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Evénements virtuels et hybrides : notre guide de planification

Evénements virtuels et hybrides : notre guide de planification

En 2020, les organisateurs d’événements ont dû apprendre rapidement à passer d’expériences en présentiel à des expériences virtuelles. Mais que nous réserve le secteur de l’événementiel en 2021 et au-delà ? Les restrictions imposées en termes de déplacements et de rassemblements importants contraignent de nombreux organisateurs à se contenter d’un format virtuel ou hybride pour le moment, ou à penser à intégrer des composants virtuels à l’avenir.

La bonne nouvelle, c’est que les organisateurs d’événements disposent maintenant de nombreuses de ressources pour les aider à créer une expérience numérique exceptionnelle, capable de rivaliser avec l’expérience en présentiel! Avec un peu de planification, de préparation et une bonne dose de créativité, vous pouvez concevoir une expérience qui repousse les limites des événements virtuels tels que nous les imaginions il y a encore un an ou deux.

Un guide pour les organisateurs d’événements virtuels

Nous avons rédigé un Guide ultime de la planification et de l’organisation d’événements virtuels sur Zoom, qui contient tout ce que vous devez savoir pour organiser des événements en ligne réussis et pertinents. Découvrez certains des points clés ci-dessous, et accédez au guide complet pour bénéficier de listes pratiques, de conseils détaillés, et bien plus encore !

Des solutions adaptées pour se simplifier la vie

Devez-vous organiser votre événement sur Zoom Meetings ou Zoom Video Webinars ? La réponse dépend de plusieurs facteurs : la taille de votre public, le niveau d’interaction souhaité, et le degré de connaissance de vos participants. Notre guide détaille les meilleurs cas d’utilisation pour chaque solution et vous donne des conseils utiles pour choisir la mieux adaptée à votre événement. En outre, nous partageons nos intégrations d’applications préférées pour vous aider à organiser votre événement plus efficacement.

Créer une expérience visuelle stimulante

Concevez votre événement de façon à offrir des opportunités d’interaction et à réduire le nombre d’abandons de participants. Voici quelques conseils tirés de notre guide :

  • Prévoyez un programme concis qui captivera votre audience du début à la fin. 
  • Assurez-vous que les sessions soient interactives. Faites un sondage auprès de votre public, répondez à des questions en direct et utilisez les salles de breakout ou le chat. 
  • Envoyez à votre public des goodies pour l’événement, une carte cadeau pour une livraison de repas ou d’autres articles amusants dont ils pourront profiter.

Utilisez nos « checklists » pour planifier et vous préparer

La planification d’un événement virtuel fluide est une activité complexe qui comprend de nombreux éléments, de la coordination du contenu à l’activation des bons paramètres pour votre webinaire. Nous disposons de listes de vérification destinées à vos équipes chargées de la production, de la présentation et à vos équipes techniques, pour vous assurer que chacun sait ce qu’il doit faire avant le grand jour.

Faites passer le mot

Créez un site web ou une page contenant toutes les informations dont votre public a besoin : date, heure, informations sur l’intervenant, détails de la session, informations sur l’inscription et réponses à la foire aux questions. Ensuite, faites parler de votre événement via des e-mails, blog posts, réseaux sociaux et médias. N’oubliez pas de demander à vos partenaires, sponsors et intervenants de le partager également sur leurs réseaux. 

Vous êtes prêt ?

Prévoyez un moment pour permettre à vos intervenants et à votre équipe de production de passer en revue notre checklist pour la répétition et de régler tout problème technique ou de contenu à l’avance.

Lorsque vous êtes prêt à passer en direct, gardez votre guide de l’événement à portée de main pour savoir quelles tâches de dernière minute vous devez effectuer. Testez les micros et les caméras, ouvrez la session à l’avance pour permettre aux participants de rejoindre l’événement, et vérifiez les paramètres d’enregistrement et de diffusion en direct pour vous assurer qu’ils fonctionnent correctement.

Que faire après votre événement ?

Les actions réalisées après l’événement sont presque aussi importantes que l’événement lui-même. Recueillez les commentaires des participants avec un sondage, analysez les rapports, mettez le contenu enregistré à disposition et assurez le suivi des prospects. Vous devez prendre le temps de débriefer avec votre équipe, d’évaluer les objectifs de l’événement et de prévoir des mesures pour vous améliorer.

Vous trouverez des informations détaillées sur chaque section ci-dessus dans notre guide, notamment s’agissant de l’utilisation de certaines de nos fonctionnalités d’événements les plus populaires comme les sondages, les salles de breakout et la diffusion en direct
Pour en savoir plus, consultez notre guide avec Hubspot sur l’organisation d’événements numériques monétisés.

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