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組織でのチャット活用のベスト プラクティス

組織でのチャット活用のベスト プラクティス

ビジネスの成功と生産性向上を実現するには、迅速で効率的なコミュニケーションが不可欠です。そのため、ハイブリッド組織を中心に、クラウド チャット ソリューションを導入する企業が増えています。 ボタンをクリックするだけで、スクリーン ショットや書類、ファイルを送信したり、ビデオ通話や電話を開始できるチャットは、あらゆる規模の組織にとって強力なコラボレーション ツールです。 しかし、チャットという合理化されたソリューションでも、企業が成長するにつれて扱いが難しくなります。

チャットを最大限に活用するためのベスト プラクティスと Zoom Chat のプロによるヒントをまとめました。

1. 情報を整理する

チャットを使えば、組織の個人、あるいはチームのいずれの場合も、効率的にコミュニケーションを取ることができます。 しかし、重要な会話の流れを見失ったり、頻繁に使うチャンネルがわからなくなってしまうこともあります。

常に最新の情報を把握できるように、情報を整理して、重要な会話のスレッドを常にチェックしておきましょう。

  • 古いチャットや関連のなくなったチャンネルを削除するなど、こまめに情報を整理しましょう。 チャンネルの所有者の場合は、プロジェクトが完了したり、関連性がなくなった時点で自由に削除することができます。
  • グループ チャットが増えすぎないように注意します。 名前のないグループ チャットは、後で探すのに苦労します。 コミュニケーションを継続する必要があるプロジェクトの場合、わかりやすいタイトルと説明文を付けてチャンネルを作成することで、目的が明確になり、チャンネルを見つけやすくなります。

Zoom プロのヒント: 「私は、定期的に星マーク付きのチャンネルやチャットを整理し、無駄な情報の多いチャンネルの通知を無効にするなど、自分にとって重要な情報だけをチェックできるようにしています。」 – Heidi E.

2. 検索とショートカットを使用する

常に、大量の情報、ファイル、連絡先が流れてくるのがチャットの悩ましいところ。優れた検索ツールは、ビジネス用メッセージ ソリューションの強い味方になります。 検索機能を活用すれば、チャット、ファイル、チャンネル、連絡先を簡単に見つけることができます。

また、自分をメンションされたチャットのみ、あるいはブックマークを付けたチャットやファイルのみを検索対象にすることで、他のチャットからの情報を排除して、探している情報を的確に見つけ出すことができます。

Zoom プロのヒント: 「会話を含むサブスレッドやメッセージ、情報 / 書類を検索する場合は、Control + F にキーワードやプロジェクト名、キャンペーン名を組み合わせて検索を実行します。」 – Farshad H.

3. 境界線を作る

チャットにモバイル デバイスを使用する場合、メリットとデメリットがあります。 場所や時間を選ばず、バーチャルで同僚とコミュニケーションを取ることもできます。 しかし、とめどなく送られてくるメッセージは、ビジネスやプライベートの生活に支障をきたす場合もあります。

しかし、チャット機能をうまく使えば、ワークライフ バランスを回復することができます。

  • すぐ返信しなければならないという義務感を持たないこと: [着信拒否] をオンにしておけば、今は対応できない状態であることが他のユーザーに伝わるので、集中したり、リラックスするのに必要な時間と空間を確保できます。
  • 通知を管理する: 仕事中、あるいはオフの時間に気が散らないように、通知をカスタマイズ、あるいはチャンネルをミュートして、緊急、または重要度の高いメッセージのみを受け取るようにしておきましょう。

Zoom プロのヒント: 「私はデフォルトの通知数表示をオフにして、重要なチャンネルやチャットだけを有効にしています。 こうしておくと、自分が返信しなくてはならない本当のメッセージ件数がわかるので、効率が上がります。」- Dane H

4. 連携を活用する

チャットとアプリを連携させることで、アプリを行き来する回数を減らし、生産性を向上できます。 たとえば、Zoom のカレンダー連携を使えば、カレンダーに登録されているイベントに参加している場合は、現在のステータスが自動的に [取り込み中] として表示されます。

また、チャット チャンネルを設定し、Jira 内で追跡している特定のプロジェクトに関する通知を自動的に受信 / 送信する Jira Notifications などのアプリケーションを活用することもできます。

Zoom プロのヒント: 「Google と Zoom のカレンダー連携は、忙しい中でも、自分の時間を確保するのに最適です。 プロジェクトに集中したり、タスクを完了するのに 1 時間必要な場合は、Google カレンダーにイベントを設定しておけば、Zoom Chat のプレゼンスのステータスが自動的に [取り込み中] に変わります。これで、集中している時に邪魔が入らないようにしておくことができるのです。」- John M

5. 楽しむ!

仕事の合間にちょっとした遊び心を取り入れることで、ストレスを解消すると同時に、チーム内に連帯感が生まれ、オープンで自由なアイデア交換ができるようになります。 ワークスペースで親密なコミュニティを築き、同僚との距離感を縮めたいなら、料理、音楽、地元での会合、読書、ゲームなど、共通の趣味のチャンネルを始めましょう。  

また、絵文字や GIF などのチャット機能を活用して、日常の会話にカジュアルな笑いを取り入れたり、状況に合わせて自分を表現することもできます。 自分の絵文字をアップロードするには、Zoom Chat の絵文字アイコン、次にハートのアイコンをクリックして、[編集] > [絵文字のアップロード] を選択します。

Zoom プロのヒント: 「GIF の力を軽く見ない方がよいですよ。良い GIF を使えば、チームをまとめることができるのですから。 お気に入りの GIF は、Zoom Chat の [保存した絵文字] にアップロードして保存するのがおすすめです。 好きな GIF にカーソルを合わせて、右隣にある三点リーダー(…)をクリックするだけです。 次に [絵文字に追加] をクリックすると、ハートのアイコンの中に格納されるので、簡単にアクセスできるようになります。」 – Rhonda H

Zoom プロのボーナスヒント

その他、Zoom チームが教える便利なチャットのヒントをご紹介します。

  • スクリーンショットの注釈: 「スクリーンショットの注釈機能は画期的でした。 何もアップロードしなくても、スクリーンショットに注釈をつけて Zoom Chat で送信できるのでとても便利です。」 – David B
  • オンラインになったら通知: 特に便利な機能が [オンラインになったら通知] です。このオプションを選択しておくと、連絡しなければならない相手がオンラインになったら、通知を受け取ることができます。- Dan. J
  • メッセージのピン留め: #projectchat で、日付や POC の入ったプロジェクト計画やマスターデッキがある場合、とても簡単です。 チャット グループにピン留めしておけば、該当するプロジェクト / 成果物のソースを誰でも見ることができます。 – Killian M

お客様のチャットのニーズに役立つ Zoom の機能や詳細については、オンデマンド ウェビナーの録画版「Zoom Chat の紹介」をご覧ください。

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