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ビデオ ミーティングのエチケット: 出席者に素晴らしい参加体験を提供する 7 つのヒント

ビデオ ミーティングのエチケット: 出席者に素晴らしい参加体験を提供する 7 つのヒント

日常的な人づきあいの中でマナーほど大切なものはありません。もちろん、職場のミーティングでもこれまで以上に「マナー」が求められています。 会議エチケットには、時間厳守、相手の目をしっかり見る、注意を払うなど、古くから守られてきたガイドラインがありますが、この原則をビデオ ミーティングにも適用することで、生産性の高いビジネス環境を実現することができます。 また、あなた個人としての評価を「素晴らしいミーティングのホスト」に高めることができます。

従来のビジネス ミーティングは、遅延や中断が多く、生産性が低いと思われがちでした。 Zoom などの信頼性の高い、使いやすいビデオ ミーティング用プラットフォームが普及し、ミーティングに対するイメージは良くなりましたが、出席者全員に与えられた時間を最大限に有効活用するには、まだまだ余地があります。

飲食をしない、ボディ ランゲージに気を配る、話している人に敬意を払うなど、ほとんどのミーティングのマナーは常識の範疇で、特別なものではありません。 そこで、集中力を持続し、効果的な Zoom ミーティングを行うための 7 つのエチケットを紹介します。 

1. 最初に全員を紹介すること

現実のミーティングや社交イベントと同様、紹介もせずに初対面の知人が会話を始めることはありません。 同じ原則がバーチャル ミーティングにも適用されます。 和やかな雰囲気を作り、参加意欲を高めるためにも、最初に必ず出席者全員を紹介してください。

2. 背景が仕事にふさわしい環境で、整理整頓されていること

出席者には、散らかったオフィスや素晴らしいアート コレクションではなく、ミーティングの内容に集中してもらいたいものです。 仕事に適したアートや装飾を施したクリーンな環境であれば、出席者の気が散ることも少なくなります。 また、周囲の騒音や動きが少ない静かな場所でミーティングに参加するようにしましょう。 Zoom のバーチャル背景機能を使えば、散らかった場所やにぎやかな場所でミーティングに参加しなければならない場合、背景の気になる部分を簡単に消すことができます。 

3. 画面に表示された自分ではなく、カメラを見て話すこと

画面に映る自分を見ながら話をすると、注意が散漫になっているような印象を与えます。 発言する時はカメラに目線を合わせることで、出席者は自分に向かって話しかけられているという印象を持ち、会話に全員参加する環境を作り出すことができます。 ウェブカメラとモニターの位置を目の高さにそろえ、カメラに目線を合わせることで、出席者に向かって話しかけるようにしましょう。 

4. 気が散る要因を排除し、アジェンダに集中すること

メッセージ アプリケーションからの通知、着信音、デスクトップで動作しているアプリケーションなどは、気が散る原因になり、出席者が蔑ろにされている印象を与えてしまいます。 こうした気が散る要素を軽減することで、全員がミーティングに集中でき、中断を防ぐことができます。 

5. オーディオとビデオの設定を重視すること

マイクのミュートが解除されているか、カメラがオンになっているかをチェックし、出席者全員の画面に自分の姿が表示されているか、声が聞こえているかを確認します。 ミーティングの参加者が発言中にもかかわらず、マイクがミュートになっていることに気づいた場合、[参加者の管理] タブでオーディオのミュート解除を要求し、ミュートになっていることを知らせることができます。 また、Zoom Meeting の設定では、ビデオをオンにした状態でミーティングを開始したり、参加する方法、ミュートに設定してのミーティング参加などを管理することができます。

6. 必要な参加者だけを招待すること

参加や意思決定の必要のないメンバーを招待してしまうと、ミーティングの質が低下してしまいます。 他の関係者には Zoom Chat でミーティングの概要を送ることができるので、出席者を限定して、効率的な会議を行うことができます。 予定参加者は、受け取ったミーティングの招待状を確認し、実際に出席する必要があるかどうかを判断します。 必要ない場合は、ミーティングのレコーディングやサマリーを請求して、必要な情報を入手しするようにしましょう。 

7. ホストの場合は退室しないこと

ミーティングのホストの一般的なルール: 出席者が自分の好きなように退室し、最後の挨拶ができるように、全員がミーティングから退室したのを確認してから、終了しましょう。 当初のホストが先に退出した場合、Zoom は代替ホストを割り当てますが、印象はあまり好ましくありません。 ホストが出席者を置いて退室するのは、自分の開いたパーティから逃げ出すようなものです。

ビデオ ミーティングのマナーを身につけよう

組織の中で「生産性の低いミーティングばかり開く人」というイメージを植え付けないようにしたいものです。 プロフェッショナルかつ効率的、そして価値あるミーティングを開催する上で、ビデオ ミーティングのマナーを守ることは、非常に重要です。

この他、快適なビデオ ミーティングを開催するためのコツを知りたい場合は、Zoom 製品スペシャリストによる 1 対 1 のデモをご予約ください。

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