未来は今: 未来のワークスペース準備のために組織ができる 4 つのこと

JayJay Kim

5月 12, 20221 分で読める

ハイブリッドワークの増加に伴い、従来のワークスペースの定義が拡大しています — これまでワークスペースは、オフィス、カンファレンスルーム、デスクのみを指していましたが、自宅やオフィス、その他どこにいても、従業員が集中して業務をこなすことのできる場所であれば、そのすべてがワークスペースと呼ばれるようなっています。

技術が進歩し続け、私たちのワークスタイルも進化し続ける中で、組織は未来のワークスペースに向けてしっかりと準備をする必要があります。 Propmodo および ROOM との最新ウェビナーにおいて、組織が未来のワークスペースを準備する方法、実施すべきベストプラクティス、組織がワークスペース強化の成功を測定する方法について業界の専門家と話し合いました。

以下では、このセッションでの主要なインサイトをいくつかご紹介します。

必須となる動的な専用設計スペース

大規模ミーティングを主催する従来のカンファレンスルームがオフィスで引き続き重要な役割を果たす一方で、従業員の多様なニーズにきめ細かく対応した別のミーティングスペースが必要になります。このようなスペースがないと、従業員は個別ミーティングやブレインストーミングセッションに大規模ミーティングのスペースを使用することになり（その逆のパターンも考えられます）、その結果ワークスペースで摩擦が生まれ、ミーティングルームを有効活用できないおそれがあります。

オフィス内に専用設計スペースを構築することで、従業員がコラボレーションに必要なスペースを活用できるようになり、ミーティングスペースを効率的に使用できるようになります。以下では、オフィスに用意できる動的なスペースの例をいくつかご紹介します。

エントリースペース – このスペースではオンサイト従業員からの受付への質問、利用可能なスペースの表示または予約、あるいは重要なサインイン手順を踏むことができます。
個別のスペース – このスペースは外部ステークホルダーとの 1 対 1 ミーティング、小規模なブレインストーミングセッション、または従業員がコンテンツやプレゼンテーションをレコーディングするための静かなスペースとして最適です。
チームスペース – このスペースは従来のカンファレンスルームのように、チームがリモートまたはオフサイトの従業員とミーティング、コラボレーション、ブレインストーミングできるスペースです。また、グループがより専門的かつ組織的なミーティングを主催する必要がある場合にも適しています。
共有スペース – このスペースでは、キッチン、休憩ルーム、ゲームルームのように、非公式で従業員がブレインストーミング、アイデアの創出、見解の共有を実施できる場所として機能します。また、全社ミーティングや大規模なチームイベント用に最適なスペースとしても機能します。

リモートワークスペースのサポート

オフィスには、ミーティングとコラボレーション向けに専用設計された高品質のハードウェアやスペースを利用できる素晴らしいコラボレーション環境が用意されています。

しかし、ワークスペースはもはやオフィスだけではなくなっています。そのため、多くのリモートワーカーがオフィスと同じ専用設計スペースを利用できない状況が発生しており、オフィスで利用するときと同じレベルの効率性や体験を得ることは難しいと考えているかもしれません。生産性を向上させ、従業員の健康を守るデスクや椅子などの備品を提供することで、従業員は在宅勤務中でも最善の状態で仕事に取り組めるようになります。また、高品質のデスクと椅子を使うことで、姿勢の悪さから身体に深刻な影響が出ないよう予防できます。

もう 1 つの重要な考慮事項は照明です。窓からの日光や単一光源は、不快な影や過剰な光を生み出し、長時間目を向けていると精神的な疲労につながるおそれがあります。リモート従業員に効果的な照明設備を提供して照明の問題を解決してもらうことで、組織はミーティング出席者が専門的なミーティングを体験できるようサポートできます。

一貫性と柔軟性を実現するユニファイドコミュニケーションの導入

今やオフィスが存在する場所がワークスペースではありません。従業員がいる場所こそが仕事場になるのです。自宅やオフィスなどから勤務するハイブリッド従業員の場合、場所を問わず成果を達成するための機能やリソースが必要になります。

オフィスとリモートの両方で、従業員が成果を達成し、効率を上げるように準備するための最も効果的な方法の 1 つはユニファイドコミュニケーションソリューションの導入です。エンタープライズレベルのユニファイドコミュニケーションソリューションにより、一貫した技術体験が構築され、ワークスペースの考え方のバックボーンに直接柔軟性を組み込むことができます。

Zoom のようなユニファイドコミュニケーションプラットフォームを活用することで、従業員には以下のメリットが提供されます。

合理化されたホットデスク – ハイブリッド従業員は、オフィスにいないときも簡単にオフィス内のリソースを表示して予約できます。同様に、カンファレンスルーム、デスク、その他の設備のオンサイトリソースに簡単にサインインすることもできます。

一貫したデバイス非依存体験 – エンタープライズレベルのソリューションにより、従業員が使用するほぼすべてのデバイスでコミュニケーションやコラボレーションが可能になるのと同時に、一貫したユーザーインターフェースで、場所を問わず従業員は同じ体験ができるようになります。

強化された柔軟性 – 自宅、オフィスなどにいる場合でも同じ機能と機能性が利用できることで、ハイブリッドワーカーは場所を問わず生産性を向上させることが可能です。

最高の目安として機能する指標

組織をサポートする新しい技術やソリューションを組み込む場合、実際に望みどおりの効果があるか判断するにはどうすればよいでしょうか？

データはソリューションが与える効果を測定する最善の手段であり、最も改善が必要な分野を示してくれます。以下では、ソリューションの効果を測定する指標の活用方法をいくつかご紹介します。

参照として以前のデータを使用 – 保持しているルームおよびデスクの数や以前の従業員エンゲージメントスコアなどの履歴データは、特別優れたインサイトにはならないかもしれませんが、状況が変化した程度を示す有用な指標となる可能性があります。
新しい指標の収集 – ルームの使用率、同時にルームにいるユーザー数、カンファレンススペースでのミーティングに出席した遠隔参加者の数などに関する新しいデータポイントを収集することで、有用なインサイトをスペースの活用方法や体験を向上させる仕組みに組み込むことができます。
最高のデータであるアンケートデータ – 従業員アンケートは、改善すべきギャップを埋めるのに最適です。これらの回答から、特定の課題点、共通のハードウェアや機能のリクエストが判明し、複数の機会喪失が示され、非効率的なプロセスや技術が明確になります。