Les événements hybrides ont bien évolué depuis les premiers mois de 2020, où nous avons dû transformer les événements en personne en expériences virtuelles à part entière. Le mode de travail hybride est actuellement un sujet d’actualité. Mais qu’est-ce qu’un événement hybride ? Dans sa forme la plus simple, un événement hybride est un événement qui réunit, grâce à la technologie, des personnes qui participent à distance et en présentiel à un événement en direct. Nous avons tous fait l’expérience d’un événement hybride d’une manière ou d’une autre, par exemple en accédant par téléphone à une réunion de travail depuis chez nous lorsque notre enfant est malade, ou en regardant un match en direct sur la télé d’un restaurant voisin avec des amis. 

Aujourd’hui, vous pouvez créer un événement hors du commun où que vous soyez et élargir votre public au-delà de l’enceinte traditionnelle d’un centre de conférence ou d’un espace événementiel, avec à la clé plus de clients potentiels et un meilleur retour sur investissement pour votre marque. Ces nouvelles possibilités correspondent également aux attentes de votre public, à l’heure où les environnements de travail hybrides plus flexibles deviennent la norme. Cette évolution et les nombreux avantages offerts par les événements hybrides rendent l’intégration des technologies virtuelles indispensable à la planification de votre stratégie à venir en matière d’événements. 

Nous avons récemment hébergé la conférence 2023 des utilisateurs Zoom, Zoomtopia, sur notre propre plateforme dédiée aux événements hybrides, Zoom Events. Suivez-nous dans les coulisses, où nous vous ferons part de nos conclusions et vous montrerons pourquoi la stratégie hybride est l’avenir des événements de demain. 

1. Plus large est votre public, plus fort est votre impact

Les principaux atouts d’un événement hybride, et les plus flagrants, sont l’échelle à laquelle il est organisé et les retombées qui découlent de l’élargissement de votre audience. Si vous disposez des bons outils pour gérer les clients potentiels, les événements peuvent devenir l’un de vos canaux essentiels d’amélioration de votre retour sur investissement et de votre notoriété. 

Évidemment, la complexité d’un événement peut être proportionnelle au nombre de ses participants. Vous devez planifier votre événement soigneusement et à l’avance pour bénéficier des avantages évidents liés à un public plus large. L’objectif est de créer un événement intégré plutôt que deux expériences distinctes. Lors de Zoomtopia, nous avons utilisé Zoom Events pour réunir l’ensemble des participants à distance et des personnes présentes dans le hall de l’événement. Le recours à un hub d’événement centralisé a facilité la gestion et a favorisé l’implication des participants, qu’ils soient à distance ou en présentiel. 

Comme tous les participants à l’événement peuvent s’inscrire et réseauter sur une plateforme, il est également très simple de suivre le pipeline commercial et de générer des informations. L’intégration de notre plateforme de gestion de la relation client (CRM) et l’exploitation des rapports d’analyse de Zoom Events créés après les événements permettent de générer des analyses avancées des données. 

2. Créez un événement hybride équitable grâce à la technologie 

Lorsque votre public se sent inclus où qu’il soit, cela peut renforcer l’engagement et vous permettre de toucher plus facilement vos cibles. Mais comment créer une expérience équitable pour tous les participants ? Quelqu’un qui est installé dans son bureau à domicile, son chat sur les genoux, n’aura pas la même expérience qu’une personne qui se déplace et bouge lors d’un événement auquel elle assiste en personne. Toutefois, il existe de nombreuses façons de faire bénéficier chacun d’une expérience optimale. 

Toutes les personnes inscrites à Zoomtopia, que ce soit en personne ou à distance, ont pu configurer leur propre profil, parcourir les différentes sessions, préparer leur agenda, réseauter et accéder à des ressources avant et pendant cet événement organisé sur deux jours. Nous avons même prévu quelques visites en coulisses afin de montrer à tous comment la conférence a pris forme. En effet, qui n’est pas curieux de ce qui se passe derrière la scène d’un tel événement ? Entre la spectaculaire entrée en scène d’Eric Yuan pour son discours d’ouverture jusqu’au discours de clôture empreint d’une grande sagesse de Charlie Munger, nous avons maintenu l’intérêt du public.

Une place de premier plan a été accordée aux participants à distance lors de certains moments clés, notamment :

• Des participants en ligne ont eu la possibilité d’apparaître en direct en tant qu’intervenants sur l’écran de la scène.
• Des connecteurs de réunion virtuels ont hébergé et géré les questions lors de chaque session.
• Un chat en direct et des séances de questions et réponses ont été organisés pour tous les participants à distance et en présentiel via l’application mobile dédiée.
• Les participants ont été encouragés à utiliser l’outil Emoji. En leur permettant de réagir en temps réel partout dans le monde, les emojis ont apporté une véritable énergie 🔥 à toutes les sessions.

Ces nouveautés ont permis de réduire le taux d’abandon et d’augmenter l’engagement à tous les niveaux des personnes présentes, ainsi que des télétravailleurs assistant à la conférence depuis leur domicile ou leur bureau. 

Un événement équitable doit aussi être accessible à tous. Grâce aux interprètes en langue des signes et à la fonction de transcription en direct générée par l’IA, les membres sourds ou malentendants du public ont pu participer, tandis que la traduction en direct nous a aidés à élargir notre audience mondiale. Les sessions Zoomtopia étant traduites dans 17 langues, les participants ont pu se connecter à partir de leur ordinateur de bureau, de leur ordinateur portable ou de leur appareil mobile partout dans le monde. 

3. L’IA facilite la planification des événements hybrides

Lors d’un événement à grande échelle tel que Zoomtopia, chaque minute compte. Zoom AI Companion, notre assistant IA, nous a été d’une aide précieuse pour gérer les nombreuses pièces de ce puzzle géant. Les synthèses de réunions, par exemple, ont permis de tenir informés les membres de l’équipe lorsqu’ils ne pouvaient pas assister aux nombreuses réunions de planification préparatoires en raison de leur planning surchargé. Comme notre équipe utilise Zoom Team Chat pour collaborer, nous avons également eu recours à AI Companion pour la rédaction des messages. Cet outil très pratique nous a fait gagner un temps précieux et nous a aidés à communiquer de façon plus efficace alors que nous devions jongler avec de multiples flux de travail.

À partir du 20 novembre, de nouvelles fonctionnalités basées sur l’IA seront disponibles dans Zoom Events afin de faciliter la vie des organisateurs et des participants. La possibilité de rédiger des messages de chat Zoom Events alimentés par l’IA dans le hall de l’événement permettra aux participants et aux hôtes de communiquer rapidement avec les autres invités sans perdre le fil du contenu de la session en direct. De plus, grâce à la fonctionnalité de rédaction d’e-mails d’AI Companion, la charge liée aux tâches d’administration effectuées en arrière-plan s’allégera pour les hôtes d’événements, qui pourront générer rapidement des e-mails d’invitation et de marketing via la plateforme Zoom Events. 

4. Préparez-vous aux imprévus 

Si l’organisation d’un événement à grande échelle suppose une planification minutieuse, de mauvaises surprises peuvent survenir même lors des événements les mieux planifiés. Grâce à notre plateforme d’événements facile à utiliser, votre équipe simplifie la production et reste synchronisée, tout en réduisant le nombre d’incidents potentiels. Si votre événement a lieu à des intervalles réguliers, un examen minutieux de l’analyse des données peut vous aider à mieux vous préparer pour le suivant.

Une procédure simple disponible sur la plateforme Zoom Events vous permet de créer votre événement de toutes pièces. Lors de Zoomtopia, nous avons sollicité en outre l’assistance de notre équipe dédiée aux services liés aux événements, qui propose à nos clients une expertise complémentaire en matière technique et de production lors des événements hybrides les plus complexes. Nous avons également étudié les données de l’année dernière pour analyser le comportement et les réactions des participants afin de définir et d’affiner notre stratégie pour 2023. 

Avant de lancer votre événement hybride, vous pouvez prendre quelques précautions qui vous aideront à garder l’esprit tranquille. La première consiste à utiliser la fonctionnalité Coulisses de Zoom Events. Elle consiste en un « foyer » virtuel où les panélistes peuvent se préparer et discuter en coulisses afin de garantir le déroulement sans heurt de la session en direct. Par ailleurs, en cas de retard imprévu lié aux transports et autres changements de dernière minute dans le panel des intervenants, le recours aux technologies virtuelles permet de garantir que le spectacle continue. 

5. Économisez de précieuses ressources

Les réductions de coûts les plus visibles lors d’un événement hybride sont celles qui concernent les effectifs. Si les participants et intervenants en personne sont moins nombreux, le nombre de personnes présentes à l’événement sera inférieur. Toutefois, il est également possible de réaliser des économies sur la production de l’événement. 

Nous avons utilisé le studio de production intégré à Zoom Events pour créer des images de qualité professionnelle pour notre public virtuel lors des sessions de répartition afin d’éviter des coûts de production trop élevés. Tout en améliorant la rentabilité de l’événement, le studio de production simplifie les opérations en permettant à un seul opérateur de diriger l’ensemble de l’événement virtuel depuis un ordinateur portable. 

Si vous cherchez où héberger le contenu généré après l’événement, il est inutile d’investir dans une plateforme distincte. Toutes les sessions et ressources Zoomtopia restent disponibles dans le hall de l’événement. Notre équipe peut extraire des éléments de cette bibliothèque d’événements à la demande, les remettre au goût du jour et les partager sur plusieurs plateformes. 

6. Réduisez votre empreinte carbone 

Les événements hybrides présentent un autre avantage majeur : celui de respecter l’environnement. Avec un nombre réduit d’intervenants et de participants qui se rendent sur place, et un volume inférieur de supports imprimés, vous réduisez votre empreinte carbone. Conformément à l’objectif de la Maison-Blanche de parvenir à une économie à zéro émission nette d’ici à 2050, chaque entreprise cherche à développer ses pratiques en matière développement durable. L’organisation d’un plus grand nombre d’événements hybrides et virtuels est un moyen d’atteindre les objectifs environnementaux de votre entreprise. 

Les avantages offerts par les événements hybrides modèlent l’avenir 

Lorsqu’il est devenu nécessaire d’organiser des événements uniquement virtuels en 2020, nous avons découvert qu’une expérience en ligne satisfaisante était possible. En 2022, après une si longue pause, le retour aux événements en personne a été perçu comme une nouveauté pour tous les acteurs concernés. Nous avons rapidement appris quels ingrédients garantissent la réussite d’un événement sur site et à quel point les technologies virtuelles peuvent être utiles. Zoomtopia 2022 a été le premier événement hybride à grande échelle que nous avons organisé : à cette occasion, nous avons testé les fonctionnalités que nous avons depuis intégrées à Zoom Events, et que nous avons présentées lors de la conférence de cette année.

Lors de la conférence Zoomtopia 2023, nous avons adoré utiliser la plateforme Zoom Events complète et découvrir tous les avantages offerts par les événements hybrides. Nous avons tout de suite compris comment, en exploitant les meilleurs aspects de chacun des scénarios et en créant un événement hybride de qualité, vous pouviez élargir votre audience et générer de la demande en alliant rentabilité et écoresponsabilité. Après avoir enregistré une participation à notre conférence dix fois supérieure à celle des années précédentes, intéressé un public international et collecté des contenus que nous pouvons utiliser toute l’année, nous sommes impatients de continuer à faire évoluer notre stratégie en matière d’événements hybride à la veille de l’année 2024. Nous espérons que vous nous accompagnerez dans cette aventure !

Pour aller plus loin

Découvrez comment Zoom Events peut vous aider lors de votre prochain événement hybride.