メールやビデオ ミーティングなどのコミュニケーション ソリューションは、人々が離れていてもつながり、連携する方法に革命をもたらしました。 しかし、予定が詰まり、受信箱がメールで溢れた状態では、実際に仕事をする時間が取れなくなってしまいます。

リアルタイムでのコラボレーションを可能にする Zoom Team Chat などのツールにより、「メールでよかったのでは？」と思わせるような不要なミーティングを回避し、優先度の高い長文でのコミュニケーションにメールを活用することができます。

ミーティング数を減らすためにチャットを使用する

チームとコミュニケーションをとり、現在のプロジェクトやキャンペーンの状況を把握してもらうことは不可欠です。 しかし、進捗報告、ブレインストーミング セッション、さまざまなチームとの確認作業のために頻繁にミーティングを行うと、実際に仕事をする時間がなくなってしまいます。

空き時間を作り、時間を確保するための Zoom Team Chat 活用法についてご説明します。

• ミーティングを合理化する: チャット チャンネルを使用すると、進捗報告のミーティング時間を短縮できます。作業の進捗報告ではなく、説明を行い、疑問を解消するために時間を使えるようになります。

• チャットから始める: プロジェクトや作業ごとにミーティングの予定を立てるのではなく、チャット チャンネルや簡単なメッセージからコミュニケーションを始めることができます。 詳細説明が必要な場合や、質問などがある場合は、後ほどミーティングをスケジュールしたり、ビデオアイコンを使用して、チャットから直接ミーティングを開始したりすることも可能です。

• 整理する: チームやプロジェクトのミーティング用に、事前にチャット チャンネルでアジェンダを共有します。 これにより、全員が準備万端の状態で参加して、ミーティング開始直後に本題に入ることが可能となり、ミーティング全体にかかる時間が短縮されます。

チャットがメールより優れている理由

受信箱に溢れるメールを確認する場合、 無数のメールのスレッドに目を通し、返信しようとするうちに、貴重な時間が奪われてしまいます。 チャットを使用すると、メッセージを簡単に開き、自分宛のアイテムを見分け、必要な情報をすぐに見つけることができます。

チャットがメールの代わりとして優れている理由は次のとおりです。

• 早くて効果的: メールの代わりにチャットを使用することは、ボイスメールの代わりにテキスト メッセージを使ってコミュニケーションするようなものです。長いメッセージを確認して必要な情報を探すのではなく、本題に関するメッセージをすぐに確認できます。

• すぐに遅れを取り戻せる: 不在中の遅れを取り戻したり、不慣れなプロジェクトの進捗を分析するにあたって、特にメールだけで行うと骨の折れる作業になります。 チャットでは、会話全体を一目で確認して進捗状況を正確に把握できるため、プロジェクトの進捗をすぐに理解し、仕事の遅れを取り戻すことができます。

• 容易に整理: メールを複数のフォルダーに振り分け、受信箱のメールをすべてトラッキングすることは困難です。 チャットでは、チャンネル、ブックマーク、メンション機能を使用して整理することで、最小限の労力で必要な情報を確認できます。

• 通知のカスタマイズが可能: メールを受信した際、直接メールを開き、メッセージを読むことなくその緊急性を判断することはほぼ不可能です。 チャットを使用することで、通知をカスタマイズして、作業を優先しながら重要なメッセージにすぐ返答することができます。たとえば、特定のチャンネルや個人からメッセージを受信した場合や、メンションされた場合のみに通知を受け取るよう設定できます。

Zoom Team Chat を活用すれば、自らの成功に必要な時間を確保しながらも、周囲と連携して仕事をこなすことができます。 Zoom がお客様が求めるチャットのニーズに対応し、ワークフローの合理化をお手伝いする方法の詳細については、月次ウェビナーにご参加ください。