組織の規模が拡大し、分散化が進むのとともに、デジタル コミュニケーションはあらゆる規模の企業にとって重要なツールとなっています。 電話や電子メールは、離れていても、人と人とがつながることができるデジタル コミュニケーションの定番です。 しかし、従業員があらゆる場所で働けるようになった現在、企業に必要なのは、チームがリアルタイムで連携できる最新のコミュニケーション ソリューションです。

ここで、力を発揮するのがクラウド コラボレーションです。

クラウド コラボレーションとは？

クラウド コラボレーションとは、デジタル空間でリアルタイムでタスクの共同作業を行うことです。 コミュニケーションは、効率的なコラボレーションの重要な要素です。しかし、クラウド コラボレーションの目的は、基本的なコミュニケーションを超えたところにあります。 クラウド コラボレーションでは、距離や場所に関係なく、シームレスにファイルを共有し、リアルタイムにドキュメントに注釈を付けて編集し、ワークフローを効率化することができます。 ここで、現代の企業がクラウドベースのコラボレーションを実現する方法を紹介します。

チャット ソリューション

最新のチャット ソリューションを使うことで、従業員はデジタル空間でインスタントに連絡を取り合い、ファイルやドキュメントを簡単に共有し、情報を素早く交換するだけでなく、1 対 1 またはグループで会話を始めることができます。

ビデオ会議

ビデオ会議ソリューションでは、ユーザーはビデオでミーティングを行い、画面を共有し、文書やファイルを送信するほか、他の参加者の反応や振る舞いを確認することができます。 電話やチャットでは得られない詳しい情報を共有する必要がある場合、ビデオ会議は効果的なクラウド コラボレーションを実現するための重要なツールになります。 

ファイル共有ソリューション

ファイル共有ソリューションがあれば、従業員は同じアプリケーションを使って文書を保存、あるいはアクセスできるだけでなく、編集、注釈、公開コメントも可能です。 従業員の場所を問わず、リアルタイムで同じドキュメントやファイルを取り扱えるので、コラボレーションを効率化することができます。

クラウド コラボレーションの活用法とは

クラウド コラボレーションは、教育機関から中小企業、非営利団体、病院、エンタープライズ企業など、あらゆる種類の組織で幅広く利用されています。 ここでは、組織でクラウド コラボレーションを活用する方法をご紹介します。

プロジェクト企画

プロジェクト マネージャーや関係者は、ドキュメント、カレンダー、ファイルなどのコンテンツを瞬時に共有し、リアルタイムで編集を行い、重要な意思決定を共に調整することで、全員の期待値を合わせ、効果的な計画を立てることができます。 ビデオ、電話、チャットで瞬時にコミュニケーションが取れるので、マネージャーはプロジェクトを推進し、全員の足並みをそろえることができます。

ドキュメントとファイル レビュー

ドキュメントの編集、ビデオのレビュー、リアルタイムの画像作成、見取図の調整など、コンテンツの確認の可能性は無限に広がります。 また、ミーティング中に画面に表示されているアプリケーションを共有することもできるので、ワークスペース ツール内でのチームとのコラボレーションを簡単に効率化することができます。 

リアルタイムの作業を調整

どんな組織でも、明確でダイナミックなコミュニケーションやコラボレーションが必要な場面があります。 対外関係における危機への対応、重要な製品の発売に伴うマーケティング活動の調整、顧客問題のトラブルシューティングなど、Zoom は自分を含む、チームの作業をリアルタイムで調整し、迅速かつ効率的に業務を推進することができます。

製造

複雑な製品や機械の設計や組み立てを大きなスケールで管理するには、コラボレーションが不可欠です。 Zoom を活用することで、メーカーは重要な関係者やチームとデジタル空間で素早く連携し、デザインの制作や製造プロセスの確認などを行うことができます。 

教育

リアルタイムでドキュメントの編集、コメント、注釈ができるので、学生が教師とファイルをコラボレーションしたり、グループ プロジェクトや学習活動のために仲間とファイルを共同で作成するなど、ダイナミックな学習体験を実現できます。

医療

医師や看護師を含む医療従事者は、患者の大切な診療録（カルテ）を安全なデジタル環境で閲覧することができます。BAA を締結することで HIPAA に準拠したプログラムを実現し、患者さんと共同で、治療に関する重要な意思決定を行うことができます。 

クラウド コラボレーションのメリット

クラウド コラボレーションは、あらゆる規模の組織にとって強力なツールです。 従業員がオフィスに出勤、リモート勤務、あるいはハイブリッドな勤務のいずれの場合も、クラウド・コラボレーションは、目標達成や共同作業の効率化に役立つメリットを提供します。

ここでは、クラウド コラボレーションが組織にもたらすメリットの一部を紹介します。

ワークフローを合理化

一刻を争うプロジェクトで、メールの返事を待ったり、電話で成果物の詳細を聞く必要はありません。 他の関係者と簡単に連絡を取り合い、情報を交換することができる上、画面共有などの機能を使えば、面倒なやり取りをせずにリアルタイムでプロジェクトを共同で進めることができます。 

すべての従業員に公平な環境を提供

ハイブリッドなワークモデルに移行する組織が増える中、リモート勤務者がオフィス勤務者と同じ条件で、ミーティングやプロジェクトに参加する機会を確保することは困難です。 クラウド コラボレーションを利用すれば、リモート勤務者もミーティングに積極的に参加し、自分の意見を伝えられます。

業務を柔軟に進める

ビデオ会議テクノロジーを活用することで、従業員はデスクにいなくても、効率的に作業を進めることができます。 インターネットに接続されたデバイスがあれば、低帯域の環境でも、ミーティングに参加できます。 つまり、空港でも、ホテルの部屋でも、プールサイドでくつろいでいる間も、チームと一緒にプロジェクトを進めることができるのです。 

効率的な調整

従業員は、場所を問わず、すぐに連絡を取り合い、仕事の調整やファイルの共有、状況の報告などをスムーズに行うことができます。

Zoom の幅広い機能でダイナミックなコラボレーションを実現

現在、さまざまなクラウド コラボレーション ソリューションが市場で販売されています。 ソリューションを最大限に活用するには、直感的な操作でワンランク上の体験ができる最先端の機能と、ミーティングやコミュニケーションを保護するセキュリティや信頼性が必要です。 

Zoom のユニファイド コミュニケーション プラットフォームは、コラボレーション セッションを効率的に行う豊富な機能を備え、高い信頼性とセキュリティ オプションにより、安全でスムーズなミーティングを実現します。 

チームのコラボレーションをより効果的にする Zoom の機能の一部を紹介します。

画面共有の強化

Zoom の画面共有機能は、他のユーザーが自分の画面を操作したり、マルチ画面で共有する画面を選択したり、ホワイトボードのコンテンツを共有するなど、独自の機能を豊富に備えています。 

ミーティング内チャット

ミーティング内チャットは、個別のミーティング参加者あるいは参加者全員にメッセージを送信できるので、発言者の邪魔をすることなく、重要なポイントやコメントを確実に伝えることができます。 

電話をそのままビデオ会議に昇格させる

Zoom のユニファイド コミュニケーション プラットフォームを使えば、Zoom Phone の通話をそのまま Zoom Meeting に昇格させることができ、画面を共有したり、情報を視覚的に示すことができるようになります。

Zoom 連携

エンタープライズ レベルのコミュニケーション ソリューションは、他のワークスペース ソリューションとシームレスに連携する必要があります。 Zoom は、さまざまな主流アプリケーションやコラボレーション プラットフォームと連携しており、ミーティングを合理化し、さまざまな共同作業を可能にします。

Zoom と連携するアプリの数々を紹介します。

Google Workspace

Zoom は Google Workspace と連携し、Gmail や Google カレンダー内のミーティング管理、ミーティングへの添付ファイルやトピックの追加、ミーティング オプションのカスタマイズなどがシームレスに行えます。 

Microsoft Teams

Microsoft Teams との連携により、Teams のチャット チャンネル内で、@Zoom のメンションを使って、即座に Zoom Meetings を開始することができます。 また、テキスト ボックスの Zoom ボタンを使って、1 対 1 のチームチャット、グループ チャット、チャンネル チャットでミーティングを予約、あるいは開始することができます。 

Gong.io

Gong.io との連携により、録音した通話を簡単に検索し、実用的な洞察を得ることができます。Zoom は、G Suite や Office 365 でスケジュールされたすべての通話を記録、分析、記録します。 Gong.io アナリティクスを使って販売実績を分析し、チームとコラボレーションして、有意義なフィードバックを提供し、売上を伸ばすことができます。 

クラウド コラボレーションの基本操作

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