企業の中で、オフィス マネージャーほど忙しく、重要な役割をこなす従業員はいません。 新入社員の研修、管理業務の取り組み、IT 部門との調整、役員の対応など、マルチタスクをこなすスーパースターたちは、仕事が楽になるテクノロジー ソリューションを必要としています。

今回は、Zoom Phone を利用している数名のオフィス マネージャーにインタビューし、日常のコミュニケーションのニーズのほか、ワークフローの軽減と生産性の向上を実現し、煩雑な管理業務から解放してくれる多彩な機能を搭載したクラウド電話ソリューションについて話を伺いました。

Zoom Phone がオフィス マネージャーにとって欠かせないソリューションである理由を紹介します。

1. 管理を簡素化

権限の変更、Zoom Phone アカウントを使用したユーザーのプロビジョニング、コール パッケージの割り当てまたは削除を Zoom 管理ポータルから直接実行できるので、日常的なシステムの管理作業を合理化し、貴重な時間を節約できます。 Zoom Meetings をすでに使用している場合は、一元化されたダッシュボードからすべての Zoom ソリューションを簡単に管理できます。インターフェースもユーザー管理要件もバラバラな複数のソリューションを操作する必要がありません。

2. 迅速に問題を解決

Zoom ダッシュボードには簡単に問題を特定できる診断機能が備わっており、パフォーマンスの問題の診断に費やす時間を大幅に削減できます。 問題を素早く診断し、通話パフォーマンスを確認できるので、Zoom ダッシュボードさえ見れば、単純な修理で対応できるのか、IT のサポートが必要かをすぐに見極められます。

3. ボイスメールの文字起こし

毎朝、何件ぐらいのボイスメールをチェックしますか？ ボイスメールの文字起こし機能を使用すれば、ボイスメッセージを並べ替えて、優先順位付けできるので、最初に返信が必要な電話をサッと判断することができます。 メールを開いて文字起こしに目を通せば、一番に対応が必要な電話がすぐに判断できるので、重要な電話から先に処理できます。

4. コミュニケーションのワークフローを簡略化

オペレーターに接続しなくても、必要な担当者と連絡が取れる自動受付機能を使えば、もうお客様を待たせたままにすることはありません。 営業時間のルーティング設定では、営業時間外でも連絡が取れるよう設定することができます。

5. 代理通話機能

代理通話機能で、自分の時間もエクゼクティブの時間も有効に使いましょう。 Zoom Phone では、代理で電話の着信と発信が可能です。エクゼクティブの邪魔をすることなく、素早く効率的に通話を管理できます。

6. わかりやすい企業ディレクトリ

Zoom Phone の直感的な企業ディレクトリなら、簡単にかけたい番号が見つかります。 Zoom Phone では相手先の番号を覚える必要はありません。担当者の名前を入力するだけで、ディレクトリに表示されます。 ディレクトリには、相手が取り込み中か、電話に出られるかステータスが表示されるので、時間を節約できます。  

7. リモート管理

Zoom Phone のリモート管理は、自宅にいる時でも、電話ソリューションを管理できる機能です。 インターネット接続と管理権限さえあれば、どこにいても、サインインして電話ソリューションを管理できます。

8. 仕事とプライベートを分離

Zoom Phone の営業時間設定をオンにすれば、仕事はオフィスを出れば終了。 営業時間を設定できるので、就業時間が終われば電話が鳴ることはありません。家族や友人との時間をゆっくり楽しむことができます。 また、モバイル デバイスでも仕事の電話には Zoom Phone の番号を割り当てられるので、プライベートな番号を公開せずに済みます。

Zoom Phone 101 ウェビナーでは、Zoom Phone の詳細、主な機能、組織のつながりを維持する仕組みをご紹介します。