a trouvé la flexibilité qu’elle cherchait chez Zoom. « Mes collègues comprennent que ce n’est pas parce que ma caméra est éteinte que je ne suis pas attentive. Ils m’encouragent à prendre soin de moi pour que je puisse réaliser correctement mes tâches professionnelles. Je dispose d’un large éventail d’options pour communiquer avec eux malgré qu’ils ne voient pas mon visage : je peux parler, échanger via le chat, réagir avec des émojis, lever la main ou utiliser un avatar. »

Dès sa première semaine de travail, Kelsie et d’autres collègues ont émis l’idée de fonder une communauté dédiée à la neurodiversité. Ils ont créé le canal de chat Neuro@Zoom pour que les personnes neuroatypiques et neurotypiques puissent réfléchir ensemble à des méthodes de travail originales et garantir la réussite de chaque Zoomie.

Kelsie explique : « Nous cherchons à briser les idées reçues et à proposer un contre-récit en affirmant qu’il n’y a pas qu’un seul moyen d’obtenir des résultats. »

Ce canal regorge également d’idées pour adapter notre plateforme et nos pratiques aux Zoomies neuroatypiques, et enrichir nos connaissances afin de créer une expérience plus inclusive pour les utilisateurs de Zoom souffrant d’un trouble neurodéveloppemental à travers le monde.

Qu’est-ce que la neurodiversité et pourquoi est-ce important ?

La neurodiversité est un terme qui reflète la pluralité des perceptions du monde et favorise la représentation des personnes neuroatypiques au sein d’un groupe. Une personne neuroatypique (ou neurodivergente) a une condition cognitive ou sensorielle qui diverge des normes dominantes. Ainsi, la neurodiversité englobe des conditions telles que l’autisme, le TDAH, la dyslexie et la dyspraxie, entre autres.

Pour la communauté Neuro@Zoom, la neurodiversité est une étape essentielle vers l’inclusion professionnelle des neurodivergents. Elle permet de créer un environnement dans lequel tous les schémas d’action et de pensée sont reconnus et acceptés. C’est un facteur essentiel à la réussite des équipes.

Quand les entreprises utilisent des indicateurs classiques pour mesurer l’engagement ou les performances des employés, elles peuvent pénaliser sans le vouloir les employés neuroatypiques. Une personne qui ne sourit pas et évite le contact visuel lors d’un entretien peut ne pas être retenue, une autre qui n’intervient pas beaucoup pendant les réunions peut se voir refuser une promotion.

La neuro-inclusion consiste en partie à prendre conscience de ces préjugés et à reconnaître qu’ils sont souvent infondés. Maintenir le contact visuel, par exemple, n’est pas une garantie de réussite, pas plus qu’un signe indéniable de l’intérêt pour un poste. Les équipes sensibilisées à ces préjugés et idées préconçues sont mieux armées pour les combattre et veiller à ce que les employés neurodivergents ne soient pas défavorisés.

Un autre volet de la neuro-inclusion consiste à offrir à chacun les outils dont il a besoin pour être productif et performant à son poste. Kelsie a notamment proposé d’instaurer la création d’ordres du jour avant les réunions. Certains neuroatypiques ne parviennent pas à traiter les informations en temps réel. Avec un ordre du jour détaillé, ces personnes peuvent se préparer aux réunions et participer davantage le moment venu.

Kelsie se rappelle : « Pendant mon intégration dans l’entreprise, nous avons abordé le sujet des ordres du jour. Cette pratique est désormais ancrée dans l’entreprise et partagée avec tous les Zoomies pendant leur intégration. C’est une première étape pour la neuro-inclusion dans les réunions. »

Cependant, tout le monde a une conception différente des ordres du jour. Pour certains, il s’agit d’un élément secondaire, rédigé à la va-vite de manière succincte en se limitant aux grandes lignes. Or, selon Kelsie, les ordres du jour devraient expliquer l’enjeu des réunions et détailler les points qui seront discutés afin d’intéresser davantage les employés et de les inciter à réfléchir à leur contribution.

Plus de flexibilité lors des réunions vidéo

Les politiques et pratiques ne sont pas suffisantes pour encourager la neurodiversité au travail. Il faut aussi adapter les produits que nous concevons et utilisons quotidiennement.

Selon Alex Mooc, responsable de l’accessibilité chez Zoom : « Dans notre vision de l’accessibilité, chacun peut utiliser la plateforme Zoom pour communiquer et atteindre ses objectifs, quels que soient son âge ou ses capacités. La simplicité d’utilisation et la convivialité de Zoom sont des critères importants pour les personnes neuroatypiques ou souffrant d’un handicap cognitif ou invisible. »

Kelsie ajoute : « Beaucoup de fonctionnalités de la plateforme Zoom sont intrinsèquement neuro-inclusives, et nous poursuivons sur cette lancée. Je peux adapter le produit à mes besoins du moment et demander aux autres de faire de même. »

Par exemple, l’avatar est très prisé par les Zoomies neurodivergents, car il leur permet de s’exprimer sans la pression d’être devant la caméra. En reproduisant leurs mouvements et leurs expressions faciales, les avatars sont plus dynamiques qu’une photo de profil statique. De plus, ils peuvent être personnalisés en fonction du style et de la personnalité de son créateur.

« Lors d’une réunion, mes collègues peuvent ressentir le besoin d’avoir une expérience visuelle plus riche. Ces jours-là, si je ne souhaite pas allumer ma webcam, je peux activer mon avatar et ainsi m’adapter à leur besoin pour faciliter la collaboration », conclut Kelsie.

Grâce aux réactions et commentaires non verbaux, comme la fonctionnalité Lever la main ou les émojis, les participants disposent de moyens de communication hors caméra pour montrer qu’ils sont attentifs et présents.

Désactiver la caméra a plusieurs avantages pour les personnes neuroatypiques. En effet, certaines d’entre elles ont développé une stratégie de camouflage social (« masking ») qui consiste à réprimer des aspects d’elles-mêmes, notamment leur façon naturelle de travailler ou de penser, afin d’apparaître plus neurotypiques. Quand la caméra est éteinte, elles ressentent moins le besoin de recourir à cette stratégie. Le camouflage social peut freiner la créativité et l’innovation : l’énergie déployée pour se faire accepter n’est pas consacrée à la collaboration intellectuelle et créative avec les autres membres de l’équipe.

Tout aussi répandue chez les personnes neuroatypiques, l’autostimulation (« stimming ») est un comportement répété qui permet de réguler le stress et les émotions et qui peut prendre plusieurs formes, notamment le balancement, le battement des mains ou le raclement de gorge. Certaines personnes se forcent à réprimer ces comportements pendant les conversations en face en face. Grâce aux différentes options disponibles hors caméra, ces personnes peuvent adopter ces comportements sans peur d’être jugées ou incomprises par les autres.

Pour d’autres, la nature même des réunions vidéo est un problème : se voir en permanence épuise. Les options Masquer la vignette et Arrêter toutes les vidéos entrantes permettent aux neurodivergents de faire une pause visuelle pour se concentrer plus facilement sur la conversation. Les personnes souffrant de troubles du traitement auditif peuvent activer les sous-titres automatiques pour mieux comprendre les interventions en temps réel, puis consulter les transcriptions après la réunion.

Conseils pour favoriser la neurodiversité et l’inclusion au travail

Les entreprises ont tout à gagner à favoriser la neurodiversité au sein de leurs équipes, gage d’une pluralité de talents et de compétences. Les employés qui se sentent acceptés et valorisés pour leurs différences éprouvent une plus grande satisfaction et restent plus longtemps en poste. Ils sont également plus productifs quand ils reçoivent l’aide dont ils ont besoin pour réussir.

Si vous souhaitez créer des réunions plus inclusives, voici quelques conseils de base :

• Informez les employés qu’ils sont autorisés à désactiver leur caméra pendant une réunion, sans avoir à se justifier.
• Rédigez un ordre du jour détaillé de chaque réunion et envoyez-le à l’avance aux participants. Intégrez-y les questions qui seront soulevées, ainsi que l’objectif de la réunion, et notez les sujets les plus importants au début de l’ordre du jour.
• Pendant les réunions, encouragez les participants à utiliser des fonctionnalités telles que les réactions non verbales ou le chat. Consultez régulièrement le chat afin de prendre en compte les commentaires des personnes qui ont décidé de l’utiliser.
• Si possible, incitez les participants à envoyer un e-mail ou à utiliser le chat de groupe pour vous faire part de leurs commentaires ou idées. L’objectif est de désacraliser la réunion comme seul moyen de contribuer aux sujets abordés.
• Activez les enregistrements et transcriptions des réunions afin que chaque participant puisse y accéder après les réunions.
• Si vous êtes l’organisateur d’une réunion, activez les sous-titres automatiques.
• Montrez l’exemple : utilisez un avatar si vous vous lassez de la caméra. S’ils passent inaperçus, attirez l’attention sur les commentaires laissés dans le chat.
• Instaurez une journée sans réunion (chez Zoom, c’est le mercredi) pour que vos employés puissent accorder toute leur attention à leur travail, sans interruptions.

En proposant plus de flexibilité et d’options de communication, vous permettez à chacun de vos employés de choisir ce qui leur convient le mieux et favorisez l’accessibilité sur le lieu de travail.

Pour plus de conseils sur l’accessibilité, suivez notre cours sur l’accessibilité dans le Centre d’apprentissage Zoom.