Rien ne remplace les bonnes manières dans toutes nos interactions quotidiennes, et elles sont certainement appréciées lors des réunions professionnelles : être à l’heure, regarder la personne dans les yeux, lui consacrer toute notre attention. Appliquer ces mêmes principes à nos réunions vidéos fait tout à fait sens. 

Les réunions de travail traditionnelles sont trop souvent considérées comme non productives, en raison de leurs nombreux retards et interruptions. Les plateformes de vidéoconférence comme Zoom ont contribué à améliorer l’efficacité des réunions, mais il est possible de les rendre encore plus productives.

Certaines règles sont évidentes et découlent du bon sens : éviter de manger et de boire, faire attention à son langage corporel et respecter l’orateur. Voici sept conseils supplémentaires pour garantir une réunion Zoom productive et efficace. 

1. N’oubliez pas de présenter tout le monde au début.

Comme lors d’une réunion en présentiel, vous n’engageriez pas une conversation avec deux personnes qui ne se connaissent pas sans les présenter. Il en est de même lors d’une réunion virtuelle. N’oubliez pas de présenter tous les participants en début de réunion pour créer un environnement accueillant et favoriser la participation.

2. Vérifiez que votre arrière-plan est en ordre.

Vous voulez que l’attention de vos participants soit consacrée au contenu de la réunion, pas à votre bureau en désordre ou à votre fantastique collection d’œuvres d’art. En ayant un cadre net avec des décorations appropriées à un contexte professionnel, vous réduisez les chances que vos participants soient distraits. Vous devriez aussi essayer de participer à la réunion en vous installant dans un lieu calme. Avec la fonctionnalité arrière-plan virtuel , il est très facile d’éliminer les distractions qui vous entourent quand vous devez rejoindre une réunion. 

3. Regardez la caméra, plutôt que vous-même, lorsque vous parlez.

Si vous vous regardez sur l’écran lorsque vous parlez, vos interlocuteurs ont l’impression que votre attention est ailleurs. En regardant directement la caméra, les participants ont l’impression que vous les regardez eux plutôt que sur le côté, ce qui permet à chacun de se sentir impliqué dans la conversation. Assurez-vous de bien aligner votre webcam et votre écran au niveau des yeux, pour pouvoir regarder directement la caméra et favoriser ce contact visuel avec les autres participants. 

4. Éliminez les distractions et concentrez-vous sur l’ordre du jour.

Les notifications d’applications de messagerie, les sonneries et les applications ouvertes sur votre bureau peuvent être gênantes, et vos participants pourraient penser que vous ne prêtez pas attention. Limiter ces distractions peut aider à ce que les participants se concentrent sur la réunion, et à éviter les interruptions. 

5. Gérez consciemment vos paramètres audio et vidéo.

Vérifiez que votre micro est activé et que votre caméra est allumée pour être sûr que tous les participants peuvent vous entendre et vous voir lorsque vous parlez. Si vous remarquez que quelqu’un dans la réunion parle, mais que son micro est désactivé, vous pouvez le prévenir et lui demander de rétablir le son dans l’onglet Gérer les participants. Vous pouvez aussi gérer comment vous commencez et rejoignez les réunions (avec la vidéo activée, le son coupé au départ, etc.) dans vos Paramètres Zoom Meeting.

6. Invitez uniquement les participants qui ont besoin d’être là.

Inviter des collègues qui n’ont pas besoin de participer ou de prendre des décisions peut nuire à la productivité de la réunion. Vous pouvez en effet envoyer aux autres parties prenantes un résumé de la réunion via Zoom Team Chat, et limiter la liste des participants afin d’éviter que la réunion ne s’éternise. En tant que participant, examinez toutes les invitations que vous recevez pour décider si vous avez vraiment besoin d’y participer. Si ce n’est pas le cas, demandez à recevoir un enregistrement ou un résumé pour obtenir les informations dont vous avez besoin. 

7. Si vous êtes l’organisateur, ne quittez pas la réunion.

Cette règle génerale vaut pour tous les organisateurs : attendez que tout le monde ait quitté la réunion avant d’y mettre fin, pour que les participants puissent partir quand ils le souhaitent et dire un dernier mot avant de se déconnecter. Zoom désignera un hôte remplaçant si l’hôte initial quitte la réunion avant la fin.

Mettez en pratique ces conseils

Suivre ces conseils est indispensable si vous voulez que vos réunions soient professionnelles et efficaces.

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