Ricevi tantissime informazioni, messaggi e risorse in qualsiasi momento. Sembra impossibile tenere tutto sotto controllo, costringendoti a cercare modi per consolidare i tuoi sforzi, risparmiare tempo e mantenere l'organizzazione. Aggiungere ulteriori strumenti di produttività non è sempre d'aiuto, poiché sembrerebbe che stai aggiungendo elementi al mucchio di cose che devi controllare. Invece, hai bisogno di un unico negozio che copra tutte le tue esigenze.

Ecco dove può aiutarti Zoom Team Chat, la nostra soluzione di chat. È già inclusa nella piattaforma Zoom senza costi aggiuntivi, quindi puoi pensare la soluzione di chat persistente come la tua arma segreta, quella che hai sempre con te quando devi intraprendere rapide azioni.  

Tuttavia, un'arma segreta è efficace soltanto se sai come impugnarla. Una cosa è sapere come inviare un messaggio in una chat, un'altra cosa è sapere come trarre il massimo dalle funzionalità di Zoom Team Chat per sfruttare al massimo il tuo tempo.

Per ottenere il massimo dalla tua esperienza di chat, abbiamo creato un riepilogo di alcune delle best practice per utilizzare Zoom Team Chat durante la giornata lavorativa:

Consigli Pro per utilizzare Zoom Team Chat

Utilizza le risposte

Quando una conversazione in chat con un collaboratore o un team procede rapidamente, potrebbe essere difficile tenere traccia del messaggio a cui tutti fanno riferimento. Premendo "Rispondi" sotto al messaggio, risponderai direttamente a un messaggio e la risposta sarà raggruppata sotto di esso, indicando così agli altri partecipanti che stai trattando lo stesso argomento.

Integra e vedi in anteprima i link

Mantieni i tuoi post brevi e privi di lunghi URL utilizzando l'opzione "Aggiungi link" all'interno del campo "Formato" per integrare direttamente il link nel testo. Quando hai aggiunto il collegamento ipertestuale, puoi cliccare su di esso e selezionare "Apri link" per vedere in anteprima l'URL e controllare che sia corretto prima di pubblicarlo: nessuno ama condividere il link errato!

Utilizza @tutti con moderazione, @menzioni accuratamente

Quando hai bisogno di richiamare l'attenzione di tutti su un messaggio in un canale, utilizzare la funzione @tutti invia una notifica alla chat di gruppo o a tutti i membri del canale (attivi o meno) sul tuo messaggio. Tuttavia, se lo fai in un gruppo con centinaia o migliaia di membri, assicurati di utilizzare questa funzione con moderazione.

Inoltre, puoi utilizzare @menzioni all'interno di un messaggio per taggare persone specifiche all'interno di un canale o di una chat di gruppo. Inserisci semplicemente il simbolo @, seguito dal nome, quindi selezionalo dal menu a tendina. Vuoi che sia meno formale? Puoi premere il tasto backspace sulla tastiera per rimuovere il cognome della persona dalla menzione.

Mantieni la calma e chatta

Comprendiamo che quando ricevi tantissimi messaggi, chattare può sembrare un'impresa. Per evitare di sentirti sopraffatto, cerca di regolare le impostazioni di notifica all'interno della chat per il team. Puoi impostarle in modo da ricevere una notifica solo quando vieni menzionato direttamente, ricevi un messaggio in una chat singola o di gruppo o in determinati canali di scelta. Riduci clutter e caos per concentrarti sulle informazioni di cui hai bisogno proprio in quel momento.

Accedi ad altre soluzioni quando hai bisogno di elaborare

Nell'odierno ambiente di lavoro frenetico, a volte hai bisogno di passare dalla chat al telefono o alle video riunioni quando devi svolgere ulteriori elaborazioni o dimostrare qualcosa. Poiché Zoom Team Chat si trova all'interno del client Zoom, puoi passare da una soluzione Zoom all'altra all'interno della stessa app. Inoltre, puoi addirittura avviare una riunione direttamente all'interno di una chat o di un canale di gruppo cliccando sull'icona "Incontra con video". E se utilizzi il Client Zoom Mail desktop, puoi anche condividere le tue e-mail sulla chat per il team.

Mantieni l'organizzazione

Le app di chat possono essere un luogo molto affollato, in particolare quando lavori con molteplici team e soggetti esterni su progetti diversi. Ecco alcuni modi in cui puoi mantenere i tuoi messaggi organizzati e controllare il caos:

Non lasciare che una riunione persa crei silos

La nostra funzione di chat ininterrotta della riunione, grazie alla creazione di una chat di gruppo per i partecipanti alla riunione dedicata all'interno di Zoom Team Chat, consente ai membri di comunicare prima, durante e dopo una riunione. Quando le chat nella riunione sono abilitate saranno presenti nella chat di gruppo così come sono state inviate durante la riunione. In questo modo è possibile continuare le conversazioni anche dopo la fine della riunione stessa.

Sfrutta le cartelle

Quando la barra laterale di Zoom Team Chat inizia a sembrare disordinata, le cartelle sono un ottimo modo per organizzare e raggruppare conversazioni, canali e contatti. Creando cartelle in base ai processi su cui stai collaborando o ai team con cui stai lavorando, puoi facilmente individuare conversazioni e canali che hai bisogno di trovare. Inoltre, consigliamo di creare una cartella per i canali aziendali interni importanti in modo tale da non perdere mai un aggiornamento e individuare facilmente informazioni importanti.

Migliora la produttività con la chat personale

Mantieni note, risorse, promemoria e altri elementi importanti nella "Chat personale", che ti fornisce la tua area di lavoro dedicata direttamente all'interno di Zoom Team Chat e non è visibile ad altri utenti. Per utilizzare la "Chat personale" nel client desktop, clicca sulla scheda "Chat per il team". Nella sezione "Preferiti", trova il tuo nome, digita le tue note e premi "Invia". Questo ti invia un messaggio che puoi consultare successivamente, indipendentemente dal dispositivo che utilizzi per accedere all'app di chat.

Cerca per trovare ciò di cui hai bisogno

Ammettiamolo, a causa di messaggi, file, screenshot e altro ancora provenienti dall'app di chat può essere difficile trovare esattamente ciò che stai cercando. Ma con la solida funzionalità di ricerca della chat per il team, puoi facilmente individuare ciò di cui hai bisogno. Nel client desktop, clicca sul pulsante "Cerca" nella parte superiore della barra di navigazione. Inserisci parole chiave importanti per effettuare la ricerca e, per impostazione predefinita, Zoom effettuerà la ricerca in chat, canali, messaggi e contatti per trovare file o messaggi che corrispondono ai tuoi criteri di ricerca. Inoltre, puoi applicare uno qualsiasi di questi filtri per restringere la ricerca: "Risultati migliori", "Contatti", "Canali", "Messaggi" e "File".

Semplifica il lavoro

Il tempo è la risorse di maggior valore e Zoom Team Chat può aiutarti a velocizzare dove ne hai più bisogno. Ecco alcuni modi in cui puoi semplificare le tue attività quotidiane con la chat per il team:

Imposta promemoria per i messaggi importanti

Nel caos del lavoro quotidiano, talvolta vengono persi messaggi importanti. Anziché stressarti per ciò che hai perso, ricevi promemoria dei messaggi importanti nel momento migliore per te. Con la funzione di promemoria, puoi selezionare quando vorresti ricevere una nuova notifica per un messaggio che hai ricevuto, che ti aiuta a non dimenticare o ignorare i messaggi.

Risparmia tempo con l'aiuto dell'IA

Se devi fornire una risposta tempestiva, puoi utilizzare la chat per il team con Zoom IQ (prova gratuita per i clienti nei piani selezionati)* per redigere un messaggio per l'utente in base al contesto della conversazione. Puoi modificare il tono e la lunghezza del messaggio per personalizzare le risposte suggerite.

Prendi in considerazione di impostare un messaggio di stato

Un messaggio di stato ti consente di mostrare una nota sul tuo profilo della chat per il team, che gli altri visualizzeranno quando selezionano il tuo contatto o chattano con te.

È un ottimo modo per condividere aggiornamenti con i tuoi colleghi, come assenza dall'ufficio, ritardo nella risposta o sul campo per l'intera giornata. Inoltre, puoi impostare la scadenza dei tuoi messaggi di stato, ad esempio al termine del tuo periodo di vacanza.

Semplifica i flussi di lavoro con le integrazioni

Desideri inoltrare velocemente un documento importante a un membro del team? Desideri accedere a una potente app di terze parti senza uscire dalla piattaforma Zoom? Zoom Team Chat si integra con dozzine di applicazioni popolari, consentendo ai team di risparmiare tempo e semplificare i flussi di lavoro.

Presta attenzione alle icone di presenza

Sappi immediatamente se i tuoi colleghi sono disponibili a chattare, grazie alle icone di presenza. Queste icone nella nostra app di chat rendono più semplice vedere se le persone sono disponibili e mettere a conoscenza gli altri del tuo status (presenza).

Ci sono molteplici status di presenza, tra cui un cerchio vuoto grigio che indica che sei offline, un cerchio verde che indica che sei online, un icona della videocamera per indicare quando stai partecipando a una riunione Zoom, e altro ancora. È ottimo sapere che cosa indicano. Generalmente, il miglior momento per contattare qualcuno è quando ha l'icona verde (disponibile). Per essere informati sulla disponibilità, clicca sui tre punti vicino al nome del contatto e seleziona "Inviami una notifica quando disponibile".

Scopri di più sulla nostra app di chat

In un'epoca in cui si accumulano continuamente nuove informazioni, un'app di chat ti fornisce basi importanti per produttività e collaborazione organizzate. Con Zoom Team Chat, ottieni più di una semplice app di chat: ottieni un hub di collaborazione progettato non solo per organizzare la comunicazione in chat ma anche per consolidare l'intera piattaforma Zoom in un unico luogo. La nostra app di chat si integra con tutte le altre modalità di Zoom per ridurre la complessità e abilitare flussi di lavoro agevoli, migliorando la collaborazione tra riunioni, telefono, lavagna e altro ancora.

Partecipa al webinar in cui imparerai come utilizzare Zoom Team Chat per ridurre i costi e scalare al contempo per soddisfare le nuove esigenze aziendali: iscriviti ora.

*L'integrazione di Zoom IQ con la chat per il team è attualmente disponibile solo in inglese nei pacchetti Zoom One (Enterprise Plus, Enterprise, Business Plus, Business, Pro) e la selezione dei pacchetti tradizionali Zoom (Organizzatore Enterprise nominato, Organizzatore Enterprise attivo, Zoom Meetings Enterprise, Zoom Meetings Business, Zoom Meetings Pro), come prova gratuita per un periodo di tempo limitato. La selezione di settori e geo potrebbe essere esclusa.

Le funzionalità della versione di prova gratuita possono essere interrotte o modificate in qualsiasi momento e possono essere soggette ai limiti di utilizzo, alle limitazioni regionali o di licenza e ad altri termini e condizioni.