私たちが対面イベントをすっかりバーチャル体験に切り替えざるを得なかった 2020 年初頭から、ハイブリッド イベントは長足の進歩を遂げました。 ハイブリッド ワークスタイルは今流行のトピックですが、ハイブリッド イベントはどうでしょうか？ もっともシンプルなハイブリッド イベントは、リモート出席者と対面出席者がテクノロジー利用によってともにライブ体験をするイベントです。 私たちは誰でも、子どもが病気になって自宅からダイヤルイン接続で仕事のミーティングに参加したり、地元のレストランで友人と試合のテレビ生中継を観戦したりして、なんらかのハイブリッド イベントを体験しています。

今では驚くほど見事なイベントをどこからでも実現でき、従来はカンファレンス センターやイベント スペースの中に収まっていたオーディエンスを、会場の壁に囚われず拡大できます。 ブランドはその分、リードと ROI を拡大できます。 オーディエンス側でも、より柔軟なハイブリッド ワークプレイスが主流になるにつれて、ハイブリッド イベントを当然のものと捉えるようになりました。 このようなシフトやハイブリッド イベントがもたらす多くのメリットを考慮すると、ライブ体験にバーチャル要素を組み込むことは、将来のイベント戦略を計画するうえで欠かせないポイントとなっています。

Zoom は最近、2023 年度のユーザー カンファレンス、Zoomtopia を当社独自のハイブリッド イベント プラットフォームである Zoom Events 上で主催しました。 この記事では同イベントの内幕を紹介し、Zoom がぜひ伝えたかったメッセージを共有しつつ、ハイブリッド戦略が未来のイベントの形になる理由を明かしましょう。

1. オーディエンスを増やすとインパクトが増す

あらゆるハイブリッド イベントで何より目を引くメリットは、規模の大きさとリーチ拡大に伴うさまざまな利点です。 最適なリード管理ツールを利用すれば、イベントは ROI を創出し認知度を拡大するうえで最大の鍵となりうるチャネルです。

当然ながら、出席者が増えると複雑さも増す可能性があります。 オーディエンス拡大の明確なメリットを活かすには、早めの周到なプランニングが欠かせません。 ライブとバーチャルという 2 つの体験をバラバラに提供するのではなく、1 つの統合イベントの実現を目指しましょう。 Zoomtopia では Zoom Events を使用し、バーチャル・対面の出席者全員が共通のイベントロビーで一堂に会するよう工夫しました。 一元的なイベントハブを設けた結果、格段に管理が楽になり、対面・バーチャルのオーディエンス一人ひとりが強い連帯感を味わいました。

1 つのプラットフォームでイベント参加者全員が登録し交流した結果、パイプラインの追跡とインサイトの収集も大変スムーズでした。 Zoom の顧客関係管理（CRM）プラットフォームを連携させ、Zoom Events のイベント終了後の分析レポートを確認したところ、非常に示唆に富むデータ分析ができました。

2. テクノロジーは皆が公平なハイブリッド イベントの実現に役立つ

オーディエンスがそれぞれどこから参加していても一体感を得られるイベントには、エンゲージメントを強め、ターゲットへのリーチを容易にする効果があります。 一方、参加者全員に公平な体験を届けるには、どうすればよいのでしょうか？ ホームオフィスで愛猫を膝に乗せ、座って参加している人と対面イベントで会場を歩いて回っている人とでは、まったく同じ体験になるはずがありません。 しかし誰もが共通の得がたい体験に加わるための方法は、いくつもあります。

Zoomtopia に登録した人は、対面参加の場合もバーチャル参加の場合も皆、2 日間のイベント前および最中に、各自のプロフィールを設定し、セッションを見て回り、アジェンダを作成し、交流を行い、各種リソースにアクセスすることができました。 カーテンの内側を覗いてみたいと思わない人はいないはず……ということで、Zoom は舞台裏ツアーも用意し、誰もが同イベントの実現までの経緯を見られるようにしました。 イベントの最後には、当日の会場の熱気もそのままに Eric Yuan が「Zoooooom」と引き伸ばしながらステージを走り、Charlie Munger 氏の叡智の言葉につなげました。

バーチャル出席者に強く印象付けた主な瞬間をご紹介します。

• スピーカーのステージ画面に、オンライン参加者がライブで登場する機会の実現
• 各セッションでのバーチャル MC による質疑応答
• バーチャルおよび対面の参加者全員を対象に、専用モバイルアプリでライブチャットと Q＆A を主催
• 参加者に絵文字ツールの活用を呼びかけて、 世界中で出席者がリアルタイムでリアクションを行い、全セッションで絵文字 🔥 を表示

以上の多彩なアクセントが加わり、ご家庭・職場・会場の参加者が等しくイベントの動きの当事者となったことで、途中退出の割合が減り、全体的なエンゲージメントが強まりました。

公平なイベントにするには、誰でもアクセスしやすいイベントにすることも大切です。 手話通訳者と AI 生成のライブ文字起こしにより、耳の不自由なオーディエンスも積極的に参加し、ライブ翻訳のおかげでグローバル リーチを拡大することができました。 さらに Zoomtopia のさまざまなセッションを 17 の言語に翻訳したことで、世界各地のデスクトップ、ノートパソコン、モバイル デバイスから大勢の出席者が Zoomtopia に参加できました。

3. ハイブリッド イベントのプランニングは AI 活用で容易になる

Zoomtopia のような大規模イベントでは、1 分も無駄にできません。 Zoom AI Companion（Zoom の AI アシスタント）は、多数の不確定要素をうまくやり繰りする決め手となりました。 たとえばミーティング要約のおかげで、チームメンバーが多忙の中、イベントまでの計画ミーティングを何度も欠席しなくてはならなかったときも、常にチームの全員が必要な情報を確保できました。 また、チームで Zoom Team Chat を使用して連携するうえで、AI Companion を活用してスムーズにメッセージを作成できました。 私たちはこの便利なツールのおかげで貴重な時間を節約するとともに、イベント関連作業を多数同時に進めていく中で、より効率的にコミュニケーションを取ることができました。

Zoom では 11 月 20 日に、イベントホストとイベント出席者のために、さらに多くの AI 搭載型機能を Zoom Events でリリース予定です。 Zoom Events の AI 生成によるチャット メッセージ機能がイベントロビーに加われば、多くの出席者とホストが、ライブ セッションの内容に集中したまま、ほかの外部参加者と迅速につながることができるようになります。 しかもホストは、AI Companion を利用してメールを作成できるため、Zoom Events プラットフォームを通じて、時間をかけずに招待状やマーケティング メールを生成でき、舞台裏の大変な管理タスクが大幅に軽減されます。

4. 不測の事態に備える

大規模イベントの実施には入念なプランニングが必要ですが、どれほど周到に計画したイベントでも、想定外の事態が発生する場合があります。 使いやすいイベント プラットフォームを活用すれば、チームはイベント制作を合理化して同期を保つことができ、その結果トラブルの可能性を減らすことができます。 定期的に開催しているイベントでも、分析を精査すると、次回はより万全の態勢を整えることができます。

Zoom Events プラットフォームは、シンプルかつ段階的なプロセスによりゼロからのイベント構築をサポートします。 Zoomtopia では Zoom のイベント サービスチームのサポートも提供しました。より複雑なハイブリッド イベントの場合は、同チームが追加でお客様に技術面・制作面の専門知識を提供できます。 また昨年のデータを見て出席者の動きと反応を分析した結果、2023 年の戦略に向け、十分な情報を確保し、万全に備えることができました。

ハイブリッド イベントを開催するときは、いくつかの工夫で安心してイベント当日を迎えることができます。 1 つ目は Zoom Events のバックステージ機能です。 この機能は効果的なバーチャル控室の役割を果たし、パネリストたちはここで準備をまとめたり、オーディエンスには公開しないでチャットしたりして、ライブ セッションのシームレスな流れを確保できます。 2 つ目は、予期せぬ交通機関の遅延など、土壇場でイベント スピーカーの顔ぶれが変わった場合に備え、バーチャル要素を設けておくとイベントを滞りなく進行できます。

5. 貴重なリソースを節約する

人数はハイブリッド イベントの経費節減効果がもっとも如実に表れる部分です。対面の出席者とスピーカーの数が少なくなれば、用意する会場の収容人数も少なくて済みます。 一方でイベント制作部分にも、節約できる余地があります。

私たちは Zoom Events の組み込み型制作スタジオを活用し、ブレイクアウト コンテンツ セッション中のバーチャル オーディエンス向けにテレビと同品質のグラフィックスを作成しことで、制作に多額の費用をかけずに済みました。 制作スタジオは、イベント構築の費用対効果を高めるだけではありません。ある業者は自分たちのノートパソコンからバーチャル イベント全体を実行できるようにすることで、イベント運営をシンプルにしています。

イベント終了後のコンテンツの提供場所を確保するために、別のプラットフォームに投資する必要はありません。 Zoomtopia のセッションとリソースはすべて、イベントロビーでアクセスできます。 Zoom の担当チームは、このオンデマンド イベント ライブラリから多様なアセットを抽出し、今後永久に利用できるコンテンツにすることも、複数のプラットフォームで共有することもできます。

6. カーボン フットプリントを減らせる

サステナビリティもハイブリッド イベントの大きなメリットの 1 つです。 イベント会場まで移動するスピーカーと出席者の人数が減り、オンサイトで必要になる印刷資料も減るため、全社のカーボン フットプリントを削減できます。 ホワイトハウスが 2050 年までにネットゼロ エミッションの経済を実現するという目標を掲げているため、あらゆる企業はサステナブルな事業運営を強化する方法を模索しています。 主催するイベントのハイブリッド比率、バーチャル比率の増加は、全社の環境目標をサポートする方法の 1 つとなります。

未来を形成するハイブリッド イベントのメリット

2020 年にバーチャル専用イベントが必然となったとき、私たちはオンラインで主催しても満足度の高い体験となりえることを知りました。 2022 年にようやく対面イベントが復活したときは、関わった全員が新鮮な印象を覚えたものです。 私たちはすぐに優れたオンサイト体験を成功させるために必要な要素とバーチャル要素の価値の大きさに気づきました。 Zoomtopia 2022 は Zoom が初めて主催した大規模ハイブリッド イベントでした。このイベントで私たちは Zoom Events に組み込む機能をテストし、今年のイベントで披露することができました。

Zoomtopia 2023 では、Zoom Events プラットフォームをフル活用し、ハイブリッド イベントのメリットの大きさを再確認して楽しい時間を過ごしました。 何より両方のシナリオの長所を融合し、卓抜したハイブリッド イベントを実現すると、リーチを拡大して、費用対効果とサステナビリティの目標を達成できることを実際に体験しました。 出席人数は前年比 10 倍となり、グローバル オーディエンスのエンゲージメントを高め、年間を通じて利用できる一連のコンテンツを収集できました。この結果を受けて、当社は 2024 年を見据え、今後も当社のハイブリッド イベント戦略を推進していく所存です。 皆様にも、こうした Zoom の冒険に加わっていただければと思います。

詳細情報

Zoom Events が皆様の次回のハイブリッド イベントをどのようにサポートできるか、詳細情報をご覧ください。