Zoom Events Product Marketing Manager

Zoom di Zoom: 6 poin penting dari acara hibrida terbesar kami hingga saat ini

Zoom di Zoom: 6 poin penting dari acara hibrida terbesar kami hingga saat ini

Acara hibrida semakin lama semakin berkembang sejak awal-awal bulan tahun 2020 ketika kami harus dengan cepat mengubah acara tatap muka menjadi pengalaman yang sepenuhnya virtual. Saat ini, gaya kerja hibrida menjadi topik utama, tetapi apa sebenarnya yang dimaksud dengan acara hibrida? Pada dasarnya, acara hibrida adalah acara apa pun yang menggunakan teknologi untuk mengumpulkan peserta jarak jauh dan tatap muka guna mendapatkan pengalaman langsung. Kita semua pasti pernah menghadiri acara hibrida dengan beragam bentuknya, baik melalui panggilan telepon ke rapat pekerjaan dari rumah ketika anak Anda sedang sakit maupun dengan menonton pertandingan langsung di TV dengan teman di restoran lokal Anda. 

Anda kini dapat membuat acara yang luar biasa dari mana saja dan memperluas audiens melampaui dinding tradisional pusat konferensi atau ruang acara. Sehingga, semakin banyak prospek dan ROI yang akan didapat untuk merek Anda. Inilah yang juga diharapkan pelanggan karena ruang kerja hibrida yang lebih fleksibel sudah menjadi standar yang harus dipenuhi. Pergeseran ini dan banyaknya manfaat dari acara hibrida mengharuskan Anda memiliki komponen virtual untuk pengalaman langsung saat Anda merencanakan strategi acara mendatang. 

Di Zoom, kami baru-baru ini menyelenggarakan konferensi pengguna 2023, Zoomtopia, di platform acara hibrida kami, Zoom Events. Kami membawa Anda ke belakang layar untuk berbagi beberapa poin dan menampilkan mengapa strategi hibrida menjadi masa depan acara. 

1. Audiens yang lebih besar menghasilkan dampak yang lebih besar

Manfaat paling utama dan paling menonjol dari acara hibrida adalah skalanya dan semua kelebihan yang disertakan dengan jangkauan Anda yang lebih luas. Dengan alat yang tepat dalam mengelola prospek, acara Anda bisa menjadi salah satu saluran yang paling penting untuk menciptakan ROI dan kesadaran. 

Lebih banyak peserta berarti lebih banyak kompleksitas. Perencanaan awal yang cermat memang diperlukan agar menuai manfaat yang jelas dari audiens yang lebih besar. Tujuannya adalah menciptakan satu acara yang terintegrasi, bukan dua pengalaman yang berbeda. Untuk Zoomtopia, kami menggunakan Zoom Events untuk mengumpulkan semua peserta virtual dan tatap muka dalam lobi acara. Satu hub acara pusat mempermudah pengelolaan dan membantu anggota peserta tatap muka dan virtual merasa dilibatkan. 

Dengan semua peserta acara yang terdaftar dan berjejaring dalam satu platform, pelacakan alur dan penarikan wawasan juga dilakukan secara langsung. Dengan integrasi platform manajemen hubungan pelanggan (CRM) kami dan pemanfaatan laporan analitik pascaacara Zoom Events, kita dapat menarik analitik data yang kaya. 

2. Teknologi memudahkan pembuatan acara hibrida yang adil 

Ketika audiens Anda merasa dilibatkan di mana pun mereka berada, Anda akan lebih mudah meningkatkan keterlibatan dan target Anda lebih mudah dicapai. Namun, bagaimana cara menciptakan pengalaman yang adil untuk setiap peserta? Seseorang yang duduk di kantor rumahan dengan kucing di pangkuannya tidak akan memiliki pengalaman yang sama dengan orang yang bergerak dan memutari acara tatap muka. Namun, Ada banyak cara yang bisa digunakan untuk membuat semua orang merasa menjadi bagian dari pengalaman dengan cara yang berguna bagi mereka. 

Siapa pun yang mendaftar ke Zoomtopia, baik acara tatap muka maupun virtual, dapat menyiapkan profilnya sendiri, menjelajahi sesi, merancang agenda, berjejaring, dan mengakses sumber daya sebelum dan selama acara dua-hari. Kami bahkan menyertakan beberapa tur belakang layar untuk menampilkan kepada semua orang bagaimana ini terbentuk — karena siapa yang tidak suka dengan sedikit bocoran di balik layar? Kami terus berkembang sejak Eric Yuan meneriakkan zoooooom di panggung sebagai pembicara utama hingga Charlie Munger meninggalkan kami dengan kata bijaknya saat penutupan acara.

Eric Yuan, CEO Zoom, naik ke panggung sambil meneriakkan zoom untuk menyemangati peserta
Eric Yuan berteriak zoom dipanggung pada acara hibrida terbesar kami saat ini, Zoomtopia 2023

Momen penting yang membantu peserta virtual tetap fokus antara lain:

  • Memberi peserta online kesempatan untuk tampil secara langsung di layar panggung pembicara
  • Menghadirkan host MC virtual dan pertanyaan bidang di setiap sesi
  • Menyelenggarakan obrolan langsung & T&J untuk semua peserta virtual dan tatap muka melalui aplikasi seluler khusus
  • Mendorong peserta untuk menggunakan alat emoji. Emoji memberikan 🔥 ke semua sesi, dengan peserta yang bereaksi secara real-time di seluruh dunia

Semua tambahan ini membantu peserta yang ada di rumah, di kantor, dan di lokasi merasa seperti menjadi bagian dari aksi, sehingga mengurangi tingkat drop-out dan meningkatkan keterlibatan secara menyeluruh. 

Membuat acara yang adil juga berarti mudah diakses. Penerjemah bahasa isyarat dan transkripsi langsung yang dihasilkan AI memungkinkan anggota peserta yang tuna rungu atau kesulitan mendengar untuk berpartisipasi, sedangkan terjemahan langsung membantu kami memperluas jangkauan global. Dengan menerjemahkan sesi Zoomtopia ke dalam 17 bahasa, peserta dapat menyimak Zoomtopia dari desktop, laptop, dan perangkat seluler di semua lokasi di seluruh dunia. 

Panggung utama dengan tiga layar presentasi. Layar keempat menampilkan penerjemah bahasa isyarat dan transkripsi langsung yang dihasilkan AI.
Panggung utama Zoomtopia dengan penerjemah bahasa isyarat dan transkripsi langsung yang dihasilkan AI

3. AI membuat perencanaan acara hibrida lebih mudah

Dengan acara skala besar seperti Zoomtopia ini, setiap menit menjadi bermakna. Zoom AI Companion, asisten AI kami, adalah penolong saat menangani banyak bagian yang bergerak. Ringkasan rapat kami, misalnya, membantu tim tetap mendapatkan informasi saat mereka tidak dapat menghadiri banyak rapat perencanaan menjelang acara dikarenakan jadwal yang padat. Karena tim kami menggunakan Zoom Team Chat untuk bekerja sama, kami juga mengandalkan AI Companion untuk membantu menulis pesan. Alat yang berguna ini membantu kami menghemat waktu yang berharga dan berkomunikasi secara lebih efisien saat menangani beberapa alur kerja acara.

Segera hadir di Zoom Events pada tanggal 20 November, kami bahkan memiliki lebih banyak kemampuan yang didukung AI untuk membantu host dan peserta acara. Kemampuan untuk menulis pesan obrolan Zoom Events yang dihasilkan AI di lobi acara akan memungkinkan peserta dan host untuk dengan cepat terhubung dengan tamu lain tanpa kehilangan fokus pada konten sesi langsung. Selain itu, host akan dapat menulis email dengan AI Companion, sehingga meringankan beban tugas administratif di balik layar dengan membuat undangan dan email pemasaran dengan cepat melalui platform Zoom Events. 

4. Bersiaplah untuk hal yang tidak terduga 

Acara skala besar memerlukan perencanaan yang cermat, bahkan acara yang terencana dengan baik pun bisa menimbulkan hal-hal yang tidak terduga. Memiliki platform acara yang mudah digunakan membantu tim Anda menyederhanakan produksi dan tetap selaras, sehingga mengurangi masalah yang berpotensi menghambat. Jika acara Anda memiliki irama yang teratur, menguji analitik dengan cermat juga dapat membantu Anda membuat persiapan secara lebih menyeluruh untuk acara berikutnya.

Platform Zoom Events memandu Anda melalui proses langkah demi langkah sederhana untuk membantu Anda membuat acara dari awal. Untuk Zoomtopia, kami telah menambahkan dukungan tim Layanan Acara, yang tersedia sebagai add-on untuk memberikan keahlian teknis dan produksi kepada pelanggan untuk acara hibrida yang lebih kompleks. Kami juga menggunakan data tahun lalu untuk menganalisis perilaku dan reaksi peserta untuk menyampaikan dan mempersiapkan strategi menyeluruh tahun 2023. 

Saat tiba waktunya acara, beberapa hal akan memberi Anda ketenangan saat melaksanakan acara hibrida. Yang pertama adalah kemampuan belakang panggung Zoom Events. Fitur ini secara efektif berfungsi sebagai ruang hijau virtual tempat panelis Anda dapat bersiap dan mengobrol di balik layar, sehingga memastikan alur yang lancar ke sesi langsung. Kedua, untuk keterlambatan perjalanan yang tak terduga dan perubahan menit terakhir lainnya pada jajaran pembicara acara, memiliki komponen virtual dapat menampilkan bahwa pertunjukan dapat terus berlangsung. 

5. Menghemat sumber daya yang berharga

Jumlah karyawan adalah penghematan biaya acara hibrida yang paling menonjol; semakin sedikit jumlah peserta tatap muka, semakin sedikit jumlah karyawan di lapangan. Namun, biaya produksi acara juga dapat dihemat. 

Kami menggunakan studio produksi bawaan Zoom Events untuk membuat grafis berkualitas TV untuk audiens virtual selama sesi konten diskusi untuk menghindari biaya produksi yang tinggi. Selain membantu pembuatan acara lebih hemat biaya, studio produksi menyederhanakan operasi acara dengan menunjuk seorang operator untuk menampilkan seluruh pertunjukan virtual dari laptopnya. 

Kita tidak perlu lagi mengeluarkan biaya untuk platform terpisah saat mencari beranda untuk konten pascaacara. Semua sumber daya dan sesi Zoomtopia kami disiarkan secara langsung di lobi acara. Tim kami dapat mengambil aset dari pustaka acara sesuai permintaan ini, menggunakannya kembali menjadi konten abadi, dan membagikannya di seluruh platform. 

Fitur studio produksi Zoom Events memungkinkan Anda menetapkan wallpaper kustom untuk setiap adegan dan banyak lagi
Cara kerja fitur studio produksi Zoom Events

6. Mengurangi jejak karbon Anda 

Keberlanjutan adalah manfaat penting lain dari acara hibrida. Lebih sedikit pembicara dan peserta yang bepergian ke acara dan lebih sedikit jaminan cetak yang diperlukan di lokasi dapat membantu mengurangi jejak karbon bisnis Anda. Sesuai dengan tujuan Gedung Putih untuk mencapai ekonomi nol emisi karbon pada tahun 2050, setiap bisnis mencoba semua cara untuk memperluas praktik yang berkelanjutan. Menyelenggarakan lebih banyak acara virtual dan hibrida adalah salah satu cara untuk mendukung tujuan lingkungan bisnis Anda. 

Manfaat acara hibrida adalah membentuk masa depan 

Ketika acara hanya virtual menjadi penting di tahun 2020, kami menemukan bahwa pengalaman yang sukses secara online dapat diselenggarakan. Kembali ke acara tatap muka di tahun 2022 adalah hal yang baru bagi semua yang terlibat setelah istirahat yang panjang. Kami dengan cepat mempelajari hal-hal yang menciptakan pengalaman yang luar biasa di lokasi dan betapa bergunanya komponen virtual. Zoomtopia 2022 adalah acara hibrida skala besar pertama kami, memungkinkan kami menguji fitur yang telah kami sematkan di Zoom Events dan demonstrasikan di acara tahun ini.

Di Zoomtopia 2023, kami sangat senang menggunakan platform lengkap Zoom Events dan menemukan semua manfaat acara hibrida. Kami melihat sendiri betapa pemanfaatan maksimal kedua skenario dan pembuatan acara hibrida yang luar biasa dapat membantu Anda memperluas jangkauan dan menghasilkan permintaan secara hemat biaya dan berkelanjutan. Setelah memperoleh kehadiran yang jumlahnya sepuluh kali lipat dibandingkan tahun lalu, melibatkan audiens global, dan mengumpulkan banyak konten yang dapat kami gunakan sepanjang tahun, kami sangat antusias untuk terus mengembangkan strategi acara hibrida menjelang tahun 2024. Kami harap Anda akan ikut berpetualang dengan kami!

Pelajari lebih dalam

Cari tahu selengkapnya tentang bagaimana Zoom Events dapat membantu Anda dengan acara hibrida Anda berikutnya.  

Don't forget to share this post