Anda memiliki begitu banyak informasi, pesan, dan sumber daya yang datang pada waktu tertentu. Terkadang rasanya sulit untuk mengatasi semuanya, membuat Anda harus berusaha untuk menggabungkan upaya, menghemat waktu, dan tetap terorganisir. Menambahkan alat produktivitas tambahan tidak selalu membantu, karena terasa seolah Anda hanya menambah tumpukan hal yang perlu Anda periksa. Sebagai gantinya, Anda memerlukan satu tempat yang dapat mencakup semua hal yang Anda butuhkan.

Di situlah solusi obrolan kami, Zoom Team Chat, bisa membantu. Zoom Team Chat sudah disertakan dalam platform Zoom tanpa biaya tambahan, sehingga Anda hampir bisa menganggap solusi obrolan berkelanjutan ini sebagai senjata rahasia Anda — yang selalu ada bersama Anda setiap kali Anda perlu mengambil tindakan cepat.  

Namun, senjata rahasia hanya efektif jika Anda tahu cara menggunakannya. Mengetahui cara mengirim pesan melalui obrolan merupakan suatu hal, tetapi menguasai fitur-fitur Zoom Team Chat untuk memaksimalkan waktu Anda merupakan hal yang lain.

Untuk membantu memaksimalkan pengalaman obrolan Anda, kami telah membuat lembar kiat untuk memberikan beberapa praktik terbaik dalam menggunakan Zoom Team Chat selama hari kerja:  

Tips profesional untuk menggunakan Zoom Team Chat

Gunakan balasan

Ketika percakapan obrolan dengan rekan kerja atau tim berjalan dengan cepat, bisa sulit untuk melacak pesan mana yang sedang dibahas oleh semua orang. Dengan mengeklik "Balas" di bawah pesan, Anda akan langsung membalas pesan tersebut dan balasan Anda akan dikelompokkan di bawahnya, menunjukkan kepada peserta lain bahwa Anda memberikan tanggapan pada topik yang sama.

Sematkan dan pratinjau tautan 

Jaga postingan Anda agar tetap singkat dan bebas dari URL yang panjang dengan menggunakan opsi "Tambahkan Tautan" di dalam bidang "Format" untuk menyematkan tautan langsung ke dalam teks. Setelah menambahkan hyperlink, Anda dapat mengekliknya dan memilih "Buka Tautan" untuk melihat pratinjau URL dan memeriksa apakah URL sudah benar sebelum mempostingnya — tidak ada yang suka berbagi tautan yang salah!

Gunakan @semua dengan bijak, @sebutan dengan penuh pertimbangan 

Ketika Anda perlu meminta perhatian semua orang pada pesan dalam suatu saluran, menggunakan fitur @semua akan memberi tahu semua anggota obrolan grup atau saluran (baik mereka aktif atau tidak) tentang pesan Anda. Namun, jika Anda melakukannya di dalam kelompok dengan ratusan atau ribuan anggota, pastikan untuk menggunakan fitur ini dengan bijaksana. 

Anda juga dapat menggunakan @sebutan dalam pesan untuk menandai orang tertentu dalam obrolan grup atau saluran. Cukup ketik simbol @ diikuti dengan nama mereka, kemudian pilih dari menu tarik-turun. Ingin tetap kasual? Anda juga dapat menekan backspace di keyboard untuk menghapus nama belakang orang tersebut dari sebutan. 

Tetap tenang dan mengobrol

Kami mengerti bahwa saat Anda menerima banyak pesan, obrolan bisa terasa banyak. Agar tidak merasa kewalahan, coba sesuaikan pengaturan pemberitahuan di Zoom Team Chat. Anda dapat mengatur agar pemberitahuan hanya diberikan saat Anda disebutkan secara langsung, menerima pesan dalam obrolan pribadi atau obrolan grup, atau dalam saluran tertentu pilihan Anda. Kurangi kekacauan dan kebingungan untuk fokus pada informasi yang Anda butuhkan saat itu juga. 

Akses solusi lainnya saat Anda perlu menjelaskan lebih lanjut

Di lingkungan kerja yang cepat seperti saat ini, terkadang Anda perlu beralih dari obrolan ke panggilan telepon atau rapat video ketika Anda perlu menjelaskan atau mendemonstrasikan sesuatu lebih lanjut. Karena Zoom Team Chat berada di dalam klien Zoom, Anda dapat beralih di antara solusi Zoom, semua dalam satu aplikasi yang sama. Anda bahkan dapat memulai rapat langsung di dalam obrolan grup atau saluran dengan mengeklik ikon "Rapat dengan video". Dan jika Anda menggunakan Klien Zoom Mail desktop, Anda juga dapat membagikan email ke Zoom Team Chat.

Jaga agar semuanya tetap terorganisir

Aplikasi obrolan bisa menjadi tempat yang sangat sibuk, terutama ketika Anda bekerja dengan beberapa tim dan pemangku kepentingan luar dalam berbagai proyek. Beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk menjaga pesan Anda tetap terorganisir dan mengendalikan kekacauan: 

Jangan biarkan rapat yang terlewat membuat Anda ketinggalan informasi  

Fitur obrolan rapat berkelanjutan kami memungkinkan peserta rapat untuk berkomunikasi sebelum, selama, dan sesudah rapat dengan membuat obrolan grup khusus di Zoom Team Chat untuk peserta rapat. Jika diaktifkan, obrolan dalam rapat akan muncul di obrolan grup tersebut saat dikirim dalam rapat, memungkinkan percakapan tetap berlanjut setelah rapat berakhir.

Manfaatkan folder 

Ketika bilah samping Zoom Team Chat Anda mulai terlihat agak berantakan, folder adalah cara yang bagus untuk mengatur dan mengelompokkan percakapan, saluran, dan kontak Anda. Dengan membuat folder berdasarkan proyek yang sedang Anda kerjakan atau tim tempat Anda bekerja, Anda dapat dengan mudah menemukan percakapan dan saluran yang perlu Anda temukan. Kami juga menyarankan untuk membuat folder untuk saluran internal perusahaan yang penting sehingga Anda tidak pernah melewatkan pembaruan dan dapat dengan mudah menemukan informasi penting.

Tingkatkan produktivitas dengan obrolan pribadi 

Simpan catatan penting, sumber daya, pengingat, dan hal-hal lain di "Obrolan Pribadi", yang menyediakan ruang kerja pribadi Anda sendiri langsung di Zoom Team Chat — dan tidak terlihat oleh pengguna lain. Untuk menggunakan "Obrolan Pribadi" di klien desktop, klik tab "Obrolan Tim". Di bagian "Berbintang", temukan nama Anda, lalu ketik catatan dan klik "Kirim". Hal ini akan mengirim pesan ke diri Anda sendiri yang dapat dilihat kembali nanti, terlepas dari perangkat mana yang Anda gunakan untuk mengakses aplikasi obrolan.  

Cari untuk menemukan apa yang Anda butuhkan

Mari kita akui — dengan pesan, file, tangkapan layar, dan lainnya yang masuk melalui aplikasi obrolan, bisa sulit menemukan apa yang Anda cari. Tetapi dengan fungsionalitas pencarian yang kuat milik Zoom Team Chat, Anda dapat dengan mudah menemukan aset yang Anda butuhkan. Di klien desktop, klik tombol "Cari" di bagian atas bilah navigasi. Masukkan kata kunci yang relevan untuk dicari, dan secara default, Zoom akan mencari obrolan, saluran, pesan, dan kontak untuk menemukan file atau pesan yang sesuai dengan kriteria pencarian Anda. Anda juga dapat menerapkan salah satu filter berikut untuk mempersempit pencarian Anda: "Hasil Teratas", "Kontak", "Saluran", "Pesan", dan "File".

Sederhanakan pekerjaan

Waktu adalah sumber daya Anda yang paling berharga, dan Zoom Team Chat dapat membantu Anda mempercepat segala sesuatunya saat Anda sangat membutuhkannya. Berikut beberapa cara untuk menyederhanakan aktivitas sehari-hari Anda dengan Zoom Team Chat: 

Atur pengingat untuk pesan penting

Dalam kekacauan pekerjaan sehari-hari, terkadang pesan-pesan penting terlewatkan. Daripada khawatir tentang apa yang mungkin Anda lewatkan, biarkan diri Anda diingatkan tentang pesan-pesan penting saat waktu yang paling cocok bagi Anda. Dengan fitur "ingatkan saya", Anda dapat memilih kapan Anda ingin diingatkan kembali tentang pesan yang Anda terima, yang dapat membantu memastikan pesan tidak terlupakan atau terabaikan.

Hemat waktu dengan bantuan AI 

Jika Anda perlu memberikan respons tepat waktu, Anda dapat menggunakan fitur penulisan Zoom Team Chat dengan Zoom IQ (uji coba gratis untuk pelanggan dalam paket tertentu)* untuk membuat draf pesan berdasarkan konteks percakapan. Anda dapat mengubah gaya dan panjang pesan untuk menyesuaikan respons yang disarankan.

Pertimbangkan untuk mengatur pesan status 

Pesan status memungkinkan Anda untuk menampilkan catatan sebagai bagian dari profil Zoom Team Chat yang dapat dilihat orang lain saat mereka memilih kontak atau mengobrol dengan Anda. 

Ini adalah cara yang bagus untuk berbagi pembaruan dengan rekan kerja Anda, seperti ketika Anda sedang tidak berada di kantor, saat Anda lambat merespons, atau berada di lapangan sepanjang hari. Anda juga dapat mengatur pesan status agar kedaluwarsa pada waktu tertentu — misalnya di akhir PTO Anda.

Sederhanakan alur kerja dengan integrasi 

Ingin dengan cepat memberikan dokumen penting kepada anggota tim? Ingin mengakses aplikasi pihak ketiga yang canggih tanpa keluar dari platform Zoom? Zoom Team Chat terintegrasi dengan lusinan aplikasi populer, memberdayakan tim untuk menghemat waktu dan menyederhanakan alur kerja.

Perhatikan ikon kehadiran 

Segera ketahui apakah rekan kerja Anda tersedia untuk mengobrol dengan ikon kehadiran. Ikon ini di aplikasi obrolan kami memudahkan untuk melihat apakah orang tersedia dan memberi tahu orang lain status (kehadiran) Anda. 

Ada beberapa status kehadiran, termasuk lingkaran kosong berwarna abu-abu untuk menandakan Anda sedang offline, lingkaran hijau untuk online, ikon kamera video saat Anda sedang dalam rapat Zoom, dan banyak lagi. Bagus untuk mengetahui apa arti semuanya. Umumnya, waktu terbaik untuk menghubungi seseorang adalah saat ikon kehadiran mereka berwarna hijau (tersedia). Untuk diberi tahu segera setelah mereka tersedia, klik tiga titik di sebelah nama kontak dan pilih "Beritahu Saya Ketika Tersedia".

Pelajari aplikasi obrolan kami selengkapnya

Di saat Anda terus membangun informasi lebih lanjut, aplikasi obrolan memberikan dasar penting untuk kolaborasi terorganisir dan produktivitas. Dengan Zoom Team Chat, Anda mendapatkan lebih dari sekadar aplikasi obrolan — Anda mendapatkan pusat kolaborasi yang dirancang bukan hanya untuk mengatur komunikasi obrolan tetapi juga menggabungkan seluruh platform Zoom di satu tempat. Aplikasi obrolan kami mengalir di seluruh modalitas Zoom lainnya untuk mengurangi kerumitan dan memungkinkan alur kerja yang lancar, mendukung kolaborasi di seluruh rapat, telepon, papan tulis, dan lainnya.

Bergabunglah dalam webinar kami di mana Anda akan belajar cara menggunakan Zoom Team Chat untuk mengurangi biaya sekaligus mengatasi tuntutan bisnis baru — daftar sekarang.

*Fitur penulisan Zoom Team Chat dengan Zoom IQ saat ini hanya tersedia dalam bahasa Inggris untuk paket Zoom One (Perusahaan Plus, Perusahaan, Bisnis Plus, Bisnis, Pro) dan beberapa paket warisan Zoom (Enterprise Named Host, Enterprise Active Host, Zoom Meetings Perusahaan, Zoom Meetings Bisnis, Zoom Meetings Pro) — sebagai uji coba gratis untuk waktu yang terbatas. Beberapa bidang industri dan wilayah geografis mungkin dikecualikan. 

Fitur uji coba gratis dapat dihentikan atau diubah kapan saja dan dapat tunduk pada batasan penggunaan, batasan regional atau lisensi, serta syarat dan ketentuan lainnya.