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はじめての在宅勤務

はじめての在宅勤務

コロナウイルスをめぐる世界的な健康問題が懸念される中、多くの企業が従業員の在宅勤務を奨励したり、義務化したりしているため、何百万人もの人々が毎日のルーティンやワークスタイルに影響を受けることが予想されています。しかし、誰もが自宅で仕事をすることに慣れているわけではなく、いつもの場所ではない場所から仕事をするというのは大きな調整が必要です。

在宅勤務の良い面は、通勤時間の短縮、家族との時間の確保、家の中での仕事の効率化などが挙げられます。しかし、孤独感、接続状態の維持、気晴らしの傾向の高まりなどの課題は、あなたの精神と生産性に大きな影響を与える可能性があります。そこで、私たちがお手伝いします。

寝室という仕事に向かない環境や、コーヒーショップ、図書館、またはアパートのロビーで仕事をすることになった場合でも、場所に関係なく、セットアップを行い、気が散るものを制限し、守秘義務を維持し、プロのように会うことができるようにするためのヒントをいくつかまとめました。

適切なライセンスとソフトウェアをダウンロードする

ステップ1:
Zoomアカウントを作成する ーサインアップは無料です!Proバージョンも提供していますが、すぐにビデオでミーティングをするためのクイックなソリューションが必要な場合は、無料バージョンで必要なすべての機能がサポートされています。いずれにしても、約30秒でZoomアカウントにサインアップできます。有償のProと無料のBasicの主な違いは次の通りです。

  • Zoom Basic: Zoom無料版。1:1のミーティングの場合、無制限のビデオ通話およびグループ通話に向いています。(ミーティングのホスト(主催者)の場合は、40分の時間制限がかかります)。また、無制限でZoomチャットを活用し、ダイレクトメッセージ/チームメッセージング機能を利用できます。

  • Zoom Pro: 月額14.99ドルで、Basicのすべての機能に加えて、クラウド録画とミーティングのすべての基本操作と詳細な管理コントロールを行うことができます。 プランと価格を比較して、最適なプランを見つけてください。

ステップ2:
デスクトップPCとモバイルデバイスにZoomミーティングのアプリケーションをダウンロードします。ダウンロードセンターはこちら。アプリケーションにサインインするだけで、準備は完了です!

設定について

パソコン(MacまたはPC)には、内蔵のカメラとオーディオデバイスがついていますが、外付けで高品質のWebカメラと優れたマイクを使用すると、ミーティング参加者がより良いミーティング体験を経験することができます。

カメラで綺麗に映るためには、少々高い買い物かもしれませんがLogicool BrioウェブカメラAirpods (またはPlantronics Voyager Focus UC / Logicool Zone ワイヤレスヘッドセット)を手に入れることをお勧めします。有線のマイク対応しているヘッドフォンでも十分役立ちます。この動画でオーディオとビデオの品質の差を比較してみたので、確認してみてください。


照明の具合もとても重要です。窓の近くに座って顔に光が当たるようにしてみたり、ウェブカメラ用のライトを用意しましょう。

そして、インターネットの環境も大切です。一般的に、自宅のネットワーク環境は、オフィスのネットワーク環境よりは不安定な場合が多いです。もし家族の誰かが映画をストリーミングしていたり、オンラインゲームを遊んでいたりした場合は、ネットワーク帯域の問題が発生する可能性もあります。でも安心してください。Zoomは効率よく接続できるように最適化されているので、自宅やカフェ、モバイルデバイスからの通信でも繋がります。もしもネットワーク環境が良くない場合は、Zoomは相手に音声だけでもきちんと届けるように、ビデオ映像よりオーディオを優先します。

ソフトウェアのインストール、周辺機器の準備、インターネットの環境が整ったら、www.zoom.us/test にアクセスして、オーディオとビデオをテストしましょう。ビデオ会議でコミュニケーションに必要な設定を、テストミーティング空間できちんと設定できているか確認することができます。

ミーティングを開始して、コラボレーションを進めましょう!

ミーティングの生産性をあげて、完璧にZoomを使いこなすための私のオススメの機能をいくつか紹介します。

バーチャルバックグラウンド(画像/動画)で背景を隠す

いい感じの画像や動画をアップロードして、ごちゃごちゃした背景や目障りなものなどを隠しましょう。特に寝室で仕事をしている場合や、ペットが周りにウロウロしている場合、または家族がいるダイニングテーブルを利用している場合などは活用できる機能です。

スペースバーを押して一時的にミュートを解除する

大人数が参加するミーティングではミュート状態で参加するようにしています。いつ犬が吠えたり、チャイムが鳴ったりするか分からないので。スペースバーを押している時だけミュートを解除する機能ではその場ですぐにコメントを発言できるので、オーディオの管理がシンプルになります。これらの機能はすべてZoomミーティングのプランでご利用いただけます。

画面共有

Zoomでは画面共有をしてコラボレーションをするのはとても簡単です。私たちのプラットフォームは複数の人が同時に画面共有をすることもできます。これは特にコラボレーションが必要なエンジニアの方々にオススメな機能です。

ホワイトボード

Zoomはリアルタイムでのコラボレーションをホワイトボード機能でサポートしています。ホワイトボード機能を使うときは、タッチスクリーンがない機器では書き込みが難しい場合もあるので、ミーティングにiPadから参加してiPadからホワイトボードを共有しましょう。

カレンダー連携

私はGmailを使っているので、ここではGmailでのカレンダー連携の方法を書いておきます。もしOffice 365やExchangeを利用している場合はこちらのカレンダー連携についての記事を読んでみてください。

  1. Zoom Admin(管理者)ポータルからカレンダーを連携します。(大体1分で完了)

  2. Zoom for G-Suiteプラグインをインストールすると、Zoomミーティングのリンクをカレンダーに追加するのがとてもシンプルになります。

カレンダー連携に関する1分間のビデオはこちら(Gmail):


共有コンテンツ上での注釈機能

共同で注釈をつけたり、編集したりすることでデザイン作成やドキュメント編集がとてもやりやすくなります。コメントをつける機能を活用してコラボレーションをシンプルにしましょう。

ミーティング内のチャットでファイルやリソースの共有

ミーティング内で議論する内容のリンクやリソースを共有する場として、ミーティング内のチャットを利用しています。例えば、チームメンバーはGoogle DocsやURL、(ミーティング内の議論を遮らないように)簡単なコメントを共有できます。

「外見を補正する」機能で、ビデオ映像を補正する

この機能はZoomの設定で有効にできます。目の下のクマやシミなどを隠して、少し綺麗にビデオで映る機能になります。

ミーティング空間をよりセキュアにする

オフィスの環境はセキュリティ対策も取られていると思いますが、リモートワークをしている時は少し気をつけた方がいいかもしれません。Zoomではミーティング空間をプライバシーを意識したセキュアな空間にするための機能がたくさんあります。

  • パスワードを入力しないとミーティングに参加できないように設定する

  • 待機室機能を有効にして、参加者が参加しても大丈夫な環境が整ってから入室を許可する

  • 同じドメインの認証されたユーザーだけにミーティング参加を許可する

  • オーディオとビデオの透かし/ウォーターマークを有効にして、機密情報に関するミーティングを保護する

  • 画面共有の設定で、デスクトップ全体を共有するのではなく、特定のアプリケーションのみの共有に制限をかけることで、参加者が誤って共有してはいけないコンテンツをミーティング内でシェアできないようにする

在宅勤務のコツ

オフィス空間では、コーヒーを取りに行ったり、ウォーターサーバーまで歩いたり、他の人と直接話をすることで、1日のリズムを掴むことが多いと思いますが、自宅でも同じようなルーティンを保つことが大切です。私たちとしての一番のオススメはオフィスと同じようなルーティンを維持してもらうことです。朝の日課(歯を磨く/シャワーを浴びる/朝食を食べるなど)をいつも通り行うことで、変化に柔軟に対応し集中して一日が過ごせます。

Zoom社員からの在宅勤務でのヒントはこちら:

  • 全身きちんと着替える: 部屋着で過ごすのではなく、いつもオフィスに着ていくようなシャツに着替えるようにする。

  • ときどき休憩を取る: オフィスで集中が途切れないように1時間おきに少し休憩するように、家でも休憩を取りましょう。犬の散歩に出かけてみたり(犬が喜びます)、洗濯機をいつもより1回多く回してみたり、子供と15分くらい外で遊んでみたり(子供も喜びます)しましょう。

  • ストレッチをする: ビデオをオフにして、数時間に一度はストレッチをしましょう。ミーティングの合間に家の中で歩き回ってみたり、マッサージをして体の調子を整えましょう。Zoomでもっと遊ぶならビデオのバーチャルバックグラウンドでワークアウト動画を再生し、ミーティング中に何セットか運動をするのも面白いです。

  • ステータス状態を発信する: カレンダーで自分の予定を入力しておくことで、忙しさの度合いを表現できます。プロジェクトに関する業務でカレンダーをブロックしておいたり、重要なタスクのリマインダーをセットしておいたり、夕食の準備のための時間を予定しておくのもいいかもしれません。Zoomチャットのステータス状態を取り込み中にしておくことで、プロジェクトに集中する環境を作ることもできます。

  • 集中が途切れないようにする: ドアを閉めて、プライバシーと閉じられた空間を用意するようにしましょう。カーテンやのれんでスペースを分けるのでも有効です。アプリケーションのタブを閉じて、通知を一時的にオフにしておくことで、SNSを確認したくなることを抑えることができます。10分程度のチェックアップミーティングを毎日チームメンバーと設定しておくことで、休憩/気晴らしと予定があることのワクワク感を感じられるかもしれません。

  • 孤立感や孤独感を避ける: 多くの人々は、仕事を進める上でチームメンバーとのやり取りが必要ですので、毎日チームメンバーと集まる簡単なミーティングがあると役立つでしょう。Zoomで同僚とグループランチミーティングを実施するのも面白いかと思います。必要な会話や繋がりを保てるように、Zoomでライブで会話をするか、オーディオをオフにしてチャットのみのコミュニケーションを取るか、1対1でプライベートに話すなど工夫して繋がるようにしましょう。

追加のリソース

在宅勤務をしたり、デジタル体験を主催するためのベストプラクティスに関する優れたリソースがたくさんあります。

在宅勤務を始めてみよう

チーム全員が同じ試練と向き合っています。ミーティング中に犬が吠えたり、チャイムが鳴ったとしても世界の終わりではありません。可能な限りワークスペースを整えて、新しいルーティンと仕事場に慣れて、ささいなことは気にせずやっていきましょう。

無料のベーシックライセンスで今すぐZoomを使い始めるか、Zoomのプロダクトスペシャリストに問い合わせて、どのようにZoomを組織で導入するか相談しましょう。

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