2020 年に、イベント プランナー達は対面式のエクスペリエンスからバーチャル エクスペリエンスへ移行する方法を急いで学ぶ必要に迫られました。 では、私たちは 2021 年以降のイベント産業に何を期待できるでしょうか？ 旅行や大人数参加イベントが制限されているため、多くの運営組織は今のところはバーチャルまたはハイブリッド形式で開催し、また、今後はバーチャルな構成要素を取り入れることを検討しています。

幸いなことに、活躍中のイベント プランナー達は、対面での体験に匹敵する素晴らしいデジタル体験を作成するために、より多くのリソースを用意しています。 プランニングし、準備を整え、創造性をはたらかせることで、1 ~ 2 年前に私たちが想像していた「バーチャル イベント」のあり方の限界を伸ばす体験をデザインすることができます。

バーチャル イベントのプランナー向けガイド

私たち Zoom は、成功を収める有意義なオンライン イベントを主催するために知っておく必要のある事を網羅した「バーチャル イベントの計画と主催のための究極のガイド」をまとめました。 以下のいくつかのハイライトを確認し、便利なチェックリスト、順を追った説明などの完全なガイドにアクセスしてください！

正しいソリューションで仕事を楽にする

Zoom Meetings または Zoom Webinars でイベントを開催すべきでしょうか？ 答えはいくつかの要因によって異なります — オーディエンスのサイズ、目指す相互交流のレベル、参加者をどれだけよく知っているか。 Zoom のガイドでは、各ソリューションの最適な使用例を分類し、イベントに最適なものを選択するための役立つヒントを記しています。 また、イベントをより効率的に運営する役に立つ、一部の人気アプリとの統合についても説明しています。

人を引き付けるバーチャル エクスペリエンスを作る

相互交流する機会があり、出席者の退席が少ないイベントをデザインします。 以下はガイドから抜粋したヒントです。

• 参加者を開始から終了まで引き付ける、短いアジェンダを計画する。 
• セッションに視聴以外の参加方法を用意する — オーディエンスにアンケートを取ったり、ライブで質問に応じたり、ブレイクアウト ルームやチャットを使用する。 
• オーディエンス イベントの記念品、フード デリバリー ギフトカード、または他の楽しいアイテムを直接送付する。

計画と準備のためのチェックリストを使用する

コンテンツの調整からウェビナーの適切な設定の有効化まで、シームレスなバーチャル イベントの計画には多くのことが関わっています。 Zoom では、制作、技術、およびプレゼンテーション チーム向けのチェックリストを用意しており、これを使えば大事な日の前に一人ひとりが何をする必要があるかを確実に把握できます。

文書化して伝える

オーディエンスが知る必要のあるすべてを記載したイベントのウェブサイトまたはランディング ページを公開します — 日付、時刻、講演者情報、セッションの詳細、登録情報、およびよくある質問への回答などを記しましょう。 次に、メール、ブログ記事、ソーシャル メディア、メディアを通じて、イベント情報を広めます。 また、パートナー、スポンサー、スピーカーに、それぞれが持つネットワークでイベント情報を伝えるよう依頼することを忘れないでください。 

ショータイムの準備は整いましたか？

スピーカーと制作チームがリハーサル チェックリストに目を通し、技術的問題またはコンテンツの問題に事前に対処する時間をスケジュールします。

ライブ配信する準備が整ったら、イベント ガイドを手元に用意することで、直前にどのような作業が必要かがわかります。 マイクとカメラをテストし、参加者が参加できるようにセッションを早めに開き、録画とライブストリームの設定をチェックして、正しく機能していることを確認します。

イベント後に行うこと

イベント後に実行するアクションは、イベント自体とほぼ同じくらい重要です。 イベント調査でフィードバックを収集し、レポートを分析し、録画されたコンテンツを利用できるようにし、マーケティング リードをフォローアップします。 また、チームで集まり、報告を行い、イベント目標を評価し、次回の改善のための計画を立てる必要があります。

[投票]、[ブレイクアウト ルーム]、[ライブ ストリーミング] などの人気のイベント機能の使用方法を含む Zoom ガイド の上記の各セクションに関する詳細情報を詳しくご覧ください。 
詳細を見るには、収益を向上するデジタル イベントを主催することについて説明する Hubspot のガイド をチェックしてください。