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Comment Zoom Phone aide les établissements scolaires à surmonter 3 grands défis en matière de téléphonie

Comment Zoom Phone aide les établissements scolaires à surmonter 3 grands défis en matière de téléphonie

Alors même que les établissements scolaires adoptent des méthodes numériques pour l'enseignement, l'apprentissage et la communication, la téléphonie occupe toujours une part importante des communications des établissements de la maternelle à la terminale. Les enseignants, les administrateurs et les parents sont plus enclins à décrocher leur téléphone qu'à envoyer un e-mail pour régler une question urgente concernant un élève ou pour tenir une conversation rapide.

Le système de téléphonie numérique existant a cependant posé un certain nombre de problèmes au Solano County Office of Education (SCOE), qui fournit des services, une assistance et des programmes aux circonscriptions du comté de Solano, en Californie. Steven Ramos, responsable des services et technologies d'information au sein du SCOE, explique comment l'adoption d'un système téléphonique VoIP moderne dans le cloud comme Zoom Phone leur a permis de résoudre les problèmes de téléphonie auxquels ils ont fait face.

Problème n° 1 : un système téléphonique « obsolète et difficile à gérer »

« Notre ancien [on-premises] système téléphonique numérique devenait obsolète », a ainsi affirmé Steven Ramos. « Il était vieux, coûteux et difficile à gérer d'un point de vue technique. Nous avons dû faire appel à un ingénieur réseau pour installer de nouveaux téléphones. »

Par ailleurs, le système téléphonique existant n'était tout simplement pas intuitif. « Personne n'arrivait à comprendre comment transférer un appel. Les gens ne savaient pas comment vérifier leur messagerie vocale en dehors du bureau », a ajouté Steven Ramos.

« Cela n'a pas nécessité tout un bataillon de techniciens »

Après un essai avec le département en charge des technologies, l'équipe de Steven Ramos, composée de trois personnes, a déployé Zoom Phone pour 250 personnes au siège du SCOE et sur trois campus. « Cela n'a pas nécessité tout un bataillon de techniciens », a déclaré Steven Ramos. « Tout s'est vraiment passé comme sur des roulettes. Nous n'avons plus besoin d'un ingénieur pour gérer notre système téléphonique, ce qui est une bonne chose pour les établissements scolaires. »

Problème n° 2 : « La mobilité était un point sensible »

Lorsque les enseignants changeaient de salle de classe et que les administrateurs changeaient de bureau, il n'était pas possible de reprogrammer simplement les téléphones pour permettre aux membres du personnel de conserver leur numéro de téléphone.

« Le numéro de téléphone ne suivait pas la personne », a ainsi expliqué Steven Ramos. « La mobilité était un point sensible. Lorsqu'une personne changeait de site, nous devions changer son numéro de téléphone et réimprimer des cartes de visite et les annuaires. »

« Un numéro de téléphone unique fait la différence »

« Avec Zoom Phone, lorsqu'un numéro de téléphone est attribué à un employé, c'est son numéro de téléphone », a expliqué Steven Ramos.

Cela a non seulement permis de résoudre les problèmes logistiques liés aux cartes de visite et aux annuaires, mais a également conduit les employés du SCOE à être plus facilement accessibles pendant la période de télétravail imposée par la pandémie.

« Il n'est plus nécessaire de se souvenir où se trouvent les gens ni de se demander quel numéro utiliser. Il n'y a plus qu'un numéro à appeler », a déclaré Steven Ramos. « Un numéro de téléphone unique fait la différence. Quels que soient le moment, le lieu ou l'appareil utilisé. »

Problème n° 3 : absence de confidentialité pour les enseignants

Lorsque le SCOE a dû mettre en œuvre l'enseignement à distance, les enseignants n'avaient plus accès à leur téléphone professionnel pour contacter les parents et les élèves.

« C'était un problème sérieux pour les établissements scolaires [during COVID] », se souvient Steven Ramos. « Quel téléphone utilisent-ils ? Lorsqu'ils ne sont pas sur le campus, ils doivent téléphoner avec leur portable personnel. Cela crée des problèmes en termes de responsabilité. Il n'est pas nécessairement souhaitable que les élèves et les familles disposent du numéro privé des enseignants. »

« Votre numéro professionnel, c'est votre numéro professionnel »

« [Zoom Phone] offre aux employés une solution au problème de l'utilisation du portable personnel dans le cadre d'activités pour le compte du gouvernement », a expliqué Steven Ramos. « Cette question est cruciale pour les établissements scolaires et les entités publiques. Avec Zoom Phone, votre numéro professionnel, c'est votre numéro professionnel. C'est le numéro de votre bureau, le numéro pour échanger avec vous par SMS et votre numéro de portable. »

Autres fonctionnalités de Zoom Phone sur lesquelles comptent les enseignants et le personnel du SCOE

Selon Steven Ramos, ces fonctionnalités de Zoom Phone sont particulièrement précieuses pour aider les enseignants et le personnel administratif à communiquer et à télétravailler :

  • Files d'attente des appels — « Nous avons mis en place une ligne d'assistance pour les parents qui place jusqu'à six personnes en file d'attente, afin de s'assurer qu'elles pourront parler à un être humain. Nous n'aurions pas pu faire ça avec notre ancien système téléphonique. »
  • Numéro d'appelant sortant — « Vous n'avez plus besoin de divulguer votre numéro de portable personnel. »
  • Messagerie SMS — « Lorsque les enseignants utilisent leur portable personnel pour leurs communications professionnelles par SMS, tous leurs messages peuvent être potentiellement divulgués. Nous expliquons maintenant au personnel que tous les messages échangés avec des familles et des élèves doivent passer par le canal Zoom. »
  • Softphone — « Nous sommes parfaitement opérationnels avec trois quarts de téléphones de bureau en moins. Il est plus logique d'avoir une conversation téléphonique à l'aide du softphone sur votre ordinateur. »
  • Répertoire Zoom — « Je n'ai plus besoin de partir à la recherche d'un annuaire. Je décroche mon téléphone et j'accède au répertoire Zoom, je saisis un nom et j'établis la connexion. »
  • Délégation des appels — « Avant, il nous fallait un ingénieur réseau pour programmer notre système téléphonique numérique.. La délégation des appels est l'une de ces fonctionnalités intégrées qui marchent extraordinairement bien. »
  • Passer d'un appel à une réunion — « Pouvoir convertir un appel téléphonique en une réunion afin de pouvoir partager mon écran est fabuleux. »

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