大量の情報やメッセージ、リソースが常に入ってくる毎日において、 それらすべてを管理することなど到底無理だとお考えになるかもしれません。だからこそ取り組みを統合し、時間を節約して、環境を整理する方法を模索する必要があります。 生産性向上ツールを新たに追加しても、確認すべき事柄がさらに積み重なったと感じるだけで大した助けにならないこともあります。 代わりに必要なのは、皆様のあらゆるニーズに対応するワンストップ ショップです。

そこで役立つのが、Zoom のチャット ソリューションである Zoom Team Chat です。 すでに Zoom プラットフォームに追加費用なしで含まれているため、この持続的なチャット ソリューションを、すばやいアクションが必要なときにはいつでも手中にある言うなれば秘密兵器のように使用できます。  

ただし、秘密兵器は使いこなさなければ効果を発揮できません。 チャットを介したメッセージの送信方法を知ることと、Zoom Team Chat の機能を最大限利用して時間を有効活用する方法を知ることは、別物です。

チャット体験を最大限活用できるよう、就業日に Zoom Team Chat を使用する際のベスト プラクティスをいくつかご紹介する早見表を作成しました。

Zoom Team Chat を使用する際のプロのヒント

返信を使用する

同僚やチームメイトとのチャット会話の流れが速いと、今話題に上っているメッセージはどれなのかを把握することが難しくなりがちです。 メッセージの下にある [返信] を押すと、メッセージに直接返信でき、返信がそのメッセージの下にグループ化されるため、他の参加者にもあなたが同じトピックについてコメントしていることが分かります。

リンクを埋め込んでプレビューする

投稿を簡潔にして、長めの URL を記載できるスペースを残しましょう。[フォーマット] フィールド内の [リンクを追加] オプションを使用すれば、テキスト内に直接リンクを埋め込むことができます。 ハイパーリンクを追加したら、クリックして [リンクを開く] を選択し、URL をプレビューして、正しい URL かどうかを投稿前に確認できます。誤ったリンクを共有しないようにしましょう。

@all は控えめに、@mentions は用心深く使用する

チャネル内の全員にメッセージに注目してもらう必要があるときは、@all 機能を使用すれば、すべてのグループ チャットまたはチャネルのメンバーに（アクティブか非アクティブかにかかわらず）メッセージが通知されます。 ただし、数百名、数千名のメンバーがいるグループ内でこの機能を使用する場合は、必ず控えめな使用を心がけるようにしましょう。

メッセージ内で @mentions を使用して、グループ チャットまたはチャネル内の特定の人物にタグ付けすることもできます。 @ マークと対象者の名前を入力したら、ドロップダウン メニューからそのユーザーを選択します。 堅苦しくないのがお好みなら、 キーボードの BackSpace キーを押してメンションから対象者の姓を消去することもできます。

冷静にチャットを継続する

受信するメッセージがあまりにも多いと、チャットに閉口したくなる気持ちは分かります。 手に負えないと感じることのないよう、チームチャットの通知設定の調整をお試しください。 自分が直接メンションされているとき、1 対 1 のチャットまたはグループ チャット、またはお好みの特定チャネルでメッセージを受信するときのみ、通知を受信するよう調整できます。 不要なメッセージや混乱を減らし、すぐにその場で必要な情報にフォーカスしましょう。

より詳細な説明が必要なら他のソリューションにアクセスする

ペースの速い現代の職場環境において、より詳細な説明やデモが必要な場合に、チャットから電話またはビデオ ミーティングに移行しなければならないケースもあります。 Zoom Team Chat は Zoom クライアント内に存在するため、同じアプリ内で Zoom ソリューションを切り替えることができます。[ビデオでミーティング] アイコンをクリックすれば、グループ チャットまたはチャネル内で直接ミーティングを開始することもできます。 デスクトップの Zoom Mail クライアントを使用すれば、チームチャットにメールを共有することもできます。

整理された状態を維持する

チャットアプリはときにチャットで溢れかえります。さまざまなプロジェクトで複数のチームや外部関係者と協働している場合はなおさらです。 メッセージを整理して混乱状態を収拾するために役立つ方法をいくつかご紹介します。

ミーティング不在によるサイロ化を防ぐ

Zoom の継続的なミーティング チャット機能を使用して、Zoom Team Chat でミーティング参加者の専用グループ チャットを作成することで、ミーティング前後およびミーティング中に参加者同士のコミュニケーションが可能になります。 この機能が有効な場合、ミーティング内でチャットが送信されると、そのグループ チャットにミーティング内チャットが表示され、ミーティング終了後も会話を継続できます。

フォルダーを活用する

Zoom Team Chat のサイドバーが少々ごちゃごちゃしてきたと感じたら、フォルダーを使用して会話やチャネル、連絡先を整理してグループ化する方法が非常に役立ちます。 コラボレーションしているプロジェクトまたは協力しているチームごとにフォルダーを作成することで、必要な会話やチャネルを簡単に探し出すことができます。 重要な社内チャネルのフォルダーを作成することもおすすめです。そうすれば、更新を見逃すことが一切なくなり、重要な情報を簡単に見つけられます。

個人チャットで生産性を高める

重要なメモ、リソース、リマインダー、その他の細々としたことを「個人チャット」に保存しましょう。個人チャットは、他のユーザーには非表示の Zoom Team Chat 内の自分専用ワークスペースです。 デスクトップ クライアントで「個人チャット」を使用するには、[チームチャット] タブをクリックします。 [お気に入り] セクションで名前を見つけ、メモを入力して [送信] を押します。これによりメッセージが自分自身に送信され、チャットアプリへのアクセスに使用するデバイスを問わず後で参照できます。

検索機能を使用して必要なものを探す

率直に言うと、チャットアプリに入ってくるメッセージ、ファイル、スクリーンショットなどから、本当に探しているものを見つけ出すことは困難です。 ですがチームチャットの強力な検索機能があれば、必要なアセットを簡単に見つけることができます。 デスクトップ クライアントのナビゲーション バーの上部にある [検索] ボタンをクリックします。 検索に関連するキーワードを入力すると、デフォルトで Zoom がチャット、チャネル、メッセージ、連絡先を検索し、検索基準と一致するファイルまたはメッセージを見つけます。 または、[上位の結果]、[連絡先]、[チャネル]、[メッセージ]、[ファイル] のフィルタを適用して検索結果を絞り込むこともできます。

仕事を合理化する

時間はもっとも貴重なリソースです。Zoom Team Chat の支援があれば、もっとも必要なときにスピードアップを図ることができます。 チームチャットを使用して日常業務を合理化するための方法を、いくつかご紹介します。

重要なメッセージにリマインダーを設定する

日常業務の混乱の中で、重要なメッセージを見逃してしまうことがあります。 見逃してしまったかもしれないメッセージにストレスを感じるのではなく、最適なタイミングで重要なメッセージのリマインダーを受信するようにしましょう。 自分へのリマインダー機能を使用すれば、受信したメッセージに対して再度通知するタイミングを選択できるため、メッセージが忘れられたり無視されたりすることがなくなります。

AI のサポートで時間を節約する

タイムリーに返信する必要がある場合は、Zoom IQ のチームチャット作成（選択したプランに組み込まれたお客様用無料トライアル）* を使用して、会話のコンテキストに応じたメッセージの下書きを作成できます。 ユーザーは、提案された返信メッセージのトーンや長さをカスタマイズできます。

ステータス メッセージの設定を検討する

ステータス メッセージを使用すると、チームチャット プロフィールの一部としてメモが表示され、他のユーザーにはあなたの連絡先を選択したときやあなたとチャットするときにこのメモが表示されます。

オフィス外にいる場合、返信が遅れる見込みの場合、1 日中現場に出ている場合など、同僚に最新状況を共有するのに最適な方法です。 有給休暇の終了時など、一定期間が過ぎたらステータス メッセージの表示を終了するよう設定することもできます。

連携でワークフローを簡素化する

重要な文書をチームメンバーに素早く渡したいですか？ Zoom プラットフォームを離れずに、強力なサードパーティ アプリにアクセスしたいと考えていますか？ Zoom Team Chat は何十もの人気アプリケーションと連携しているため、チームは時間を節約し、ワークフローを簡素化できます。

プレゼンス アイコンに注意を向ける

プレゼンス アイコンを見れば、同僚がチャットに対応可能かどうかがすぐに分かります。 チャットアプリにあるこれらのアイコンにより、ユーザーの対応可能状況を簡単に把握でき、他のユーザーにご自身の状態（プレゼンス）を知らせることができます。

プレゼンス状態は、グレーで中心が空洞の丸はオフライン、緑の丸はオンライン、ビデオカメラ アイコンは Zoom ミーティング中など、複数あります。 それらの意味をすべて知っておくと役に立ちます。 一般的に、誰かに連絡するのに最適な時間は緑（オンライン）が表示されているときです。 オンラインになった途端に通知を受信するには、連絡先名の隣の 3 つの点をクリックし、[オンライン時に通知] を選択します。

チャットアプリの詳細を確認する

常に多くの情報が積み上がっていく時代において、チャットアプリは組織的なコラボレーションと生産性のための重要な基盤を提供します。 Zoom Team Chat は、単なるチャットアプリの枠を超えています。チャット コミュニケーションを整理するだけでなく、Zoom プラットフォーム全体を 1 か所に統合するよう設計されたコラボレーション ハブが手に入ります。 その他の Zoom モダリティ全体を通して使用できる Zoom のチャットアプリは、複雑さを減らしてシームレスなワークフローを実現し、ミーティング、電話、ホワイトボードなどでのコラボレーションを強化します。

Zoom Team Chat を使用して費用を削減する一方で、新たなビジネス需要に対応できるようスケーリングする方法を学ぶ Zoom ウェビナーにご参加ください。今すぐご登録いただけます。

* 現在 Zoom IQ のチームチャット作成は、Zoom One パッケージ（エンタープライズ プラス、エンタープライズ、ビジネスプラス、ビジネス、プロ）と、一部の Zoom レガシー バンドル（エンタープライズ指定ホスト、エンタープライズ アクティブ ホスト、Zoom Meetings エンタープライズ、Zoom Meetings ビジネス、Zoom Meetings プロ）でのみ、期間限定で英語での無料トライアルをご利用いただけます。 業界および地域によっては除外される場合があります。

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