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Zoom parla di Zoom: sei riflessioni sul nostro evento ibrido più grande di sempre

Zoom parla di Zoom: sei riflessioni sul nostro evento ibrido più grande di sempre

Gli eventi ibridi hanno fatto molti progressi rispetto ai primi mesi del 2020, quando abbiamo dovuto trasformare rapidamente i nostri eventi di persona in esperienze interamente virtuali. Lo stile lavorativo ibrido è un argomento molto attuale, ma cosa intendiamo per evento ibrido? In poche parole, un evento ibrido è un evento che utilizza la tecnologia per riunire i partecipanti remoti e quelli di persona per un'esperienza dal vivo. Tutti noi abbiamo partecipato a un evento ibrido di qualche tipo, che si tratti di collegarsi da casa a una riunione di lavoro quando i figli sono malati o guardare una partita in diretta TV con gli amici nel ristorante sotto casa. 

Oggi puoi creare un evento memorabile da qualsiasi luogo e contattare nuove fasce di pubblico che si estendono oltre le mura fisiche tradizionali di un centro conferenze o di uno spazio per eventi. Per i marchi, questo significa maggiori contatti potenziali e più ROI. È anche ciò che il pubblico si aspetta, dato che un luogo di lavoro ibrido e più flessibile ormai viene considerato la norma. Questo spostamento e i numerosi vantaggi degli eventi ibridi rendono la componente virtuale della tua esperienza dal vivo un elemento indispensabile per pianificare la tua strategia futura per gli eventi. 

Noi di Zoom abbiamo recentemente organizzato Zoomtopia, la conferenza utenti 2023, su Zoom Events, la nostra piattaforma ibrida di eventi. Ti portiamo dietro le quinte per condividere le nostre riflessioni e mostrarti il motivo per cui una strategia ibrida è ciò che ci aspetta per il futuro degli eventi. 

1. Un pubblico più ampio crea un impatto maggiore

Il primo vantaggio, e quello più ovvio, di un evento ibrido è la sua scalabilità e tutti i vantaggi che derivano dal poter raggiungere più persone. Grazie agli applicativi adatti alla gestione dei potenziali contatti, il tuo evento può trasformarsi in uno dei canali più importanti per creare ROI e consapevolezza. 

È anche vero che un maggior numero di partecipanti può significare una maggiore complessità. Per trarre i chiari vantaggi che offre un pubblico più ampio è necessaria una pianificazione attenta e puntuale. L'obiettivo è quello di creare un unico evento integrato, anziché creare due esperienze distinte. Nel caso di Zoomtopia, abbiamo sfruttato Zoom Events per riunire nella hall dell'evento tutti i partecipanti, sia quelli virtuali sia quelli di persona. La disponibilità di un hub centrale per l'evento ha semplificato significativamente la gestione e ha aiutato il pubblico di persona e quello virtuale a sentirsi coinvolto. 

Grazie all'iscrizione e all'interazione di tutti i partecipanti all'evento su un'unica piattaforma, anche il monitoraggio della pipeline e l'estrazione di approfondimenti è stato semplice. L'integrazione della nostra piattaforma di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e l'utilizzo dei report analitici post-evento di Zoom Events hanno reso possibile una profonda analisi dei dati. 

2. La tecnologia aiuta a creare un evento ibrido equo

Se consenti l'inclusione del pubblico a prescindere dal luogo in cui si trova, puoi aumentare il coinvolgimento e semplificare il raggiungimento dei tuoi obiettivi.  Ma come si può creare un'esperienza equa per ogni partecipante?  La persona seduta alla sua postazione di lavoro da remoto con il gatto sulle ginocchia non avrà la stessa esperienza di chi si muove e interagisce durante un evento di persona. Per comprendere tutte le persone in un modo che sia davvero prezioso per loro, ci sono però parecchi modi. 

Tutte le persone iscritte a Zoomtopia, sia di presona sia virtualmente, hanno potuto creare il proprio profilo, sfogliare le sessioni, costruire la propria agenda, fare networking e accedere alle risorse prima e durante i due giorni dell'evento.  Per mostrare alle persone come è nato il tutto, abbiamo anche incluso alcuni tour dietro le quinte. A chi non piace dare un'occhiata a quel che succede nelle retrovie?  Abbiamo mantenuto l'entusiasmo dal momento in cui Eric Yuan è corso sul palco per il discorso di apertura fino a quando Charlie Munger ci ha salutato alla chiusura dell'evento con le sue sagge parole.

Eric Yuan, amministratore di Zoom, che corre sul palco gridando "Zoom" per entusiasmare il pubblico.
Eric Yuan corre sul palco di Zootopia 2023, il maggior evento ibrido che abbiamo tenuto finora.

I momenti fondamentali che hanno aiutato i partecipanti virtuali a essere la priorità principale sono stati:

  • La possibilità offerta ai partecipanti online di apparire in diretta sullo schermo del palco dei relatori
  • Avere moderatori virtuali per gestire e rispondere alle domande in ogni sessione
  • Tenere chat e sessioni di domande e risposte in diretta per tutti i partecipanti virtuali e di persona tramite l'app per dispositivi mobili dedicata
  • Incoraggiare i partecipanti a usare l'applicativo per le emoji. Le emoji hanno acceso un 🔥 in tutte le nostre sessioni, con i partecipanti che reagivano in tempo reale da tutto il mondo.

Tutti questi elementi aggiunti hanno aiutato chi partecipava da casa, dall'ufficio e chi era in sede a sentirsi parte dell'azione, riducendo il tasso di abbandono e aumentando il coinvolgimento di tutti. 

Rendere l'evento equo significa anche renderlo accessibile. Gli interpreti della lingua dei segni e la trascrizione automatica generata dall'IA hanno permesso al pubblico non udente o con problemi di udito di partecipare, mentre la traduzione dal vivo ci ha consentito di ampliare il nostro pubblico globale. Grazie alla traduzione delle sessioni di Zoomtopia in 17 lingue, i partecipanti hanno potuto sintonizzarsi su Zoomtopia da desktop, laptop e da dispositivi mobili in tutto il mondo. 

Palco principale con tre schermi di presentazione. Un quarto schermo mostra l'interprete della lingua dei segni e la trascrizione automatica generata dall'IA.
Il palco principale di Zoomtopia con l'interprete della lingua dei segni e trascrizione automatica generata dall'IA

3. L'IA facilita la pianificazione degli eventi ibridi

Per un evento della portata di Zoomtopia, ogni minuto è prezioso. Zoom AI Companion, il nostro assistente di IA, si è rivelato molto prezioso per la gestione di diversi elementi in movimento. I nostri riepiloghi delle riunioni, ad esempio, hanno aiutato le persone nel team a non perdere gli aggiornamenti quando non potevano partecipare, a causa degli impegni, alle numerose riunioni di pianificazione che hanno preceduto l'evento. Poiché il nostro team utilizza Zoom Team Chat per collaborare, anche noi ci siamo affidati ad AI Companion per farci aiutare a comporre i messaggi. Grazie a questo pratico applicativo abbiamo risparmiato tempo prezioso e siamo stati aiutati a comunicare in modo più efficiente quando era necessario destreggiarsi tra i vari flussi di lavoro degli eventi.

Per aiutare gli organizzatori e i partecipanti agli eventi, il 20 novembre avremo su Zoom Events ancora più funzionalità basate sull'IA. La possibilità di comporre messaggi di chat di Zoom Events generati dall'IA nella hall dell'evento consentirà ai partecipanti e agli organizzatori di connettersi rapidamente con gli altri invitati senza perdere la concentrazione sui contenuti della sessione dal vivo. Inoltre, con AI Companion gli organizzatori potranno comporre le e-mail, eliminando le incombenze amministrative dietro le quinte e generando rapidamente e-mail di invito e di marketing attraverso la piattaforma Zoom Events. 

4. Preparati per gli imprevisti

Se è pur vero che la realizzazione di un evento su larga scala richiede un'attenta pianificazione, è anche vero che persino gli eventi pianificati nel modo più meticoloso possibile possono riservarci delle sorprese. Poter contare su una piattaforma per eventi semplice da usare aiuta il tuo team a ottimizzare la produzione e a rimanere sincronizzato, riducendo la possibilità di potenziali problemi. Se il tuo evento ha una cadenza regolare, una minuziosa lettura delle analisi può aiutarti persino a prepararti meglio per il prossimo.

La piattaforma Zoom Events ti conduce attraverso un semplice processo dettagliato per aiutarti a costruire il tuo evento da zero. Nel caso di Zoomtopia abbiamo aggiunto l'assistenza del nostro team di servizi per gli eventi, disponibile come add-on, per fornire competenze tecniche e di produzione ai clienti per gli eventi ibridi più complessi. Per essere informati e preparare a fondo la nostra strategia per il 2023, abbiamo anche letto i dati dell'anno scorso in modo da analizzare il comportamento e le reazioni dei partecipanti. 

Alcuni elementi ti tranquillizzeranno nel momento in cui organizzi un evento ibrido ed è l'ora di andare in scena. Innanzitutto il backstage di Zoom Events. Questa funzionalità è di fatto una green room virtuale dove i tuoi relatori possono prepararsi e chiacchierare dietro le quinte, contribuendo a garantire un flusso agevole della sessione dal vivo. In secondo luogo, in caso di ritardi e di altri cambiamenti imprevisti dell'ultimo minuto nella scaletta dell'evento, avere una componente virtuale ti consente di proseguire lo spettacolo.

5. Risparmia risorse preziose

Negli eventi ibridi, il personale rappresenta il risparmio più evidente sui costi: meno partecipanti e relatori di persona significa meno persone sul campo. Ma c'è anche la possibilità di risparmiare sulla produzione dell'evento. 

Per evitare costi di produzione elevati, abbiamo utilizzato lo studio di produzione integrato di Zoom Events per creare elementi grafici di livello televisivo durante le sessioni con i contenuti per il nostro pubblico virtuale. Lo studio di produzione, oltre a contribuire a un risparmio dei costi della sua realizzazione, semplifica le operazioni dell'evento consentendo a un solo operatore di gestire l'intero show virtuale dal proprio laptop. 

Per trovare uno spazio in cui collocare i contenuti successivi all'evento non è necessario investire in una piattaforma separata. Tutte le sessioni e le risorse dal vivo di Zoomtopia vengono trasmesse nella hall dell'evento. Il nostro team può scegliere le risorse da questa libreria di eventi on-demand, riorganizzarle in contenuti sempre validi e condividerle su diverse piattaforme. 

La funzionalità dello studio di produzione Zoom Events ti consente di impostare sfondi personalizzati per ogni set e molto altro ancora.
Lo studio di produzione Zoom Events in azione

6. Riduci la tua impronta ecologica globale 

Un altro vantaggio significativo degli eventi ibridi è rappresentato dalla sostenibilità. Puoi contribuire a ridurre l'impronta ecologica della tua azienda grazie al minor numero di relatori e partecipanti che si recano fisicamente all'evento e a un minor volume di materiale stampato necessario in loco. Ogni azienda, con l'obiettivo della Casa Bianca per un'economia che raggiunga lo zero netto delle emissioni di carbonio entro il 2050, sta studiando il modo per aumentare le proprie pratiche sostenibili. Un modo per sostenere gli obiettivi ambientali della tua azienda è organizzare un maggior numero di eventi ibridi e virtuali.

I vantaggi degli eventi ibridi stanno dando forma al futuro.

Quando nel 2020 si sono resi necessari eventi solo virtuali, abbiamo scoperto che organizzare un'esperienza di successo online era possibile. Il ritorno agli eventi di persona nel 2022, dopo una pausa così lunga, è stata una novità per tutte le persone coinvolte. Abbiamo imparato rapidamente cosa rende eccellente un'esperienza in una sede fisica e quanto possa essere preziosa una componente virtuale. Zoomtopia 2022 è stato il nostro primo evento ibrido su larga scala. Ci ha consentito di provare le funzionalità che da allora abbiamo integrato negli eventi Zoom e il cui utilizzo abbiamo dimostrato all'evento di quest'anno.

Nel caso di Zoomtopia 2023 ci siamo divertiti a utilizzare l'intera piattaforma Zoom Events e a scoprire tutti i vantaggi degli eventi ibridi. Abbiamo visto in prima persona come cogliere il meglio da entrambe le situazioni e creare un evento ibrido eccezionale possa aiutarti ad aumentare il tuo pubblico e a generare domanda in modo economico e sostenibile. Dopo aver raggiunto un numero di presenze dieci volte superiore a quello degli anni precedenti, aver coinvolto un pubblico globale e aver raccolto una serie di contenuti da utilizzare nel corso dell'anno, siamo entusiasti di proseguire con l'evoluzione della nostra strategia di eventi ibridi in vista del 2024.  Speriamo di averti con noi in questa avventura.

Approfondimenti

Scopri come Zoom Events può aiutarti a realizzare il tuo prossimo evento ibrido.  

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