予算やリソースの縮小は今に始まったことではありません。 近頃は、IT の支出が正当である理由を説明するよう求められたり、何らかの手を打って支出を削減するよう言われることもあるでしょう。 問題は、従業員同士がそれぞれ異なるアプリやチャネルを使用してコミュニケーションを取っていることにあります。

それでは、ワークフローをこれ以上複雑にすることなく支出を最適化するにはどうすればよいでしょうか。 そこで、コミュニケーションを統合することから始めましょう。

すべてを行えるチャットアプリを見つける

費用を削減するからといって、コミュニケーションを減らさなくてはならないわけではありません。 スケーリング機能を失うことなく費用を節約できるような、スマートな方法が存在するのです。 システムにあるアプリケーションが多すぎることが懸念材料であれば、それぞれの長所を備えた多目的アプリを見つければよいだけです。

まずはチャット アプリケーションから探してみましょう。 適切なタイプのチャットアプリを使用すれば、すべてのワークフローを 1 か所にまとめ、特定の就業日に別のあらゆるコミュニケーション方法へと連携できます。 適切なチャットアプリがどれか確認するには、以下の事柄を考慮しましょう。

適切な連携: 重要な文書をチームメンバーに素早く渡したいですか？ 現在使用中のサービスを維持しつつ、強力なサードパーティ アプリにアクセスしたいと考えていますか？ 多くのユーザーが使用している人気のアプリケーションと連携するチャット ソリューションを見つけましょう。 たとえばドキュメント共有の連携は、多くのユーザーがプロジェクトで協働し、重要なアセットでコラボレーションする上で近年外せない機能です。 関連するチャットアプリが連携すると、ワークフローが簡素化され時間の節約になります。

メモ作成、文書の保存、編成機能: すべてを 1 か所で保存できれば、メモ作成やストレージ アプリケーションを別々に使用する必要はありません。    

別のタイプのコラボレーションに素早くアクセス: 詳細な話し合いやデモのために、チャットから電話、またはビデオ ミーティングに移行しなければならないケースもあります。 同じアプリケーション内ですべてのコミュニケーション ソリューションを切り替えられる、スピーディーかつ生産性を維持するチャットアプリを見つけましょう。 このようなアプリには、グループ チャネル内からすぐにミーティングを開始する、特定グループとデジタル ホワイトボードを共有する、ミーティング チャットを持続的なチャットアプリ内に直接保存する便利な機能も存在します。

音声コミュニケーションを拡張する

何十年もの間、電話は職場環境に不可欠の存在であり続けています。 だからといって時代遅れかというとそうではなく、実際は正反対です。 VoIP コミュニケーションは、現代の柔軟な仕事環境に欠かせません。 このおかげで、移動中にお好みのデバイスから同僚や顧客とコミュニケーションを取ることができます。 適切な VoIP 電話プロバイダーを使用すれば、これらすべて、さらにはそれ以外の作業もサポートしてくれます。

実際、いくつかの電話ソリューションでは、使用するデバイスやアプリケーションの数を事実上減らすことができます。 必要なのは、適切なソリューションを見つけることだけです。そのための推奨方法をご紹介します。

過剰なデバイスを使用しない一貫したコミュニケーション: 世界レベルの VoIP コミュニケーションは、デスクトップ、モバイル、タブレット デバイスで機能します。 固定回線電話もまだまだ現役だという事実を無視するわけではありませんが、VoIP なら、個人番号を明らかにしなくてもお好みのデバイスを使用してコミュニケーションできるという選択肢が開けます。 この方法なら、特定の場所に居続けたり、仕事用と個人用で通話用デバイスを分けて持つ必要がありません。 必要なのは、クラウドベースの電話アプリにアクセスできることだけです。

テキスト機能またはビデオへの移行機能: 現代の電話ソリューションは、コラボレーション中心の環境を前提に構築する必要があります。つまり、ビデオ ソリューションに簡単に接続できなくてはなりません。 すぐにビデオに移行できる VoIP ソリューションがあれば、同じ場所から 2 つの機能を切り替えることができます。 また、文字と音声のメッセージをすべて同じ送信元から発信可能なため、電話ソリューションから SMS テキスト メッセージを送信できます。

分析ダッシュボードと品質ダッシュボード: 何らかの問題の真相を究明しているときに、分析ダッシュボードが整理されていないようでは頭痛の種が増えるだけです。 直感的なダッシュボードを備えた電話ソリューションを導入することで、余分な分析ソリューションを削減しましょう。 通話品質やネットワークの問題を積極的にモニタリングし、トラブルシューティングすることで、迅速かつ効果的に問題を解決できます。

チャット、電話などを単一プラットフォームにまとめる

最後に、チャットアプリと電話ソリューションの両方を提供する単一プラットフォームを使用して、これらを統合することをおすすめします。

Zoom の高度なチャットアプリである Zoom Team Chat は、整理されたコミュニケーションを即時提供し、Zoom Phone はコラボレーション時代に欠かせない音声コミュニケーションを提供します。 両方のサービスを活用することで、迅速にモダリティ間でコラボレーションを行い、かつてないレベルの生産性を生み出すことができます。

Zoom Team Chat と Zoom Phone は、チャット、電話、ミーティング、ホワイトボードなどを単一プラットフォームにシームレスにまとめた Zoom One サービスの一部です。 Zoom One で職場のコミュニケーションを 1 か所に統合することで、今後もビジネスを発展させていくために必要な時間と費用を確保できます。 スケーリング機能を失うことなく、日常業務を再考し、少ないリソースでより多くのことを実現しましょう。

Zoom でコミュニケーションを統合する方法の詳細は、最新の「Hear from a Peer（Zoom の仲間の声）」ウェビナーをご覧ください。