Il est désormais possible de choisir soi-même une Breakout Room, ce qui permet aux participants de se déplacer librement entre les salles.

Pouvoir discuter en petits groupes, avec davantage de concentration, est une composante essentielle de la tenue d’une réunion en présentiel. Grâce à l’option Breakout Rooms de Zoom, vous pouvez retrouver cette dynamique de réunion dans votre environnement numérique.

Breakout Rooms est l’une des fonctionnalités les plus populaires de Zoom Meetings, et nous ajoutons constamment de nouvelles fonctions pour offrir la meilleure expérience possible à nos utilisateurs. Nous avons récemment intégré la possibilité pour les participants à la réunion de choisir eux-mêmes la salle Breakout Room qu’ils aimeraient rejoindre.

Auparavant, l’hôte de la réunion devait affecter le participant à une Breakout Room. Désormais, lorsque l’option Choisir soi-même les Breakout Rooms est activée par l’hôte (et lorsque l’hôte et les participants utilisent la version Zoom 5.3.0 ou une version ultérieure), les participants peuvent se déplacer librement entre les différentes Breakout Rooms sans avoir besoin de l’aide de l’hôte.

Et ce n’est qu’une des dernières mises à jour des Breakout Rooms de Zoom. Vous pourrez trouver de très nombreuses fonctions géniales intégrées à ce puissant outil de collaboration. Pour mieux comprendre les Breakout Rooms, voici ce que vous devez savoir pour les utiliser efficacement lors de votre prochain cours ou réunion sur Zoom.

Activer les Breakout Rooms sur votre compte

Zoom vous permet de créer jusqu’à 50 sessions en petit groupe distinctes pour renforcer la collaboration et les discussions privées.

Allez sur zoom.us, connectez-vous à votre compte à l’aide de vos identifiants Zoom et rendez-vous dans les paramètres de votre compte. Dans les Paramètres durant la réunion (Avancés), vous pouvez activer la fonction Breakout Rooms. Une fois que cette option est activée, vous pouvez créer des salles au cours de vos réunions en cliquant sur l’icône « Breakout Rooms » en bas à droite de votre barre d’outils. Si vous ne pouvez pas accéder à l’option pour activer les Breakout Rooms, contactez votre administrateur système et demandez-lui de l’activer.  

Pré-attribuer des Breakout Rooms au cours de la programmation

L’hôte de la réunion peut avoir l’autorisation de pré-attribuer des Breakout Rooms lors de la programmation d’une réunion.Cette option est parfaite pour les hôtes qui connaissent déjà la répartition qu’ils aimeraient appliquer aux participants.

Pour programmer une réunion avec des Breakout Rooms pré-attribuées :

1. Assurez-vous que l’option « Autoriser l’hôte à affecter des participants à des Breakout Rooms lors de la programmation » est activée.
2. Lorsque vous programmez une nouvelle réunion, allez dans les Options de la réunion et activez l’option « Pré-attribuer des Breakout Rooms ».
3. Vous pouvez ensuite sélectionner « Créer des salles » pour paramétrer des salles et affecter manuellement des participants à l’aide de leur adresse e-mail ou « Importer à partir d’un fichier CSV », ce qui vous communique un modèle CSV auquel vous pouvez ajouter vos Breakout Rooms et vos participants.
4. Vous souhaitez donner un nom à chaque Breakout Room ? Cliquez sur la Breakout Room de votre choix, puis sur l’icône en forme de crayon. Vous pourrez alors renommer la salle.
5. Une fois que vous avez créé vos Breakout Rooms et affecté vos participants, cliquez sur Enregistrer avant de poursuivre la programmation de votre réunion.

Créer des Breakout Rooms durant une réunion

Dans la barre d’outils de la réunion, l’hôte ou le co-hôte peut cliquer sur l’icône Breakout Rooms et accéder aux options suivantes pour gérer les Breakout Rooms :

• Création de salle automatique ou manuelle : La création automatique d’une salle créera automatiquement vos Breakout Rooms, en plaçant les participants dans les salles de manière aléatoire ou selon la pré-attribution des salles. La création manuelle d’une salle vous permettra de créer chaque salle et d’y affecter les participants individuellement.
• Déplacer les participants : Pour déplacer un participant, cliquez simplement sur le nom du participant et affectez-le à une salle différente.
• Supprimer une salle : Cette option supprimera la Breakout Room que vous avez sélectionnée. Néanmoins, les participants situés dans cette salle ne seront pas retirés de la réunion. Une fois qu’une salle est supprimée, ses participants sont remis dans la file d’attente afin d’être affectés à une autre Breakout Room.
• Recréer : Cette option vous permet de recommencer de zéro en recréant aléatoirement vos Breakout Rooms et en plaçant les participants dans des salles de manière automatique. Vous pouvez également recréer manuellement les Breakout Rooms.

Paramétrer les options des Breakout Rooms

Dans le volet Breakout Room, vous trouverez un menu Options contenant des fonctionnalités pour vous aider à affiner votre expérience des Breakout Rooms. Ces options sont notamment :

• Déplacer tous les participants vers des Breakout Rooms : Cette option déplace automatiquement tous les participants vers une Breakout Room lorsque vous cliquez sur l’option « Ouvrir toutes les salles », ce qui vous permet de créer des Breakout Rooms au fur et à mesure.
• Définir un chronomètre : Vous pouvez paramétrer un chronomètre pour vos Breakout Rooms. Lorsqu’il arrive à expiration, tout le monde doit retourner dans la session principale. Cette option est idéale pour les activités en groupe ou les séances de réflexion à plusieurs.
• Compte à rebours après la fermeture des Breakout Rooms : Cette option affiche un compte à rebours visible dans les Breakout Rooms pour indiquer aux participants le temps restant avant leur retour à la session principale, ce qui leur permet de clôturer leurs discussions.
• Permettre aux participants de retourner à la session principale à tout moment : Cette option permet aux participants de retourner à la session principale sans contrainte de temps.

Gérer les Breakout Rooms 

Une fois que tous les participants se trouvent dans leur Breakout Rooms, les fonctions suivantes peuvent vous aider à gérer le rythme et le flux des sessions :

• Sélectionner soi-même une Breakout Room (NOUVEAU) : Un hôte peut créer des Breakout Rooms et, durant sa réunion, permettre aux participants de sélectionner eux-mêmes la salle qu’il aimerait rejoindre, sans avoir besoin d’une intervention de l’hôte.
• Rendre visite aux salles : En tant qu’hôte ou co-hôte, vous pouvez passer d’une Breakout Room à l’autre.
• Diffuser un message : Envoyez un message à chaque Breakout Room. Cette fonctionnalité est utile si vous pouvez indiquer aux participants qu’il est temps de mettre un terme à leurs discussions par exemple.
• Fermer toutes les salles : Lorsque vous êtes prêt(e) à clôturer vos séances en petits groupes, vous pouvez cliquer sur « Fermer les salles », ce qui indiquera aux participants qu’ils doivent rejoindre la session principale.
• Répartir à nouveau les participants : Une fois que vous avez clôturé une session de répartition, vous pouvez décider de répartir à nouveau les participants. Ceci est utile pour les cours ou évènements assez longs, car vous pouvez diviser vos participants autant de fois que vous le souhaitez.
• Répondre aux demandes d’aide : Les participants qui se trouvent dans des salles de répartition peuvent cliquer sur l’icône « Demander de l’aide » pour inviter l’hôte à rejoindre votre salle de répartition afin de vous apporter de l’aide. L’hôte recevra une notification et pourra se joindre à cette session.  

Il est également important de se rappeler que si la réunion est enregistrée sur le cloud, seule la salle principale sera enregistrée, peu importe la salle dans laquelle l’hôte se trouve. Si l’enregistrement est effectué en local, la salle dans laquelle se trouve le participant qui enregistre sera enregistrée. Plusieurs participants peuvent enregistrer en local.

Le nombre maximal de participants dans une Breakout Room unique dépend de la capacité de la réunion, du nombre de Breakout Rooms créées et du fait que les participants sont affectés à une salle avant ou pendant la réunion.

Participer dans une Breakout Room 

En tant que participant dans une Breakout Room, vous disposez des mêmes fonctions que durant une réunion normale. Ces options sont :

• Sélectionner vous-mêmes votre Breakout Room : Vous pouvez désormais choisir la Breakout Room que vous aimeriez rejoindre si l’hôte a activé cette fonctionnalité. Les participants peuvent alors se déplacer librement entre les Breakout Rooms sans que l’hôte ne doive leur affecter une salle. Remarque : L’hôte de la réunion et les participants doivent utiliser la version 5.3.0 de Zoom ou une version ultérieure pour pouvoir sélectionner eux-mêmes les Breakout Rooms.
• Partage d’écran : Vous pouvez partager votre écran dans une Breakout Room, comme lors d’une réunion normale. Toutefois, l’hôte doit permettre aux participants de partager leurs écrans dans des Breakout Rooms.
• Chat durant la réunion : Vous pouvez aussi utiliser la fonction de chat au sein de votre Breakout Room pour envoyer des messages à d’autres participants dans la salle ou partager des liens, du contenu et des idées.
• Demander de l’aide à l »hôte : Cette fonctionnalité est unique aux Breakout Rooms et vous permet de contacter l’hôte pour lui indiquer que vous avez besoin d’aide dans votre Breakout Room. L’hôte peut répondre immédiatement en se rendant dans la Breakout Room ou en envoyant un message aux participants pour les informer qu’il les aidera dès qu’il sera disponible.

Participer depuis un appareil Zoom Rooms

Nous venons d’ajouter la possibilité de rejoindre des Breakout Rooms depuis vos appareils Zoom Rooms. Bien que Zoom Rooms ne puisse pas initier de sessions dans des Breakout Rooms, il est possible de l’ajouter en tant que participant lorsque l’hôte démarre une Breakout Room. Les participants à Zoom Rooms peuvent rejoindre et quitter la session et voir qui se trouve dans leur salle de répartition.

Cette option est particulièrement utile pour les enseignants qui utilisent des salles de classe sur Zoom Rooms et souhaitent profiter des Breakout Rooms pour leurs activités en groupe. La fonctionnalité Breakout Rooms sera disponible sur Zoom Rooms pour Windows, Mac et Zoom Rooms pour Touch avant la fin de l’année.

Autres capacités des Breakout Rooms

Les organisations qui recherchent une capacité supplémentaire de Breakout Rooms doivent contacter leur représentant de compte Zoom pour accéder aux Breakout Rooms avec une capacité de 100 salles dans une réunion et la possibilité d’attribuer jusqu’à 1000 personnes entre ces salles.

Pour en savoir plus sur l’utilisation des Breakout Rooms, veuillez consulter notre page d’assistance ou suivre notre webinaire sur demande sur l’utilisation des Breakout Rooms.