新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、公共セクターは従来のプロセスを進化することを余儀なくされましたが、この経験によって、行政機関の業務が完全にリモート可能であるだけでなく、その方がスムーズになる部分もあることが明らかになったのです。 たとえば、バーチャルかつハイブリッドなコミュニティ ミーティングは、これまでの形よりも包括的で、以前は沈黙していた市民が声を上げやすくなっています。 行政機関では、このようなデジタル的な側面がアウトリーチやエンゲージメントの向上に効果があることを実感しています。

現在、国の行政機関や地方自治体は一部の職員のオフィス業務再開にあたり、どのプロセスはバーチャル対応を続けられるか、またバーチャルの方が良いのか、少なくとも対面とリモートを組み合わせるべきなのか、検討しているところです。

こうした柔軟性を実現するため、州政府や地方自治体は、ミッション クリティカルな機能やコミュニケーションを合理化し、安全性を確保するためのソリューションの導入を始めています。 

そこで、注目を浴びているのが Zoom Phone です。

新たな必須要素

国の行政機関や地方自治体は、旧態依然とした電話システムを使いながら、さまざまな部署の要件やユーザー シナリオを管理しています。 ここで必要なのは、複数の拠点や部署、ホーム ネットワークやオフィス ネットワークで作業するユーザーをサポートし、信頼性が高く、費用対効果の高いテレフォニー ソリューションです。 Zoom Phone は、さまざまな関係者のニーズに柔軟に対応し、最新のコミュニケーション機能を提供するとともに、俊敏性と拡張性を兼ね備えています。

また、Zoom Phone を導入することで、サービスの実施を改善し、簡素化された効率的なプロセスによってコミュニティをサポートすることができます。 事例紹介:

• 地域の医療機関では、HIPAA に準拠する環境で、コールキューを使用して市民からの問い合わせに対応する方法を合理化することができた
• あらゆるレベルのコミュニケーションにおいて、現地の担当者がいつでも対応できるようになり、モバイル性が向上した
• ​裁判所では、ボタンをクリックするだけで電話をビデオ ミーティングにエレベーションして、セキュアな回線で訴訟関係者を呼び出せるようになった
• 国の行政機関では、コール ルーティング機能などの合理化された管理ツールを活用して、部門やチーム間で管理を委任できるようになった
• ​危機管理担当職員は、通話記録を作成し、政府の記録で必要になるコミュニケーションを追跡できるようになった

主な機能

最新型のクラウド電話システム、Zoom Phone は、ユーザーの場所を問わず、一貫した高品質な体験を提供することができます。 国の行政機関や地方自治体がさまざまな公共機関と効率的にコミュニケーションをとるために必要なエンタープライズ クラスの PBX 機能が搭載されています。 その機能は次のとおりです:

• コールキュー: 電話の着信を指定したユーザー グループに転送するよう設定できます。 着信呼分配は、同時、順次、ローテーションのいずれかのオプションで設定できます。

• 自動受付と IVR テンプレート: 営業時間、挨拶のプロンプト、ルーティング ルールなどを電話システム全体にコピーして、設定にかかる時間を短縮することができます。 設定は必要に応じて変更できます。

• 従業員の電話番号のプライバシーを守る発信者番号マスキング: ユーザーは、通話の目的に応じて、ユーザーは発信者 ID を直通番号、メイン オフィス番号、コールキューとして表示するか、発信者 ID を一切表示しないかのいずれかに設定できます。 従業員のプライベートの連絡先情報のプライバシーとセキュリティを保護する機能です。

• レポート作成と分析: 使いやすい集中管理ポータルを活用して、ユーザーのプロビジョニングや管理、ビジネスのやり取りのスマートなモニタリングが可能です。

• ボイスメールの文字起こし: Zoom Phone では、ボイスメール メッセージを視覚的に確認したい人のために、ビジュアル ボイスメールと自動文字起こし機能を備えています。 ボイスメール通知は、メッセージの文字起こしとオーディオ ファイルの添付ファイルを含むメールで配信されます。 Zoom デスクトップ クライアントと Zoom モバイルアプリでもアクセスできます。

• シングル クライアント体験: Zoom は PC、Mac、iOS、Android のいずれでも動作します。 ライセンスがプロビジョニングされると、フル機能の電話体験が Zoom モバイル アプリケーションおよびデスクトップ アプリケーションで使用可能になり、一元的な使いやすいプラットフォームでコミュニケーションできるようになります。

専用プラットフォームのパーツ

連邦政府のセキュリティ要件を遵守する行政機関および地方自治体向けに、Zoom では、行政機関向け Zoom と呼ばれる独立した専用プラットフォームを提供しています。このプラットフォームには、Zoom Phone、Zoom Meetings、Zoom Webinars、Zoom Rooms、および Zoom Chat が含まれています。 

行政機関向け Zoom は、スタンダードな Zoom プラットフォームと同じ体験を提供しますが、一部異なる点があります。

• 米国においては、AWS GovCloud と 2 か所のデータセンターで 100% ホスト
• 米国市民のみ操作可能
• FedRAMP 認証を取得
• FIPS 140-2 で認証された暗号技術を採用
• DOD インパクト レベル 2（IL/2）を達成

サービスの合理化

行政機関や地方自治体が、代表者のモビリティを可能にする必要がある場合、あるいは大量の着信に対応する必要がある場合、Zoom Phone は、従来のプロセスを合理化・更新し、セキュリティの高い通信を提供します。 この最新のテレフォニー ソリューションにより、機関の職員は場所に縛られることなく業務を遂行し、顧客へのサービス方法を進化させることができます。

行政機関向け Zoom の詳細については、オンデマンドのウェビナー「Modernizing Government Communications with Zoom Phone（Zoom Phone で行政機関のコミュニケーションを最新型にする）」をご覧ください。