ミーティングにほとんどの時間がとられてしまうように感じている方はあなただけではありません。 ミーティングを科学的に分析しているJoseph Allen博士によると、今回のパンデミックが発生する前にマネージャーは勤務日の75%をミーティングの準備、とりまとめ、出席に費やしていたと言います。しかも、ミーティングの半数以上があまり意味のないものだったと言います。

目的に合って綿密に計画され、うまく行うことさえできれば、ミーティングは強力なツールとすることができますが、ミーティングは非生産的で不必要だと思われることもよくあります。 それなのになぜあまりうまく機能していないミーティングを行い続けるのでしょうか？ もっとよくする方法はどのようなものなのでしょうか？

Zoomtopia 2020で、AllenがLogitekのNicole BaerとPhilippe Depallensの討論に参加し、これらの質問に回答し、さらに多くの情報を提供しています。 彼らが参加している「気の利いたミーティングを行うヒント」セッションを視聴するか、弊社のハンディーチェックリストをダウンロードして、お客様の組織のミーティングカルチャーを向上させてください。

ミーティング前の準備

本当にこのミーティングが必要か、自分に問いかけてみてください。

このような質問をいくつか投げかけることで、そもそもそのミーティングが必要なのか確認します：

• 自分のミーティングにはっきりとした目的や目標があるでしょうか？
• 自分の目標を達成するために協力やオープンディスカッションが不可欠でしょうか？
• 複雑で機密性の高い情報について討論を行う必要があるでしょうか？

「はい」と答えた方は目標に対してミーティングが最も適した形式である可能性が高いです。「いいえ」と答えた方はメール、インスタントメッセージ、手短な電話で目的を達成することを検討してみてください。

参加者を限定してください

招待者リストにある全員が、あなたのミーティングの目標を達成する上でアクティブな役割を担っているでしょうか？ 目的がコラボレーションである場合、5～7名の人に絞り込むようにしてみてください。そうしないと、通話に多数の人が参加してもほんの数名しかミーティングに貢献しないことになります。

議題を作成し、配布してください

議題があると、会話が話の筋からそれることがなくなり、生産性の高いミーティングを行えます。 議題を事前に準備して、出席者全員に送信してください。こうすることにより、出席者が考えをまとめることができ、手近の議題について期待に応えることができます。

時間内に終わらせてください

ミーティングを45分未満に終わらせるように心がけ、埋め合わせの時間を確保するために、ミーティングを立て続けにスケジューリングしないでください。 1時間以上必要な場合（企画会議など）、短時間の休憩も入れて、参加者がリラックスして休憩できるようにしてください。

適切な思考が行えるようにしてください

ミーティングのリマインダーの画面が表示されたら、現在行っているタスクを中断して、数分かけてこれから行われるミーティングにフォーカスできるように頭の準備をしてください。 コップ一杯の水を飲み、瞑想し、音楽を聴き、少し歩きまわってください。エネルギーを確保し、余計なことを考えることなくミーティングに参加できるようにすることならなんでもやってみてください。

ミーティング内に行うことのヒント

世間話から始めてください

個人的なつながりを持つために時間をかけると通常、より効果的なミーティングを行うことができます。 すぐに業務のことに入る前に、週末の予定についておしゃべりをしたり、元気かどうかを尋ねたりすることにより、場がなごむようにしてください。

アクティブな進行役になってください

誰もが発言できるアクティブな会話の場を用意することで、カメラを向ける理由を与えてください。 名前で呼びかけることにより、出席者が熱心に参加できるようにしてください。 ビューを頻繁に切り替えたり、画面共有からギャラリービューに移動たりすることによっても、出席者の注意を引き寄せ続けることができます。

深い関心を持った参加者になってください

マルチタスクやタブサーフィンを回避して、深い関心を持ってミーティングに参加できるようにしてください。 ミーティングリアクションを利用して、耳を傾けていることをプレゼンテーションを行っている人に対して示してください。 中断したくない場合は、ミーティング内のチャットでコメントを共有してください。

議題からそれないようにしてください

会話がそれはじめたら、手順に沿うような発言を行い、手近な目標にフォーカスを再度当ててください。 関係のない話について討論するのは延期して、オフラインでフォローアップするよう提案して、ミーティングを議題からそれないようにします。

インクルーシビティーにフォーカスを当ててください

女性と有色人種の人は、職場で無意識の偏ったものの見方を経験することが多く、バーチャルミーティングによりこれらの不平等が悪化することがあります。 誰が話しているか、誰について議論しているかについて注意して、全員の声に平等に耳を傾けるようにしてください。

ミーティング後のフォローアップ

要約とアクションアイテムを送信してください

ミーティングの録画、筆記録、ノートテイクアプリを利用して、すべての利害関係者に要約を送信できるようにしてください。 このようにすると、ミーティングに丸一日かけなくても、全員に情報が提供され続けるようになります。

貢献するチャンスを追加で用意してください

ノートまたは録画を送信する際に、追加のフィードバックや貢献を行うように依頼してください。 これにより、ミーティングで気がひけて発言しなかった参加者、あるいはミーティングに参加していなかった人に、深い関心を持ってもらえる環境を用意することができます。

不必要なミーティングがないか確認し、あればキャンセルしてください

ミーティングを開催した後に毎回、ミーティング（特にスタンディングミーティング）をチェックして、まだ意図している目標に対して用意されていることを確認してください。 そうでない場合は、そのミーティングの時間を短縮するか、開催の頻度を下げるか、ミーティングをキャンセルしてください。

「注意深くミーティングを行うためのチェックリスト」をダウンロードしてください

弊社のビデオオンデマンドライブラリをチェックしてZoomtopia 2020のより洞察力のあるセッションのライブラリを確認してください。教育、ヘルスケア、Zoomによりつながりを持ち続けること、すばらしいワークスペースの構築などのトピックスがカバーされています。